Adviseur Facilitaire Zaken

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

Als Adviseur Facilitaire Zaken ben jij de spil in de facilitaire dienstverlening en draag je zorg voor de totstandkoming en implementatie van facilitaire producten, diensten, beleid en processen.

Functie inhoud

Als Adviseur Facilitaire Zaken ben je onderdeel van het facilitaire team en heb je een spilfunctie in de tactische en operationele uitvoering. Je draagt bij aan de implementatie en uitvoering van een breed pakket aan facilitaire diensten, die vanuit de Product dienst catalogus zijn opgesteld. Je bent voor het team de ondersteuning op het gebied van advisering en uitvoering van facilitaire inkoop.

In jouw rol ben je onderdeel van het regieteam en werk je nauw samen met de facilitaire adviseurs en de coördinator. Samen zorgen jullie voor een sterke ondersteuning van de tweedelijns dienstverlening, zoals logistiek en projecten.

• Je toont initiatief om waar mogelijk facilitaire processen te verbeteren, je denkt actief mee over nieuwe ontwikkelingen en hoe we die kunnen vertalen vanuit de strategie naar de operatie.
• Je hebt een proactieve houding en coördineert de werkzaamheden en stemt af met de facilitaire Servicedesk, leveranciers en interne klanten met het oog op een optimale verzorging van onze dienstverlening.
• Je werkt samen met medewerkers met een arbeidsbeperking, je bent hun 1e aanspreekpunt en plant samen met hen de werkzaamheden. Je werkt mee waar nodig.
• Het publieksgedeelte van het NA is ook in de weekenden en feestdagen open voor bezoekers aan de tentoonstelling of culturele evenementen. Het kan gebeuren dat je opgeroepen wordt bij calamiteiten.
• Je geeft operationeel sturing aan de Servicedesk medewerkers.
• Wanneer nodig, onderhoud jij het contact met de inwonende raden binnen het Nationaal Archief.
• Je denkt mee, adviseert en voert de facilitaire inkoop uit in samenwerking met de inkoopregisseur.

Functie-eisen

• Je hebt aantoonbare werkervaring binnen het facilitaire domein.
• Je kan overzicht en rust bewaren
• Je kan facilitaire projecten uitwerken, plannen en coördineren.
• Je hebt een klantgerichte en dienstverlenende houding en bent kritisch op de kwaliteit van dienstverlening
• Je hebt kennis van inkoop: niveau Nevi 1
• Je hebt kennis van facilitair contractbeheer
• Je bent een doener die graag meedenkt. Je stelt je proactief op.
• Je bent een sparringpartner voor de teammanager, coördinator en de adviseurs
• Je bent flexibel inzetbaar, op wisselende tijden (soms avonden en/of weekenden).

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Bijzonderheden

Voldoe je niet aan alle eisen, maar ben je ervan overtuigd dat deze baan bij het Nationaal Archief echt iets voor jou is? Ook dan nodigen we je van harte uit te reageren op deze vacature. We zijn namelijk vooral geïnteresseerd in jouw persoonlijke motivatie om voor het Nationaal Archief te werken.

Meer over de functiegroep

Adviseur Bedrijfsvoering​

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Organisatienaam

Nationaal Archief

Organisatieomschrijving

Over ons

Het Nationaal Archief is de grootste archiefinstelling van Nederland. Het recht op informatie voor de burger staat bij ons centraal. Wij geven alle burgers toegang tot informatie die zij nodig hebben. Daarom ondersteunen wij overheden om bewust om te gaan met de informatie die gemaakt wordt, informatie duurzaam te beheren en openbaar te maken.


Het Nationaal Archief voor een open en transparante overheid

Het Nationaal Archief bestaat al meer dan 200 jaar. Met meer dan 142 kilometer aan papieren archieven, 300.000 kaarten en tekeningen, ruim 15 miljoen foto’s en 1,2 miljoen gigabyte aan digitale bestanden maakt het Nationaal Archief geschiedenis toegankelijk voor iedereen. Je kunt bij het Nationaal Archief deze authentieke bronnen in zien, onderzoeken en telkens weer opnieuw bekijken. Zo krijgen we inzicht in ons verleden en kunnen we begrijpen hoe de samenleving zich ontwikkelt.

Samen met andere archieven en overheidsorganisaties zorgen we ervoor dat ook de informatie van vandaag toegankelijk voor burgers is en blijft, nu en in de verre toekomst. Transparantie en openbaarheid van informatie is belangrijker dan ooit. Als expertisecentrum zet het Nationaal Archief daarom graag haar kennis en ervaring in om de informatiehuishouding bij overheidsorganisaties te verbeteren.

Het Nationaal Archief wil op die manier dichterbij de burger komen, om mensen zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn bij de toegang tot informatie. Informatie uit de archieven beschikbaar is, innovatief en op maat, online en op locatie in onze gebouwen in Den Haag en Emmen. De archieven worden ook gebruikt voor tentoonstellingen (bij het Nationaal Archief en elders) en voor een breed educatieprogramma.


Diversiteit en inclusie

We willen er zijn voor iedereen. Daarom zetten we stappen om een inclusiever archief te worden. Het Nationaal Archief bevordert een inclusieve cultuur waar medewerkers zichzelf kunnen zijn en zich vrij voelen om hun mening te geven. Hierbij staan openheid naar elkaar, transparantie in wat we doen en sensitiviteit voor wat in de maatschappij speelt voorop. We zijn ervan overtuigd dat we op ons best zijn als wij een diversiteit aan perspectieven, achtergronden, oriëntaties en kennis in huis hebben. We bevorderen het werken in divers samengestelde teams en inclusieve leiderschapsvaardigheden.

Organisatie-URL

Afdelingsnaam

Bestuurszaken en Bedrijfsvoering

Afdelingsomschrijving

De vijftig medewerkers van de afdeling Bestuurszaken en Bedrijfsvoering zorgen ervoor dat alle medewerkers van het Nationaal Archief hun werk optimaal kunnen uitvoeren. Naast bedrijfsvoeringstaken voeren we taken op het gebied van bestuurlijke en juridische advisering en bestuursondersteuning uit. We hebben een adviserende, faciliterende en uitvoerende rol én zijn partner in business. Zo adviseren we de organisatie met betrekking tot financiën, inkoop, facilitaire zaken en personeel en organisatie. Ook bewaken we de aansluiting bij ministerie- en rijksbrede ontwikkelingen op het gebied van bedrijfsvoering.

Binnen de afdeling – en eigenlijk de hele organisatie – heerst een informele sfeer. De lijnen zijn kort en collega’s zijn erg benaderbaar voor hulp en vragen. We durven kritisch te zijn op ons werk, omdat we weten wat het beste is voor het Nationaal Archief. We werken deels thuis en deels op kantoor, en hebben aandacht voor de verbinding met elkaar. Zo hebben we periodiek afdelingsoverleg om van elkaar te horen wat er speelt op werkgebied. En om ook op persoonlijk vlak bij elkaar betrokken te blijven, organiseren we regelmatig sociale activiteiten.

Team facilitaire zaken en huisvesting

Wij initiëren, adviseren en coördineren de activiteiten die zorgen voor aangename (werk)omstandigheden voor medewerkers en bezoekers, optimale klimatologische omstandigheden voor onze archieven, gastvrije dienstverlening en veilige panden. We zijn een klein en hecht team (6 personen), zijn flexibel en staan altijd klaar voor onze klant.

Afdeling-URL

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Leonie Hangoor, Teammanager Bedrijfsvoering, 06-54338965, leonie.hangoor@nationaalarchief.nl  

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Merida Rotsburg HR adviseur, 06-55267956, merida.rostburg@nationaalarchief.nl.