Klus ambtelijk Secretaris Ondernemingsraad

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

Ben jij een betrouwbare en ervaren secretaris die helpt met coördineren, organiseren en de administratie? Dan hebben wij een interessante klus voor jou!

Dit ga je doen
Als ambtelijk secretaris ondersteun je de Ondernemingsraad (OR) van DUO en de Onderdeelscommissie (OC) Den Haag bij locatie gebonden werkzaamheden. Je kerntaak is het bevorderen van de medezeggenschap bij DUO. Je werkt samen met de Adviseur Medezeggenschap en draagt zowel inhoudelijk als procedureel bij aan het werk van de Ondernemingsraad. Jij zet je in voor een goed functionerende medezeggenschap.
Je kent het speelveld van de medezeggenschap, zodat je goed kunt adviseren op punten waar de rol van de OR en OC Den Haag onmisbaar zijn. Je helpt de OR erop toe te zien dat het functioneren in overeenstemming is met de geldende procedures, afspraken, de wettelijke kaders en de eigen visie van de OR.

De ambtelijk secretaris is onderdeel van het team HR-MenO. De functionele aansturing is belegd bij het dagelijks bestuur van de OR DUO. 

Taken en verantwoordelijkheden

• Ondersteuning bij taken van de adviseur medezeggenschap, zoals:
  o    Het opstellen van advies- en instemmingsbrieven;
  o    Zorgdragen voor uitvoering van verkiezingstrajecten.
• Administratieve ondersteuning van de OR en OC Den Haag;
• Voorbereiden, opstellen en versturen van vergaderstukken (agenda’s, notulen, jaarverslagen);
• Beheren van het digitale archief en de documentatie van de OR; 
• Plannen en coördineren van vergaderingen en afspraken;
• Ondersteunen bij de organisatie van bijeenkomsten, trainingen of informatiesessies; 
• Coördineren van praktische zaken zoals locaties, apparatuur en faciliteiten.

Functie-eisen

• Je hebt een MBO+ / HBO werk- en denkniveau, bijvoorbeeld een opleiding op het gebied van personeel en organisatie of bestuurskunde: 
• Kennis van en bij voorkeur ervaring met de Wet op de Ondernemingsraden;
• Je hebt ervaring met administratieve en organisatorische taken, bij voorkeur in OR-context;
• Vaardigheden met MS Office en digitale samenwerkingsplatformen;
• Goede advies- en schriftelijke vaardigheden; 
• Je bent goed in plannen, organiseren en het overzicht behouden.

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. Zo mag je maximaal € 2.000,00 IKB-budget per jaar gebruiken voor het fiscaalvriendelijk aflossen van je persoonlijke studieschuld bij DUO. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer. Ook bieden we je de mogelijkheid om de voor jou belangrijke feestdagen te vieren zonder dat je daar een vrije dag voor hoeft op te nemen. Hemelvaartsdag en/of 2e pinksterdag kun je bijvoorbeeld inruilen voor een andere feestdag. Hierover maak je afspraken met je leidinggevende.

Bijzonderheden

• Deze klus is alleen opengesteld voor DUO medewerkers die in dienst zijn binnen de Staat der Nederlanden met een arbeidsovereenkomst voor (on)bepaalde tijd.
• Neem voor meer informatie contact op met Kees van Oosterhout, voorzitter van de OR op 06-2224 0645.
• Je kunt reageren t/m 8 mei 2026. De gesprekken zullen plaatsvinden op maandag 18 mei 2026.
• Na de sluitingsdatum zijn de vacaturetekst en de gegevens van de contactpersonen online niet meer zichtbaar. Om te voorkomen dat je deze moet opvragen, vragen wij je de vacaturetekst te downloaden en te bewaren. 
• Controleer regelmatig je ongewenste/spam e-mailmap. Het kan voorkomen dat mailwisseling vanuit DUO in deze map(pen) terechtkomt.
   

Meer over de functiegroep

Niet ingedeeld in FGR​

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Organisatienaam

Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO)

Organisatieomschrijving

Bij de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) werk jij aan momenten die ertoe doen. Denk aan het starten met een studie, slagen voor een examen of het behalen van een diploma dat telt. Grote kans dat je ons al kent van één van die stappen.

Samen met duizenden collega’s zorgen we ervoor dat studenten, onderwijsinstellingen en inburgeraars op ons kunnen rekenen. We regelen studiefinanciering, organiseren examens en erkennen diploma’s. Ook helpen we onderwijsinstellingen bij het uitwisselen van gegevens, het werken met onze systemen en het regelen van de financiering van onderwijs.

In ons werk denken we steeds vanuit de mensen die onze diensten gebruiken. We zorgen voor duidelijke informatie en betrouwbare dienstverlening, zodat mensen verder kunnen met hun studie, werk of toekomst.

We werken voor mensen in heel Nederland. Daarom vinden we het belangrijk dat verschillende achtergronden en perspectieven samenkomen in onze organisatie. Zo begrijpen we beter wat mensen nodig hebben en kunnen we onze dienstverlening blijven verbeteren. Daarom staan alle vacatures ook open voor mensen uit het doelgroepregister van de Banenafspraak. Meer weten? Kijk hier voor meer informatie

Organisatie-URL

Afdelingsnaam

HR

Afdelingsomschrijving

De ambtelijk secretaris valt hiërarchisch binnen het team Management en Ondersteuning (MO) van de afdeling HR. In dit team zitten ook de ondersteuners van de bestuurder als het gaat om de medezeggenschap. Als afdeling HR ontwikkelen we beleid én vertalen we rijksbeleid naar de DUO-organisatie. Samen met de collega's van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) en andere departementen stemmen we het HR-beleid al in een vroeg stadium af en zorgen we dat het ontwikkelde beleid goed aansluit bij de wensen en behoeften van DUO. 

Afdeling-URL

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Ton Lammers (bestuursadviseur)
ton.lammers@duo.nl
06-21452887

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Kees van Oosterhout (voorzitter van de OR)
kees.vanoosterhout@duo.nl
06-22240645