Directie Secretaris Directie Bedrijfsvoering

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

Ben jij een organisatorisch talent met een scherpe organisatie antenne en een goed gevoel voor besluitvorming processen? Wil je een sleutelrol spelen in onze organisatie? Dan zijn wij op zoek naar jou als onze nieuwe directiesecretaris!

DICTU is volop in ontwikkeling. Als directiesecretaris speel jij een cruciale rol voor de directie Bedrijfsvoering en in het bijzonder het managementteam. Je bent de spil tussen besluitvorming en uitvoering en zorgt dat de juiste informatie op het juiste moment op de juiste plek terechtkomt. Jij zorgt voor overzicht en verbinding.
In deze veelzijdige rol ben je adviseur, organisator én coördinator van de besluitvorming binnen de Directie Bedrijfsvoering. Je werkt intensief samen met het managementteam, de directeur Bedrijfsvoering en collega-secretarissen binnen DICTU. Samen zorgen jullie voor een sterk fundament onder de besluitvorming en communicatie in onze organisatie.

Je rol is breed en dynamisch. We onderscheiden drie hoofdtaken:
1. Adviseur en verbinder binnen het Managementteam
•    Je bereidt MT-overleggen voor, stelt agenda’s op en zorgt voor een goede afhandeling.
•    Je bewaakt de voortgang van acties en zet onderwerpen op de juiste tafels.
•    Je redigeert of schrijft stukken over team overstijgende thema’s.
•    Je organiseert samen met collega’s inhoudelijk interne & externe bijeenkomsten (zoals zeepkistsessies).
•    Je zorgt voor heldere communicatie binnen én buiten de directie.
•    Je borgt de uitvoering van genomen besluiten en bewaakt de kwaliteit van stukken
2. Rechterhand van de Directeur Bedrijfsvoering
•    Je adviseert over ontwikkelingen binnen en buiten het MT.
•    Je coördineert het opstellen van het bedrijfsvoering jaarplan en bijbehorende voortgangsrapportages en bewaakt deze.
•    Je beheert een jaarkalender met alle belangrijke momenten binnen de directie.
3. Spin in het web van besluitvorming binnen DICTU
•    Je zorgt samen met collega-secretarissen voor een gestroomlijnde besluitvorming.
•    Je stemt MT-agenda’s af en houdt overzicht over wat er speelt in andere teams.
•    Je borgt de implementatie van genomen besluiten en bewaakt de kwaliteit van bestuurlijke stukken.
•    Je vervangt en ondersteunt je collega-secretarissen waar nodig en draagt bij aan kennisdeling binnen het team.

Kortom, een uitdagende functie met genoeg mogelijkheden om je verder te ontwikkelen. 

Functie-eisen

Wat verwachten we van jou?

Om voor deze functie in aanmerking te komen, verwachten we het volgende:
•    HBO of WO werk-denkniveau 
•    Je hebt een goed gevoel voor verhoudingen in de organisatie.
•    Je hebt sterke communicatieve vaardigheden zowel in woord als geschrift. 
•    Je bent integer en weet om te gaan met vertrouwelijke informatie.
•    Je hebt een proactieve & dienstverlenende instelling, je pakt zelfstandig taken op en neemt initiatief.
•    Je bent in staat en hebt de durf om de dialoog te faciliteren. Je beschouwend en analyserend vermogen helpen je daarbij.
•    Je kunt snel schakelen en bent op overtuigende wijze in staat de verbinding te leggen en neemt hierbij initiatief.
•    Je bent creatief in het bedenken van oplossingen en laat je zelf niet gemakkelijk uit het veld slaan.

De competenties die wij zoeken voor deze rol, zijn:
·    Organisatiesensitiviteit
·    Bestuur sensitiviteit 
·    Plannen & Organiseren
·    Analyserend vermogen
·    Netwerken

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen.

De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Bijzonderheden

Na sluitingsdatum zullen de vacaturetekst en de gegevens van de vacaturehouder online niet meer zichtbaar zijn. Om te voorkomen dat je deze moet opvragen, verzoeken wij je de vacaturetekst te downloaden en te bewaren.
Ook een assessment kan onderdeel zijn van het selectieproces. Ben je nieuw bij DICTU (en de Rijksoverheid)? Dan is de intentie om, na de periode van een tijdelijke arbeidsovereenkomst, de overeenkomst voor onbepaalde tijd voort te zetten. Wanneer je al een arbeidsovereenkomst met de Rijksoverheid hebt, dan behoud je deze.

Tot slot vinden wij het belangrijk om een diverse en inclusieve organisatie te zijn. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. We streven naar een cultuur van gelijkwaardigheid en van veiligheid, waar je kunt zijn wie je bent. Waar je ingezet wordt op je unieke kwaliteiten en waar je gestimuleerd wordt om je talenten verder te ontwikkelen. We willen dat onze organisatie een nog betere afspiegeling van de maatschappij is en daarom nodigen wij eenieder uit om te solliciteren!

Sluiten jouw werkervaring en ambities goed aan op deze vacature? Dan zien we jouw sollicitatie graag tegemoet!
DICTU is groot voorstander van technologische innovaties, waaronder het gebruik van AI. We vragen je daarom transparant te zijn over eventueel gebruik van AI in je sollicitatie. DICTU maakt géén gebruik van AI bij de beoordeling van sollicitaties.
Tip: geef in je motivatiebrief concrete voorbeelden die jouw competenties onderbouwen!

DICTU maakt dat het werkt, werk jij mee?

Meer over de functiegroep

Adviseur Bedrijfsvoering​

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Organisatienaam

Dienst ICT Uitvoering (DICTU)

Organisatieomschrijving

DICTU is één van de grootste ICT-dienstverleners binnen de Rijksoverheid. Ruim 1.800 gedreven professionals werken in Den Haag, Assen en Zwolle vol enthousiasme en met focus op de klant aan voor Nederland belangrijke IT-systemen. Dat kunnen bedrijfsvoering applicaties, websites en apps zijn, maar ook digitale werkplekken en applicaties op het gebied van subsidies, inspecties en registers. Wij maken daarbij gebruik van moderne technieken en ontwikkelingen zoals Cloud, Mobile en Big Data. Samen met onze klanten kijken we naar de technologische oplossingen voor morgen. Afgestemd op de gebruikers. En continu inspelend op innovaties!

Organisatie-URL

Afdelingsnaam

Afdelingsomschrijving

Als directiesecretaris maak je deel uit van het managementteam (MT) van Bedrijfsvoering, dat verder bestaat uit de directeur, teamleider planning en control, teamleider bedrijfsadministratie, teamleider inkoop en contractmanagement, teamleider organisatie en personeel en teamleider informatiemanagement.  De directeur Bedrijfsvoering is jouw leidinggevende.

De directie Bedrijfsvoering draagt binnen DICTU zorg voor beleid, toezicht en advies op het gebied van informatiemanagement, planning en control, inkoop en contractmanagement en organisatie en personeel. Daarnaast zijn er een aantal uitvoerende teams; bedrijfsadministratie, communicatie, huisvesting en facilitair en managementondersteuning. Bedrijfsvoering is daarmee een operationele, tactische en strategische partner voor de directie en het management van DICTU. 

Afdeling-URL

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Maarten Bruinsma

06-15679833

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Recruitment
werving@dictu.nl