Coördinator Postkamer

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

Heb je talent voor plannen en organiseren, schakel je moeiteloos met collega’s en klanten, en steek je zelf ook graag de handen uit de mouwen? Vind je het leuk om processen te stroomlijnen én een team aan te sturen? Dan is de functie Coördinator Postkamer bij de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA) jou op het lijf geschreven!

Je bent de collega die zorgt dat de medewerkers van de postkamer hun werk iedere dag weer met plezier uitvoeren. Je zorgt voor een goede bezetting op de verschillende locaties van de NVWA waar o.a. de post behandeld wordt, dat alle processen die we voor de hele organisatie uitvoeren binnen de afgesproken servicelevels worden verwerkt en springt in en werkt mee waar nodig.

De werkzaamheden van de postkamer bestaan o.a. uit het verwerken van inkomende en uitgaande post en pakketten, scannen en printen van documenten, abonnementenbeheer, verzorgen van mailings en ondersteunen binnen vraagstukken vanuit de interne organisatie.

Wat ga je doen?
Als Coördinator Postkamer ben jij de spil in een dynamisch logistiek proces binnen de NVWA. Je stuurt functioneel een team van zeven collega’s aan, verdeeld over de kantoren in Utrecht, Wageningen en Zwolle. Jij zorgt voor een optimale personeelsplanning, verdeelt het werk efficiënt en houdt scherp zicht op de prestaties via dashboards en servicelevels. Zie jij ruimte voor verbetering? Dan kom je proactief met voorstellen en geef je richting aan de jaardoelen – doelen die je zelf mee vormgeeft.

Je bewaakt en actualiseert processen, schakelt met leveranciers, handelt klantvragen af en pakt eventuele problemen op. Je bent niet alleen het eerste aanspreekpunt voor het team, maar ook hun coach – iemand die meedenkt, motiveert en ontwikkelt. Hoewel je operationeel bijspringt waar nodig, ligt jouw focus op het organiseren, optimaliseren en coördineren. 

Digitaliserings-, data- en ai-ontwikkelingen zullen zich steeds vaker en meer voor gaan doen en op al deze veranderingen zul jij jouw eigen rol en verantwoordelijkheid moeten nemen en wordt van jou verwacht dat je hierop anticipeert en met ideeën en verbeteringen komt. Hierin sta je niet alleen, maar hierop initiatief nemen, wordt wel van je gevraagd.

Functie-eisen

Je beschikt over goede communicatie vaardigheden en coördinerend vermogen. Je hebt een klantvriendelijke instelling en bent dienstverlenend met de nodige dosis creativiteit. Je hebt een helikopterview en weet het overzicht goed te bewaken. Naast dat je goed zelfstandig werkt, kunnen collega’s altijd bij jou terecht met vragen. Het coördineren en coachen van het team, het werk van de Postkamer optimaal verdelen en laten afhandelen binnen de geldende servicelevels en afspraken en het verwezenlijken van de jaardoelen zijn belangrijke onderdelen van jouw werk.

Daarnaast zien wij graag het volgende:

• Je beschikt over een afgeronde opleiding op MBO niveau.
• Je hebt aantoonbare ervaring met het coördineren en coachen van een team.
• Je hebt ervaring met het maken van een capaciteitsplanning.
• Je hebt kennis van en ervaring met het sturen op data, informatie en/of dashboards en/of het creëren hiervan.
• Je hebt ervaring met procesinrichtingen.

Competenties:

• Klantgerichtheid
• Samenwerken
• Plannen en organiseren

De NVWA werkt hard aan een maatschappelijk representatief personeelsbestand en hecht veel waarde aan een inclusief aannamebeleid. Wij moedigen daarom iedereen aan om te solliciteren, ongeacht (culturele)achtergrond, leeftijd, genderidentiteit, religie, arbeidsbijzonderheid of geaardheid.

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast een inwerkprogramma dat past bij jouw functie en ruime opleidings- en/of coaching mogelijkheden voor jouw verdere professionele ontwikkeling, bieden we ook de onderstaande secundaire arbeidsvoorwaarden:

Individueel Keuze Budget
Je krijgt een Individueel Keuzebudget (IKB) van 16,50% van je bruto jaarsalaris. Je kunt je IKB bijvoorbeeld laten uitbetalen, bijvoorbeeld per maand of per jaar, maar je kunt ook extra verlofuren kopen. Daarnaast kun je je IKB gebruiken om belastingvrij een (elektrische) fiets voor woon-werkverkeer aan te schaffen, je thuiskantoor in te richten, fiscaal voordelig je studieschuld af te lossen tot een max van €2000,- per jaar of zelfs je woning te verduurzamen. Om dit aan te moedigen biedt de Rijksoverheid bovenop het IKB hierbij ook een werkgeversbijdrage.

Vakantiedagen
Per jaar heb je recht op 144 vakantie-uren en 64 IKB-verlofuren, wanneer je 36 uur per week werkt. Werk je meer of minder? Dan worden deze uren naar verhouding berekend. En heb je wat minder behoefte aan vakantie? Dan kun je je er ook voor kiezen om je 64 IKB-verlofuren uit te laten betalen of laten toevoegen aan je IKB-spaarverlof

Reiskostenvergoeding
Je ontvangt een mobiliteitskaart waarmee je voor woon-werk verkeer 2e klas met de trein kunt reizen. Ga je met de fiets naar het werk? Dan ontvang je per gefietste kilometer €0,21 aan reiskostenvergoeding.
.Mocht je een ambulante functie hebben, dan kom je in veel gevallen ook in aanmerking voor een elektrische dienstauto. Deze mag je op basis van bijtelling plus een eigen bijdrage daarnaast ook privé gebruiken.

Verlofregelingen
Voor verschillende situaties kent het Rijk verlofregelingen, zoals (aanvullend) geboorteverlof (maximaal 5 weken 100% doorbetaald), ouderschapsverlof (maximaal 9 weken 100% doorbetaald in het eerste jaar en aanvullend 75% voor 4 weken), zorgverlof en adoptie-/pleegzorgverlof.

Pensioen
De Rijksoverheid heeft een aantrekkelijke pensioensregeling bij ABP, het Algemeen Burgerlijk Pensioenfonds. Lees hier meer over de pensioensregeling bij ABP.

Extra toeslagen en vergoedingen
Voor sommige functies bij de NVWA is het nodig om buiten de reguliere kantoortijden te werken of bereikbaar te zijn. Daar staan echter ook extra toeslagen of vergoedingen tegenover. Zo kennen wij een toelage bereikbaarheids- en beschikbaarheidsdienst en een toelage onregelmatige dienst.

Bijzonderheden

• De sollicitaties worden volgens geldende afspraken in beschouwing genomen, waaronder de CAO Rijk- en NVP-sollicitatiecode.
• Voor werken bij de NVWA is een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) vereist.
• Betreft het een vacature met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op vast, dan wordt het vaste contract allereerst voorafgegaan door een jaarcontract. Bij gebleken geschiktheid volgt in beginsel na een jaar omzetting in een vast contract voor onbepaalde tijd.
• Betreft het een vacature met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op vast, maar heb jij al een vast dienstverband als rijksambtenaar? Dan behoud je dit vast dienstverband.
• Betreft de vacature in eerste instantie een functie voor bepaalde tijd, dan wordt deze vacature niet opnieuw opengesteld als deze functie vast ingebed kan worden in de organisatie en de (in eerste instantie) tijdelijke vacature vervuld werd door een interne medewerker met een vast dienstverband.
• Een online screening via bijvoorbeeld zoekmachines of sociale media, kan onderdeel zijn van het selectieproces.
• Een competentietest en/of een assessment kunnen deel uitmaken van de selectieprocedure.
• Een uitgebreide screening A of B door de Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst (AIVD) kan een vereiste zijn voor een aantal functies bij de NVWA, o.a. bij de Inlichtingen- en Opsporingsdienst (IOD).
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
• Wij nemen je sollicitatie in behandeling en komen uiterlijk 10 werkdagen na de sluitingsdatum met een reactie.
• Reageer jij op deze vacature als kandidaat met een voorrangspositie vanuit VWNW of arbeidsongeschiktheid? (Voorrangskandidaat)Dan heb je naast je CV en motivatiebrief ook een aanwijs- en voordrachtbrief. De voordrachtbrief is gemaakt door de VWNW-manager. De extra documenten zoals de aanwijsbrief- en voordrachtbrief kan je toevoegen door eerst je sollicitatie (zonder aanwijsbrief – en voordrachtbrief) te verzenden, en vervolgens vanuit de bevestigingsmail op de link van je sollicitatie te klikken. Na inloggen kan je vervolgens de aanwijsbrief en de voordrachtbrief toevoegen bij ‘Extra documenten’.

Meer over de functiegroep

Medewerker Facilitair Management

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Organisatienaam

Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA)

Organisatieomschrijving

We vinden het in Nederland heel normaal dat de producten die we gebruiken en alles wat wij eten veilig is. Dat dieren goed worden behandeld, ook als ze voor de slacht bestemd zijn. Groente en fruit willen we gedachteloos kunnen consumeren en ook andere producten zijn ‘natuurlijk’ in orde. We willen onbekommerd in de natuur kunnen wandelen en speelgoed voor onze kinderen kopen zonder achterdocht. Als consumenten vertrouwen we daar gewoon op, voor ons is dat vanzelfsprekend.

Maar we vergeten soms dat bedrijven dagelijks hard werken aan die hoge standaard. Dat het voor ondernemers niet altijd makkelijk is om aan alle geldende wet- en regelgeving te voldoen. We vergeten ook dat de overheid daarop toeziet. Veiligheid klinkt zo eenvoudig, maar dat is het niet.

Wat doet de NVWA?
De medewerkers van de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA) werken dagelijks hard om die standaard te behouden. In gesprek met ondernemers in de horeca, de slachterijen, de plantenteelt en met andere producenten ziet de NVWA toe op de voedsel- en productveiligheid, plantgezondheid en het welzijn van dieren, natuur en milieu. Met (inter)nationale wet- en regelgeving in de hand. We gaan uit van vertrouwen, maar tegen ondernemers die het niet zo nauw nemen, treden we stevig op. In het belang van de samenleving.

Wij kijken scherp waar de grootste risico’s zitten en waar toezicht het hardst nodig is, zodat we consumenten en anderen tijdig kunnen informeren. Ook heeft de NVWA een belangrijke rol bij exportkeuringen en bij de import van producten in Europa.

Waar staat de NVWA voor?
De NVWA is verantwoordelijk voor het toezicht op dierenwelzijn, diergezondheid, voedselveiligheid, productveiligheid, tabaks- en alcoholontmoediging, plantgezondheid en natuur en milieu.

De Rijksoverheid streeft ernaar een werkgever te zijn waar iedere medewerker, ongeacht leeftijd, sekse, geaardheid, etnische afkomst en arbeidsbeperking voor wil werken. Werken aan maatschappelijke vraagstukken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever en innovatiever. Dat maakt het werk waardevol en uitdagend.

De NVWA is een Agentschap van het ministerie van Landbouw, Visserij, Voedselzekerheid en Natuur (LVVN) en het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport.

Organisatie-URL

Afdelingsnaam

Afdelingsomschrijving

Het team Documentaire Informatievoorziening (DIV) maakt deel uit van de afdeling Huisvesting en Facilitair Management (HFM) van de Directie interne organisatie. De totale HFM afdeling bestaat uit 65 medewerkers die hun werkzaamheden verrichten op meerdere locaties in Nederland. DIV omvat 15 medewerkers waar de Postkamer onderdeel van uit maakt en die onder leiding staat van een teamleider waar jij rechtstreeks verantwoording aan aflegt.

De dienstverlening van de afdeling groeit mee met de ontwikkeling en behoefte van de organisatie.De aankomende jaren krijgt het team te maken met de invoering van meerdere systemen die moeten zorgen voor een beter beheer van de informatievoorziening binnen de NVWA. Dit betekent dat het aanbod van het facilitair bedrijf en DIV hier op moet blijven aansluiten.

Er heerst binnen de afdeling een ongedwongen sfeer.

Afdeling-URL

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Mike Lubberts (Teamleider Documentaire Informatievoorziening)

0611740272

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Wingyan Li (adviseur Werving & Selectie)
w.y.li@nvwa.nl