Coördinerend administratief ondersteuner

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

De NVWA werkt dagelijks aan het beschermen van voedselveiligheid, dierenwelzijn en diergezondheid. Als coördinerend administratief ondersteuner binnen de directie Slachttoezicht zorg jij dat het toezicht en de handhaving goed voorbereid en georganiseerd zijn. Jij brengt structuur in processen, bewaakt voortgang en zorgt dat informatie compleet en tijdig beschikbaar is. Daarmee ondersteun je direct het werk van de coördinerend specialistisch inspecteurs en -adviseurs (CSI’s en CSA’s) en lever je een concrete bijdrage aan een effectieve uitvoering van het toezicht.

Jouw takenpakket
Als coördinerend administratief ondersteuner zorg jij voor overzicht. Je beheert en structureert (digitale) informatie en data voor rapportages en zorgt voor een zorgvuldige administratieve afhandeling. Daarnaast ondersteun je bij de organisatie van interne en externe overleggen, waarbij je planningen afstemt, termijnen bewaakt en contact onderhoudt met deelnemers, zoals collega’s, ketenpartners en bedrijven. Ook verzorg je het agendabeheer van de CSI/CSA en coördineer je periodieke rapportages voor de afdeling Roodvlees. Concreet betekent dat je je bezighoudt met:
•    Opstellen en afstemmen van intakeformulieren voor handhavingsoverleggen 
•    Analyseren en structureren van gegevens uit inspectierapporten 
•    Coördineren van analyses binnen verscherpt toezicht 
•    Voorbereiden en notuleren van overleggen 
•    Bewaken van acties, voortgang en terugkoppeling naar betrokkenen 
•    Beheren en verbeteren van overzichten en dashboards via Excel
•    Ondersteunen van CSI/CSA bij administratieve en procesmatige vraagstukken 
•    Signaleren van verbeterkansen en bijdragen aan efficiëntere werkprocessen

In deze functie werk je binnen de directie Slachttoezicht, in het domein Roodvlees, en bevindt je je dicht bij het primaire toezichtproces. Je werkt nauw samen met de CSI- en CSA-collega’s en onderhoudt contact met verschillende interne en externe partijen, bijvoorbeeld andere afdelingen binnen de NVWA en externe stakeholders zoals bedrijven en ketenpartners. Je rapporteert direct aan het afdelingshoofd en de CSI/CSA’s, wat de lijntjes kort houdt. De standplaats is het NVWA-hoofdkantoor in Utrecht. Afhankelijk van je werkzaamheden is hybride werken mogelijk.

Lijkt dit je een interessant rol en herken je jezelf in de onderstaande functie-eisen? Dan zien we graag je CV en motivatiebrief tegemoet!

Functie-eisen

Je bent een gestructureerde en proactieve professional die overzicht weet te houden in een dynamische omgeving met veel verschillende informatiestromen. Je werkt nauwkeurig en dienstverlenend en voelt je verantwoordelijk voor de kwaliteit en voortgang van je werk. Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende taken en weet prioriteiten te stellen, ook wanneer er meerdere deadlines tegelijk spelen. 

Je bent daarnaast communicatief sterk en zoekt actief de samenwerking op met collega’s en externe partijen. Je durft initiatief te nemen, stelt vragen wanneer dat nodig is en zorgt ervoor dat informatie tijdig boven tafel komt. Met jouw verbindende houding weet je mensen mee te nemen en processen soepel te laten verlopen. Tegelijkertijd ben je kritisch en zie je kansen om werkzaamheden slimmer en efficiënter in te richten. 

Daarnaast ben je flexibel en kun je goed omgaan met veranderingen. Je houdt het hoofd koel onder druk en weet overzicht te bewaren over meerdere dossiers. Je hebt affiniteit met data en systemen en vindt het leuk om met overzichten en rapportages te werken en deze verder te verbeteren.

Graag zien wij daarnaast het volgende: 
•    Minimaal mbo+/hbo werk- en denkniveau; 
•    Ervaring met administratieve, coördinerende of ondersteunende werkzaamheden; 
•    Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden; 
•    Ervaring met het werken in Excel en digitale systemen; 

Competenties:
•    Ondersteunend
•    Flexibel
•    Stressbestendig
•    Resultaatgericht

De NVWA werkt hard aan een maatschappelijk representatief personeelsbestand en hecht veel waarde aan een inclusief aannamebeleid. Wij moedigen daarom iedereen aan om te solliciteren, ongeacht (culturele)achtergrond, leeftijd, genderidentiteit, religie, Arbeidsbijzonderheid of geaardheid.

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast een inwerkprogramma dat past bij jouw functie en ruime opleidings- en/of coaching mogelijkheden voor jouw verdere professionele ontwikkeling, bieden we ook de onderstaande secundaire arbeidsvoorwaarden:

Individueel Keuze Budget
Je krijgt een Individueel Keuzebudget (IKB) van 16,50% van je bruto jaarsalaris. Je kunt je IKB bijvoorbeeld laten uitbetalen, bijvoorbeeld per maand of per jaar, maar je kunt ook extra verlofuren kopen. Daarnaast kun je je IKB gebruiken om belastingvrij een (elektrische) fiets voor woon-werkverkeer aan te schaffen, je thuiskantoor in te richten, fiscaal voordelig je studieschuld af te lossen tot een max van €2000,- per jaar of zelfs je woning te verduurzamen. Om dit aan te moedigen biedt de Rijksoverheid bovenop het IKB hierbij ook een werkgeversbijdrage.

Vakantiedagen
Per jaar heb je recht op 144 vakantie-uren en 64 IKB-verlofuren, wanneer je 36 uur per week werkt. Werk je meer of minder? Dan worden deze uren naar verhouding berekend. En heb je wat minder behoefte aan vakantie? Dan kun je je er ook voor kiezen om je 64 IKB-verlofuren uit te laten betalen of laten toevoegen aan je IKB-spaarverlof

Reiskostenvergoeding
Je ontvangt een mobiliteitskaart waarmee je voor woon-werk verkeer 2e klas met de trein kunt reizen. Daarnaast kun je deze gebruiken voor dienstreizen indien je naar andere locaties moet voor je werk. Ga je met de fiets naar het werk? Dan ontvang je per gefietste kilometer een reiskostenvergoeding.
Indien het voor je werkzaamheden noodzakelijk is kun je onder bepaalde voorwaarden, die staan in de sub-autoregeling van de NVWA, in aanmerking komen voor een elektrische dienstauto. Dit betreft geen persoonlijke arbeidsvoorwaarde maar een dienstauto wordt ter beschikking gesteld op basis van de sub-autoregeling van de NVWA. Deze dienstauto mag je op basis van de bijtelling plus een eigen bijdrage ook privé gebruiken.

Verlofregelingen
Voor verschillende situaties kent het Rijk verlofregelingen, zoals (aanvullend) geboorteverlof (maximaal 5 weken 100% doorbetaald), ouderschapsverlof (maximaal 9 weken 100% doorbetaald in het eerste jaar en aanvullend 75% voor 4 weken), zorgverlof en adoptie-/pleegzorgverlof.

Pensioen
De Rijksoverheid heeft een aantrekkelijke pensioensregeling bij ABP, het Algemeen Burgerlijk Pensioenfonds. Lees hier meer over de pensioensregeling bij ABP.

Extra toeslagen en vergoedingen
Voor sommige functies bij de NVWA is het nodig om buiten de reguliere kantoortijden te werken of bereikbaar te zijn. Daar staan echter ook extra toeslagen of vergoedingen tegenover. Zo kennen wij een toelage bereikbaarheids- en beschikbaarheidsdienst en een toelage onregelmatige dienst.

Bijzonderheden

• De sollicitaties worden volgens geldende afspraken in beschouwing genomen, waaronder de CAO Rijk- en NVP-sollicitatiecode.
• Voor werken bij de NVWA is een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) vereist.
• Betreft het een vacature met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op vast, dan wordt het vaste contract allereerst voorafgegaan door een jaarcontract. Bij gebleken geschiktheid volgt in beginsel na een jaar omzetting in een vast contract voor onbepaalde tijd.
• Betreft het een vacature met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op vast, maar heb jij al een vast dienstverband als rijksambtenaar? Dan behoud je dit vast dienstverband.
• Betreft de vacature in eerste instantie een functie voor bepaalde tijd, dan wordt deze vacature niet opnieuw opengesteld als deze functie vast ingebed kan worden in de organisatie en de (in eerste instantie) tijdelijke vacature vervuld werd door een interne medewerker met een vast dienstverband.
• Een online screening via bijvoorbeeld zoekmachines of sociale media, kan onderdeel zijn van het selectieproces.
• Een competentietest en/of een assessment kunnen deel uitmaken van de selectieprocedure.
• Een uitgebreide screening A of B door de Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst (AIVD) kan een vereiste zijn voor een aantal functies bij de NVWA, o.a. bij de Inlichtingen- en Opsporingsdienst (IOD).
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
• Wij nemen je sollicitatie in behandeling en komen uiterlijk 10 werkdagen na de sluitingsdatum met een reactie.
• Reageer jij op deze vacature als kandidaat met een voorrangspositie vanuit VWNW of arbeidsongeschiktheid (voorrangskandidaat)? Dan heb je naast je CV en motivatiebrief ook een aanwijs- en voordrachtbrief. De voordrachtbrief is gemaakt door de VWNW-manager. De extra documenten zoals de aanwijs- en voordrachtbrief kun je toevoegen door eerst je sollicitatie zonder aanwijs– en voordrachtbrief te verzenden en vervolgens door te klikken op de link in de bevestigingsmail van je sollicitatie. Na inloggen kun je dan de aanwijs- en voordrachtbrief toevoegen bij ‘Extra documenten’.

Meer over de functiegroep

Medewerker Verwerken en Behandelen

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Organisatienaam

Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA)

Organisatieomschrijving

We vinden het in Nederland heel normaal dat de producten die we gebruiken en alles wat wij eten veilig is. Dat dieren goed worden behandeld, ook als ze voor de slacht bestemd zijn. Groente en fruit willen we gedachteloos kunnen consumeren en ook andere producten zijn ‘natuurlijk’ in orde. We willen onbekommerd in de natuur kunnen wandelen en speelgoed voor onze kinderen kopen zonder achterdocht. Als consumenten vertrouwen we daar gewoon op, voor ons is dat vanzelfsprekend.

Maar we vergeten soms dat bedrijven dagelijks hard werken aan die hoge standaard. Dat het voor ondernemers niet altijd makkelijk is om aan alle geldende wet- en regelgeving te voldoen. We vergeten ook dat de overheid daarop toeziet. Veiligheid klinkt zo eenvoudig, maar dat is het niet.

Wat doet de NVWA?
De medewerkers van de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA) werken dagelijks hard om die standaard te behouden. In gesprek met ondernemers in de horeca, de slachterijen, de plantenteelt en met andere producenten ziet de NVWA toe op de voedsel- en productveiligheid, plantgezondheid en het welzijn van dieren, natuur en milieu. Met (inter)nationale wet- en regelgeving in de hand. We gaan uit van vertrouwen, maar tegen ondernemers die het niet zo nauw nemen, treden we stevig op. In het belang van de samenleving.

Wij kijken scherp waar de grootste risico’s zitten en waar toezicht het hardst nodig is, zodat we consumenten en anderen tijdig kunnen informeren. Ook heeft de NVWA een belangrijke rol bij exportkeuringen en bij de import van producten in Europa.

Waar staat de NVWA voor?
De NVWA is verantwoordelijk voor het toezicht op dierenwelzijn, diergezondheid, voedselveiligheid, productveiligheid, tabaks- en alcoholontmoediging, plantgezondheid en natuur en milieu.

De Rijksoverheid streeft ernaar een werkgever te zijn waar iedere medewerker, ongeacht leeftijd, sekse, geaardheid, etnische afkomst en arbeidsbeperking voor wil werken. Werken aan maatschappelijke vraagstukken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever en innovatiever. Dat maakt het werk waardevol en uitdagend.

Wij werken in opdracht van de ministeries van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) en van Landbouw,Visserij, Voedselzekerheid en Natuur (LVVN). Zij maken het beleid en de regels waar bedrijven zich aan moeten houden.

Als toezichthouder doen wij controles en keuringen, en spreken bedrijven aan op hun rol in de maatschappij en de geldende regels. Als het nodig is grijpen we in.

Organisatie-URL

Afdelingsnaam

Slachttoezicht

Afdelingsomschrijving

In deze rol kom je te werken binnen de afdeling Roodvlees van de directie Slachttoezicht van de NVWA. Deze directie is verantwoordelijk voor het toezicht op de slachthuizen. Dieren gezond houden is van groot belang. Nederland is in Europa de grootste exporteur van levende dieren. Ondernemers moeten daarom aan regels voldoen. Onze mensen van de directie Slachttoezicht zien toe op het naleven van deze regels. We controleren de naleving op het vlak van voedselveiligheid (vlees en vleesproducten), diergezondheid en dierenwelzijn. Het slachten van dieren is bijvoorbeeld aan regels gebonden. Dieren moeten voorafgaand aan de slacht goed gehuisvest, verzorgd en adequaat bedwelmd worden. Onze medewerkers inspecteren de naleving van deze welzijnsregels. Bovendien zien we toe op de naleving van de voorschriften zoals die gelden voor import (met uitzondering van fytosanitaire regelgeving).

De directie Slachttoezicht bestaat uit 26 teams verdeeld over heel Nederland. Deze teams bestaan gemiddeld uit ongeveer 20-25 personen en bevatten vaak een mix van dierenartsen, assistenten en inspecteur medewerkers toezicht. Deze teams, vol gedreven en bevlogen collega’s, dragen zorg voor de uitvoering van het toezicht in Nederlandse slachthuizen en bij de import en export van levende dieren.
In jouw rol werk je voornamelijk samen met de coördinerend specialistisch inspecteurs en adviseurs, die samen met de afdelingshoofden richting geven aan de uitvoering van het toezicht.

Afdeling-URL

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

M. van der Velde
m.vandervelde@nvwa.nl
06-11790176

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Hendrik Rozema
h.rozema@nvwa.nl
06-46441274

Youri Ummels
y.ummels@nvwa.nl
06-27906127