Klus Ondersteuner Team Events en Congressen

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

Ben jij organisatorisch sterk, houd je moeiteloos overzicht en krijg je energie van het regelen en structureren van events? Dan zoeken wij jou als ondersteuner voor ons eventbureau.

In deze rol zorg jij dat alles achter de schermen klopt. Van deelnemerslijsten tot locaties en van actielijsten tot badges: jij houdt het overzicht en zorgt dat het eventteam kan focussen op de inhoud.

Je ondersteunt het eventbureau bij de organisatie van verschillende events en bijeenkomsten. Je werkzaamheden zijn afwisselend en liggen op het snijvlak van organisatie, administratie en coördinatie:

• Je ondersteunt bij de voorbereiding en uitvoering van events
• Je bent aanwezig bij verschillende evenementen
• Je woont overleggen bij en houdt actielijsten en voortgang bij
• Je regelt locaties en vraagt faciliteiten aan (zoals audiovisuele middelen)
• Je verwerkt en beheert gegevens in de eventtool
• Je organiseert badges en keycords en houdt materialen op orde
• Je beheert voorraden van eventmaterialen
• Je onderhoudt contact met inkoop over aanvragen en bestellingen
• Je beheert de mailbox en beantwoordt vragen van deelnemers
• Je verzorgt de deelnemersadministratie en communicatie
• Je houdt overzichten bij, zoals aanwezigheid en overnachtingen

Het gaat om een tijdelijke opdracht voor 6 maanden, voor 24-32 uur per week, ter vervanging van ziekte.

Functie-eisen

Je bent een echte regelaar die energie krijgt van organiseren en het oplossen van praktische zaken. Je werkt zelfstandig, ziet wat er nodig is en pakt dit direct op. In een dynamische omgeving houd jij het overzicht en zorg je dat alles op rolletjes loopt.

Daarnaast:

• Je werkt zeer gestructureerd en nauwkeurig en houdt altijd overzicht, ook als er veel tegelijk speelt
• Je bent proactief en wacht niet af: je signaleert wat nodig is en onderneemt direct actie
• Je communiceert makkelijk en professioneel en schakelt soepel met collega’s, leveranciers en deelnemers
• Je bent flexibel in werktijden en op verschillende (event)locaties werken en blijft rustig bij wijzigingen of last-minute aanpassingen
• Je bent administratief sterk en werkt zorgvuldig met systemen, lijsten en planningen

Je voelt je prettig in een ondersteunende rol met veel verantwoordelijkheid, waarin jij een cruciale schakel bent in het soepel laten verlopen van events.

Belangrijk om te weten: deze rol past bij je als je houdt van dynamiek en schakelen. Als je behoefte hebt aan vaste structuren, veel afstemming vooraf of afwacht tot werk naar je toekomt, dan is deze functie minder geschikt.

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. Zo mag je maximaal € 2.000,00 IKB-budget per jaar gebruiken voor het fiscaalvriendelijk aflossen van je persoonlijke studieschuld bij DUO. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer. Ook bieden we je de mogelijkheid om de voor jou belangrijke feestdagen te vieren zonder dat je daar een vrije dag voor hoeft op te nemen. Hemelvaartsdag en/of 2e pinksterdag kun je bijvoorbeeld inruilen voor een andere feestdag. Hierover maak je afspraken met je leidinggevende.

Bijzonderheden

• Deze klus is alleen opengesteld voor DUO- en Rijksmedewerkers die in dienst zijn binnen de Staat der Nederlanden met een arbeidsovereenkomst voor (on)bepaalde tijd.
• We ontvangen graag je reactie uiterlijk op 10 mei 2026. De gesprekken vinden plaats o in week 20 en/of 21.  
• Na de sluitingsdatum zijn de vacaturetekst en de gegevens van de contactpersonen online niet meer zichtbaar. Om te voorkomen dat je deze moet opvragen, vragen wij je de vacaturetekst te downloaden en te bewaren.
• Controleer regelmatig je ongewenste/spam e-mailmap. Het kan voorkomen dat mailwisseling vanuit DUO in deze map(pen) terechtkomt.

Meer over de functiegroep

Niet ingedeeld in FGR​

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Organisatienaam

Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO)

Organisatieomschrijving

De Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) werkt in opdracht van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en is de schakel tussen iedereen die met onderwijs te maken heeft: studenten, ouders, docenten, scholen, universiteiten, beleidsmakers en overheidsorganisaties. DUO is volop in beweging. Zo houden wij ons meer dan ooit bezig met de vraag hoe wij onze klanten nog sneller, beter en kostenefficiënter 24/7 van dienst kunnen zijn. ICT speelt daarin een belangrijke rol; innovatie en de nieuwste technologieën staan in de ontwikkeling van DUO centraal. 

Wil je deel uitmaken van deze vernieuwende en toonaangevende werkgever in Groningen en Den Haag? Natuurlijk weten wij dat onze organisatie alleen succesvol kan zijn als jij als medewerker alle kansen krijgt om te leren en te groeien. Niet voor niets investeren wij in jouw vakinhoudelijke en persoonlijke ontwikkeling met interessante traineeships en opleidingen, en kun je rekenen op een goede balans tussen werk en privé. Zo zetten we gezamenlijk de schouders onder het succes en de groei van de organisatie.

Organisatie-URL

Afdelingsnaam

Events & Congressen

Afdelingsomschrijving

Je komt te werken in het team Events & Congressen. Dit team bestaat uit drie eventmanagers die verantwoordelijk zijn voor de organisatie van uiteenlopende bijeenkomsten en events.

Als ondersteuner werk je nauw met hen samen en zorg je ervoor dat de organisatie achter de schermen soepel verloopt. Jij bent degene die overzicht houdt, zaken regelt en ervoor zorgt dat alles op tijd en goed is voorbereid.

Afdeling-URL

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Marsha Muller
Marsha.Muller@duo.nl
0623418909

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Anne de Milde
anne.demilde@duo.nl
06-21806128