Adviseur Centrale Klachtenfunctionaris (CFK)

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

Sta jij voor het zorgvuldig afhandelen van door de Nationale Ombudsman en OCW aangedragen zaken en bij het bestuur en de directeuren binnengekomen klachten van klanten? Ben jij iemand die zich in wil zetten voor een professionele en zorgvuldige behandeling van klachten binnen DUO, dan zoeken we jou!

Beschrijving werkzaamheden 
Je geeft inhoudelijke ondersteuning aan de Centrale Klachten Functionaris van DUO. Samen vormen jullie het cluster CKF binnen de afdeling Compliance. Naast ondersteunende werkzaamheden en het zelfstandig afhandelen van minder complexe zaken, ben je ook een sparringpartner voor de CKF.

Bij de ondersteuning binnen het cluster CKF is je takenpakket divers. Zo pak je verzoeken of interventies op die via de Nationale Ombudsman binnenkomen. Je zoekt uit wie de juiste input kan leveren of het vraagstuk kan oplossen, benadert die collega en koppelt de verzamelde informatie terug naar de Nationale Ombudsman. Deze informatie beoordeel je uiteraard wel eerst op inhoud en compleetheid. Daarnaast pak je informatieverzoeken of klachten op die door het bestuur of directies van DUO zijn ontvangen, en ga je aan de slag met vragen vanuit het team Burgervragen van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. En uiteraard draag je bij aan de heldere rapportage en registratie van de klachten en verzoeken én zie je toe op uniformiteit in onze klachtenafhandeling DUO-breed. Op dat vlak ligt er een verbeterambitie.

Daarnaast kan er gevraagd worden op aan te sluiten bij een overleg, inplannen en voorbereiden van vergaderingen, input te leveren voor casussen van de maatwerkplaatsen, een bijdrage te leveren aan het opstellen van rapporten en het oppakken/uitzetten van signalen. 

Namens het cluster treed je ook op als achtervang bij eventuele afwezigheid van de CKF. Wanneer je welke taken oppakt wordt in onderling overleg bepaald. 

Houd er rekening mee dat het merendeel van de werkzaamheden ad hoc binnen komen. Het kan dus zijn dat er een nieuwe zaak binnen komt met een hogere prioriteit dan hetgeen waar je dan mee bezig bent. Dan is het van belang dat je snel kunt schakelen. Ook kan het zijn dat er op een bepaald moment weinig nieuwe zaken binnenkomen. Dan is het weer van belang dat je andere werkzaamheden oppakt met een lagere prioriteit die bijvoorbeeld nog op de plank liggen. Er is altijd wat te doen!

Functie-eisen

Snel en gemakkelijk schakelen tussen meerdere doelgroepen is voor jou geen probleem. Vlot en pragmatisch handelen gaat je goed af. Met jouw empathisch vermogen en goed gevoel voor onderlinge krachtenvelden, gevoeligheden en belangen beweeg je je soepel op allerlei niveaus. Je beschikt over organisatiesensitiviteit. Je herkent bestuurlijke en maatschappelijke gevoeligheden in zaken en voelt aan wanneer opschaling of afstemming nodig is. Samenwerken doe je graag en goed, en mede dankzij jouw klantgerichte houding heb en bouw je een stevig netwerk. Daarnaast kun je goed plannen en organiseren, heb je een flexibele instelling en dring je snel door tot de kern van zaken. En deadlines of weerstand? Jij gaat er op de juiste manier mee om en houdt je hoofd koel. Verder heb je:

• Minimaal hbo-werk- en denkniveau
• Bij voorkeur een opleiding op of ervaring binnen het bestuurlijk-juridisch vakgebied.
• Ervaring op bijvoorbeeld het gebied van klachten, debiteurenbeheer, studenten of andere zaken binnen de uitvoering. 
• Het vermogen om te werken met een (klachten)-registratiesysteem.
• Het talent om je nieuwe materie snel eigen maken. 
• Je beschikt over de volgende competenties: analytisch vermogen, oordeelsvorming, communicatieve flexibiliteit en overtuigingskracht, organisatiesensitiviteit, omgevingsbewustzijn en netwerkvaardig.

Je bent onderdeel van een klein cluster. De functie vraagt om zelfstandigheid en flexibiliteit. De CKF is regelmatig op pad. De afdeling is groter, maar teams en medewerkers vliegen veelvuldig in en uit. Daardoor zal het voorkomen dat wanneer je op kantoor bent jouw intrinsieke motivatie een drijvende kracht is.

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. Zo mag je maximaal € 2.000,00 IKB-budget per jaar gebruiken voor het fiscaalvriendelijk aflossen van je persoonlijke studieschuld bij DUO. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer. Ook bieden we je de mogelijkheid om de voor jou belangrijke feestdagen te vieren zonder dat je daar een vrije dag voor hoeft op te nemen. Hemelvaartsdag en/of 2e pinksterdag kun je bijvoorbeeld inruilen voor een andere feestdag. Hierover maak je afspraken met je leidinggevende.

Bijzonderheden

• Deze vrije werkplek is alleen opengesteld voor DUO- en Rijksmedewerkers die in dienst zijn binnen de Staat der Nederlanden met een arbeidsovereenkomst voor (on)bepaalde tijd.
• Voor deze functie is een gerede kandidaat aanwezig. 
• Er kan een bepaalde tijd contract worden aangeboden om de geschiktheid te bepalen indien nodig.
• Neem voor meer inhoudelijke informatie contact op met Imke van Nugteren, CKF, telefoonnummer 06-21.84.40.17.
•  Interesse in deze functie? Stuur ons dan een motivatiebrief samen met jouw (bij voorkeur) Europass CV (www.europass.eu). 
• Je kunt reageren t/m zondag 22 maart. De gesprekken zullen 25 maart plaatsvinden.
• Controleer regelmatig je ongewenste/spam e-mailmap. Het kan voorkomen dat mailwisseling vanuit DUO in deze map(pen) terechtkomt. 

Meer over de functiegroep

Adviseur Bedrijfsvoering​

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Organisatienaam

Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO)

Organisatieomschrijving

De Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) werkt in opdracht van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en is de schakel tussen iedereen die met onderwijs te maken heeft: studenten, ouders, docenten, scholen, universiteiten, beleidsmakers en overheidsorganisaties. DUO is volop in beweging. Zo houden wij ons meer dan ooit bezig met de vraag hoe wij onze klanten nog sneller, beter en kostenefficiënter 24/7 van dienst kunnen zijn. ICT speelt daarin een belangrijke rol; innovatie en de nieuwste technologieën staan in de ontwikkeling van DUO centraal. 

Wil je deel uitmaken van deze vernieuwende en toonaangevende werkgever in Groningen en Den Haag? Natuurlijk weten wij dat onze organisatie alleen succesvol kan zijn als jij als medewerker alle kansen krijgt om te leren en te groeien. Niet voor niets investeren wij in jouw vakinhoudelijke en persoonlijke ontwikkeling met interessante traineeships en opleidingen, en kun je rekenen op een goede balans tussen werk en privé. Zo zetten we gezamenlijk de schouders onder het succes en de groei van de organisatie.

Bij DUO streven we naar diversiteit en een inclusieve werkomgeving. Wij willen onze teams graag verrijken met collega’s van diverse achtergronden en culturen om onze dienstverlening nog meer te kunnen verbeteren. Zo kunnen we samen onze krachten, ervaring en inzichten bundelen en dragen we ons steentje bij aan een slim, vaardig en creatief Nederland.

Organisatie-URL

Afdelingsnaam

Compliance

Afdelingsomschrijving

De afdeling Compliance is onderdeel van de directie Bedrijfsvoering. Deze directie ondersteunt alle onderdelen van DUO met een aantal services. Van facilitair en financieel-administratief tot informatievoorziening, communicatie en dus compliance. Dit vanuit een servicegerichte benadering, maar ook met een monitorende en toetsende rol.

Compliance bestaat uit zes clusters: Informatiebeveiliging, Privacy, Archief- en Informatie-management, Wet open overheid (Woo), de Centrale Klachtenfunctionaris en Bedrijfsjuridische Zaken. Ongeveer 30 specialisten zijn bij deze zes clusters werkzaam. We kenmerken ons zelf als divers, enthousiast, open en gedreven. We zetten sterk in op samenwerking en open communicatie, gaan op een respectvolle manier met elkaar om, en vertrouwen op elkaars capaciteiten. Wil je je vakinhoudelijk en persoonlijk nog verder ontwikkelen? Daarvoor is bij ons alle ruimte.

Het cluster CKF is één van de drie kleinere clusters. Het bestaat uit de CKF en een ondersteunend medewerker, die ook als sparringpartner functioneert. Gezamenlijk geven zij invulling aan het zorgvuldig afhandelen van bij het bestuur en de directeuren binnenkomende klachten van klanten en van zaken die door de Nationale Ombudsman worden aangedragen. Het zorgvuldig afhandelen omvat ook het trekken van lering en het adviseren hierover. Het cluster organiseert ook het expertiseteam als onderdeel van het meldpunt Agressie en Geweld.

Afdeling-URL

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Imke van Nugteren (CFK)

06-21844017

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

vacatures@duo.nl