Directiesecretaresse

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

Jij zorgt voor de verbinding tussen de directeur Mens en Organisatie, de organisatie zelf en de buitenwereld. Dat betekent veel contact met collega’s en afwisselende werkzaamheden. Je doet het als managementondersteuner Concern Directie Mens en Organisatie (CDMO) in Den Haag.

Afwisseling in een verantwoordelijke rol  
Je bent verantwoordelijk voor de algemene secretariële en organisatorische ondersteuning van de directeur Mens en Organisatie. Bij het secretariaat van de directie Mens en Organisatie komen veel informatiestromen bij elkaar. Als managementassistent filter je deze informatie en bepaal je de volgorde van welke informatie het belangrijkste is. 

De positie van directeur brengt met zich mee dat van alle kanten de aandacht wordt gevraagd en beroep wordt gedaan op haar tijd. Aan jou om op een professionele en ook prettig tactvolle manier haar agenda te bewaken. Zodat zij aandacht kan blijven geven aan haar prioriteiten. 

Ook zaken als het regelen van de catering bij vergaderingen, het meedenken over directie-brede activiteiten en het schrijven van verslagen bij MT-vergaderingen zijn onderdeel van jouw werk. Je werkt nauw samen met de directiesecretaris, collega-managementassistenten en met de collega’s in het cluster Ondersteuning. Bij afwezigheid neem je taken van elkaar over.

Jouw taken bestaan verder uit het:

• Beheren van de agenda van de directeur Mens en Organisatie
• Dienstdoen als eerste aanspreekpunt voor in- en externe contacten van de directeur Mens en Organisatie
• Beheren van het telefoon- en e-mailverkeer en de post en stukkenstroom (notities en brieven). De binnenkomende correspondentie beoordeel je op inhoud en belang
• Beheren van de inkomende facturen in SAP en zorgdragen voor prestatieverklaringen en afhandeling
• Ondersteunen van de directeur bij de afhandeling van stukken en het afstemmen en bewaken van deadlines

Functie-eisen

Jij bepaalt mede welke zaken belangrijk zijn en als eerste afgehandeld moeten worden. Ook onder druk houd jij het overzicht. Gaat iets anders dan gepland? Dan pas jij je gemakkelijk aan. Om jouw werk goed te kunnen doen, heb je verder:

• Minimaal mbo-werk- en -denkniveau
• Minimaal 5 jaar ervaring als (directie)secretaresse of managementassistent in een complexe omgeving
• Minimaal 4 dagen per week fulltime inzetbaar, waarvan minimaal 3 dagen op kantoor.
• Ervaring om met kantoorautomatisering zoals Word en Outlook te werken en ben je ook in staat om vernieuwingen op dit terrein snel op te pakken
• Een klantgerichte houding en een nauwkeurige manier van werken
• Goede communicatieve vaardigheden.

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,5% van je brutojaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.
 

Bijzonderheden

We willen dat iedereen zich thuis voelt bij het ministerie van Financiën en zichzelf volledig kan ontwikkelen. Want samen werken aan een financieel gezond Nederland is waar we voor staan. Dit doen we vanuit verschillende perspectieven, achtergronden en inzichten, omdat we geloven dat dit onze denkkracht vergroot. Iedereen is welkom ongeacht culturele achtergrond, leeftijd, arbeidsvermogen, gender of seksuele geaardheid. Met jouw unieke bijdrage spelen we beter in op de behoeften uit onze samenleving.

• Draag jij graag bij aan een financieel gezond Nederland? Je bent van harte welkom. Solliciteren kan door je cv en motivatie in te sturen. Maar we staan ook open voor andere vormen, zoals een video- (met bijgevoegd je cv) of presentatie-sollicitatie (in PowerPoint). In het laatste geval plak je de link van je sollicitatie in een pdf- of word-bestand. Zo kunnen we je sollicitatie goed verwerken.
• De inschaling voor deze functie vindt plaats op basis van kennis en ervaring. Dit betekent dat er ook sprake kan zijn van een aanloopschaal.
• De keuze voor een nieuwe baan kan best spannend zijn. We richten jouw overstap daarom zo persoonlijk mogelijk in. Via een introductiebijeenkomst en een onboarding app helpen we je om je weg te vinden en leer je hoe alles werkt binnen Financiën. Ook word je gekoppeld aan een buddy die je wegwijs maakt in de organisatie. Heb je nog vragen over de vacature of het selectieproces? Neem dan vooral contact met ons op. We helpen je graag in je overweging.

Meer over de functiegroep

Managementondersteuner​

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Organisatienaam

ministerie van Financiën

Organisatieomschrijving

Samen werken aan een financieel gezond Nederland
Het werk van het ministerie van Financiën gaat over meer dan cijfers en geld alleen. Het gaat over mensen zoals jij en ik. Mensen met verwachtingen, zorgen, vragen, dromen en plannen. We rekenen bijvoorbeeld allemaal op financiering voor goede zorg en goed onderwijs. Op duidelijkheid over belastingtarieven en op betrouwbare banken en verzekeraars, in Nederland en daarbuiten. En we rekenen allemaal op duidelijkheid over exportregels en wat we wel en niet mee mogen nemen vanuit de vakantiebestemming.

Het ministerie van Financiën luistert naar wat er speelt in de samenleving van vandaag en heeft aandacht voor hoe Nederlanders hun toekomst zien. Met die kennis en inzichten leggen we samen met andere ministeries en binnen ons internationale netwerk de juiste verbindingen en brengen we Nederland verder. We zorgen ervoor dat Nederland en onze economie klaar zijn voor de steeds sneller veranderende wereld van morgen. Op alle fronten. Dat gaat niet vanzelf. En natuurlijk is daar ook geld voor nodig. Dat geld brengen burgers en bedrijven via belastingen bijeen, en verdeelt de overheid over zaken die we als samenleving belangrijk vinden. Daarvoor moeten er keuzes worden gemaakt en worden ingegrepen als dat nodig is. Om ons land financieel gezond te houden, moet onze economie namelijk in balans blijven en tegelijk ook ruimte krijgen om te groeien.

Samen zorgen we ervoor dat er in Nederland kansen zijn voor welvaart en groei voor iedereen, vandaag, morgen en daarna. Samen werken we aan een financieel gezond Nederland.

Onze kernwaarden: integer, deskundig, duidelijk, durf en samenwerken zijn leidend voor ons gedrag en geven ons een gezamenlijke taal, waarmee we onderling bespreekbaar maken wat we doen en hoe we dat doen.

Lees meer over het ministerie van Financiën: https://www.rijksoverheid.nl/ministeries/ministerie-van-financien/organisatie

Organisatie-URL

Afdelingsnaam

Concerndirectie Mens en Organisatie

Afdelingsomschrijving

De directie bestaat uit vier afdelingen: Strategie en Beheersing, Advies en Ondersteuning, Werkgeverszaken en Integriteit en Strategie en Realisatie. De directie telt circa 107 medewerkers. De directeur en 4 afdelingshoofden worden ondersteund door jou en je twee collega’s. Ook komt het voor dat medewerkers ondersteund moeten worden bij de uitoefening van hun taken.

Afdeling-URL

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Aivie Sewgobind-Soekhlal
a.w.sewgobind@minfin.nl
0631020496

Wouter Rietveld
w.b.rietveld@minfin.nl
0631020474

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Arjan van der Vlugt
a.j.l.vlugt@minfin.nl
0629647354

Sharon Steenvoorden
s.a.steenvoorden@minfin.nl
0629690882