Informatiebeheerder

Vacature kenmerken

Dit ga je doen

Een goede informatiehuishouding is onmisbaar voor een betrouwbare overheid. Dagelijks werken duizenden collega's van Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) met informatie die betrouwbaar, toegankelijk en toekomstbestendig moet zijn. Als informatiebeheerder help je de directie Onderwijsinstellingen om informatie goed te ordenen, te beheren en op het juiste moment beschikbaar te hebben. Je helpt collega's, legt uit waarom informatiebeheer belangrijk is en brengt het informatiebeheer binnen DUO naar een hoger niveau.

Je bent het eerste aanspreekpunt voor informatiebeheer binnen jouw directie. Dat betekent dat je samen met collega's kijkt wat er in de praktijk nodig is. Je helpt bijvoorbeeld bij het ordenen en archiveren van informatie, denkt mee over wat bewaard of vernietigd moet worden en helpt collega's om hun informatie op een goede manier vast te leggen. Zie je dat iets beter kan? Dan bespreek je dat, leg je uit wat nodig is en help je collega's om het ook daadwerkelijk toe te passen. Op deze manier draag je bij aan het duurzaam toegankelijk maken van onze informatie. 

Je werkt hierbij nauw samen met collega's binnen je directie en met de specialisten binnen de afdeling Compliance in Groningen. Je hebt ervaring of je hebt affiniteit met het vakgebied en weet die kennis te vertalen naar de praktijk van jouw directie. Je hoeft daarbij niet op dag één alle wet- en regelgeving uit je hoofd te kennen. Wel wil je je verder ontwikkelen binnen het vak, weet je wanneer je hulp moet inschakelen en help je collega’s op een duidelijke en praktische manier verder.
Je houdt je onder andere bezig met:
•    het helpen van collega's bij het ordenen, archiveren, bewaren en vernietigen van informatie;
•    het informeren en ondersteunen van collega's bij vragen over informatiebeheer en het gebruik van hulpmiddelen zoals SharePoint;
•    het signaleren van risico's en knelpunten in de informatiehuishouding en bepalen wat als eerste moet worden opgepakt;
•    het uitleggen van afspraken en regels op een manier die voor collega's begrijpelijk en toepasbaar is;
•    als inhoudsdeskundige bijdragen aan het opstellen en onderhouden van een Documentair Structuurplan (DSP) en Informatiebeheerplan (IBP);
•    het samenwerken met het cluster Archief- en Informatiemanagement (AIM) en andere specialisten en de kennis die je daar opdoet toepassen binnen jouw directie.

Je bent daarbij ambassadeur voor informatiebeheer en inhoudsdeskundig aanspreekpunt binnen jouw directie. Je durft collega's aan te spreken als dat nodig is en vindt het leuk om het verhaal achter informatiebeheer te vertellen. Met regelmaat ga je langs bij collega's, teams en afdelingen om te kijken hoe informatie wordt gebruikt en waar je kunt helpen. 
De functie is volop in ontwikkeling. We zijn bezig om informatiebeheer binnen DUO verder in de eerste lijn te organiseren en naar een hoger volwassenheidsniveau te brengen. Daarin is ruimte voor jouw ideeën. Wat werkt wel en wat werkt niet? Waar lopen collega's tegenaan? En hoe kunnen we informatiebeheer zo organiseren dat het aansluit bij de dagelijkse praktijk? Daar denk en bouw je aan mee.

Dit vragen wij

Je vindt het leuk om informatiebeheer praktisch te maken. Je bent iemand die niet afwacht tot een collega met een vraag komt, maar zelf op onderzoek uitgaat en contact zoekt. Je kunt goed luisteren, legt zaken begrijpelijk uit en durft het gesprek aan te gaan als informatie niet goed wordt beheerd. 
Daarnaast neem je mee:
•    hbo-werk- en -denkniveau;
•    ervaring met informatiebeheer, documentmanagement, recordmanagement of een vergelijkbaar vakgebied;
•    ervaring of affiniteit met het zorgvuldig ordenen, beheren, archiveren of structureren van informatie;
•    het vermogen om hoofd- en bijzaken van elkaar te onderscheiden en op basis van risico en urgentie te bepalen wat als eerste aandacht nodig heeft;
•    goede communicatieve vaardigheden: je kunt informatie begrijpelijk uitleggen, collega's meenemen en durft het gesprek aan te gaan. Je maakt gebruik van je netwerk en vindt het leuk om nieuwe contacten te leggen;
•    affiniteit met digitale informatievoorziening en hulpmiddelen zoals SharePoint of vergelijkbare systemen.

Kennis van de Archiefwet en informatiehuishouding binnen de overheid is mooi meegenomen. Je bent nieuwsgierig naar het vak, leert snel en weet nieuwe kennis te vertalen naar de praktijk.

Solliciteren

Je brengt de nodige ervaring mee maar hoeft nog niet alles van het vak te weten. Belangrijker is dat je wilt leren, zorgvuldig werkt en kennis kunt vertalen naar wat collega's in de praktijk nodig hebben. Ben jij iemand die graag praktisch aan de slag gaat met informatiebeheer, collega's verder helpt en samen met hen de informatiehuishouding van DUO steeds een stap verder brengt? Dan maken we graag kennis met je.

We vinden gelijke kansen belangrijk. Daarom vragen we geen motivatiebrief. Alle kandidaten beantwoorden dezelfde vragen in het sollicitatieformulier. Zo beoordelen we iedereen op een eerlijke en vergelijkbare manier, op basis van CV en antwoorden. Als je geen ervaring in het werkveld hebt zijn wij vooral nieuwsgierig naar jouw vaardigheden en ervaringen die laten zien hoe jij dit soort werkzaamheden aanpakt. De beschrijving van je ervaring mag dan ook uit andere domeinen komen mits het relevant is voor deze functie.

Geef per vraag een kort en concreet antwoord vanuit je eigen ervaring. Beschrijf wat jouw rol was, wat je hebt gedaan, waarom je dat zo hebt aangepakt en wat het resultaat was. Het hoeft geen groot project te zijn: juist een voorbeeld uit je dagelijkse werk kan veel zeggen over hoe jij werkt. Een antwoord van maximaal 250 woorden per vraag is voldoende. De vragen tref je in het sollicitatieformulier. Daar kun je je CV uploaden en je antwoorden invullen.

Dit krijg je

Dit bieden we nog meer

Wij vinden het belangrijk dat je jouw werk goed met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen, zoals ouderschapsverlof, en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. Daarnaast bieden we je ook andere aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden, zoals:

• een Individueel Keuzebudget (IKB) van 16,5% van je bruto jaarsalaris, voor bijvoorbeeld de aflossing van je studieschuld, een (elektrische) fiets inclusief accessoires, verduurzaming van je woning, extra verlof of andere fiscaalvriendelijke doelen
• omruilen van belangrijke feestdagen zonder dat je daar een vrije dag voor hoeft op te nemen
• volledige vergoeding van je ov-reiskosten. Reis je met de auto? Dan geldt een kilometervergoeding
• een pensioenregeling bij ABP
• studiemogelijkheden voor je ontwikkeling
• de mogelijkheid om te sporten via bedrijfsfitness

Bijzonderheden

•    We vinden gelijke kansen belangrijk. Daarom vragen we geen motivatiebrief. Alle kandidaten beantwoorden dezelfde vragen in het sollicitatieformulier. Zo beoordelen we iedereen op een eerlijke en vergelijkbare manier, op basis van CV en antwoorden.
•    Deze vrije werkplek is alleen opengesteld voor DUO- en Rijksmedewerkers die in dienst zijn binnen de Staat der Nederlanden met een arbeidsovereenkomst voor (on)bepaalde tijd.
•    We ontvangen graag je reactie uiterlijk op maandag 5 oktober. De gesprekken vinden plaats op een nader te bepalen moment.  
•    Na de sluitingsdatum zijn de vacaturetekst en de gegevens van de contactpersonen online niet meer zichtbaar. Om te voorkomen dat je deze moet opvragen, vragen wij je de vacaturetekst te downloaden en te bewaren. 
•    Controleer regelmatig je ongewenste/spam e-mailmap. Het kan voorkomen dat mailwisseling vanuit DUO in deze map(pen) terechtkomt.

Meer over de functiegroep

Adviseur Bedrijfsvoering​

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Organisatienaam

Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO)

Organisatieomschrijving

Bij de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) werk jij aan momenten die ertoe doen. Denk aan het starten met een studie, slagen voor een examen of het behalen van een diploma dat telt. Grote kans dat je ons al kent van één van die stappen.

Samen met duizenden collega’s zorgen we ervoor dat studenten, onderwijsinstellingen en inburgeraars op ons kunnen rekenen. We regelen studiefinanciering, organiseren examens en erkennen diploma’s. Ook helpen we onderwijsinstellingen bij het uitwisselen van gegevens, het werken met onze systemen en het regelen van de financiering van onderwijs.

In ons werk denken we steeds vanuit de mensen die onze diensten gebruiken. We zorgen voor duidelijke informatie en betrouwbare dienstverlening, zodat mensen verder kunnen met hun studie, werk of toekomst.

We werken voor mensen in heel Nederland. Daarom vinden we het belangrijk dat verschillende achtergronden en perspectieven samenkomen in onze organisatie. Zo begrijpen we beter wat mensen nodig hebben en kunnen we onze dienstverlening blijven verbeteren. Daarom staan alle vacatures ook open voor mensen uit het doelgroepregister van de Banenafspraak. Meer weten? Kijk hier voor meer informatie.

Organisatie-URL

Afdelingsnaam

Compliance

Afdelingsomschrijving

Als informatiebeheerder word je hiërarchisch geplaatst bij de directie Onderwijsinstellingen (OI) op de vestiging in Den Haag. Binnen de directie OI werk je in één team met de adviseur(s) compliance. Samen zorgen jullie dat de directie aantoonbaar voldoet aan de Archiefwet en de Wet open overheid (Woo).
Je vakinhoudelijke thuisbasis is het cluster Archief- en Informatiemanagement (AIM), binnen de directie Bedrijfsvoering. Je kunt bij AIM terecht voor specialistische kennis en ondersteuning. Je krijgt de ruimte om je verder in het vak te ontwikkelen en informatiebeheer zelfstandig binnen jouw directie op te pakken. Je start met een gezamenlijk inwerk- en ontwikkelprogramma met de andere informatiebeheerders, onder begeleiding van AIM. Zo leer je het vak in de praktijk en hoef je niet alles op dag één te weten.

Daarnaast maak je deel uit van een Community of Practice. We komen ongeveer drie tot vier keer per jaar bij elkaar voor kennisdeling, samenwerking en inspiratie. Zo leren we van elkaar en bouwen we samen verder aan de ontwikkeling van informatiebeheer binnen DUO.

Afdeling-URL

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Remon Wijsbeek (Senior adviseur compliance)
remon.wijsbeek@duo.nl

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Robert Jan Kregel (Recruiter)
werken@duo.nl
06-25108837