Management Ondersteuner

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

Ben jij een ervaren managementondersteuner die rust en overzicht brengt in een complexe, bestuurlijke omgeving? Werk jij gestructureerd, denk je vooruit en durf je regie te nemen? Dan zoeken wij jou.

Bij DICTU ondersteun je een van de divisiemanagers in een dynamische ICT-organisatie binnen de Rijksoverheid. Dat vraagt meer dan agendabeheer alleen. Wij zoeken een stevige professional die prioriteiten kan wegen, gevoel heeft voor bestuurlijke verhoudingen en actief bijdraagt aan een soepel lopende directie.

Wat ga je doen?
In de rol van managementondersteuner ben jij verantwoordelijk voor een breed takenpakket. Je biedt secretariële ondersteuning aan de divisiemanager en dankzij jouw secure manier van werken, je discipline en uitstekende vaardigheden op het gebied van planning en organisatie kan hij of zij diverse opdrachten met een gerust hart aan jou toevertrouwen. Met jouw scherpe blik houd jij het overzicht, stelt prioriteiten en behoudt de regie over de agenda. Je zorgt voor een snelle en effectieve afhandeling van vragen en acties die voortkomen uit mail- en telefooncontact.

Daarnaast organiseer je vergaderingen, plan je afspraken en regel je indien nodig vervoer, parkeerplaatsen en hotelovernachtingen. Je bent betrokken bij logistieke activiteiten en leveringen. Ook speel je een representatieve rol richting gasten en externe contacten. Je onderhoudt zowel intern als extern contacten. Ook ben je verantwoordelijk voor de registratie van zaken zoals ziekmeldingen, het klaarzetten en archiveren van vergaderstukken en mogelijk het notuleren van vergaderingen.

Je komt terecht in een team van ervaren managementassistenten. We werken nauw samen, vervangen elkaar bij afwezigheid en zorgen gezamenlijk dat de managers optimaal worden ondersteund. Professionaliteit, onderlinge aanspreekbaarheid en continu verbeteren staan centraal.

Kortom, een leuke, uitdagende functie waar geen dag hetzelfde is en jij echt het verschil kunt maken!

DICTU maakt dat het werkt, werk jij mee?

Functie-eisen

Wat verwachten we van jou

Om voor deze functie in aanmerking te komen, verwachten we het volgende:

•    Afgeronde mbo-opleiding in een secretariële richting.
•    Minimaal 5 jaar ervaring in een vergelijkbare functie met complex agendabeheer.
•    Actuele en actieve kennis van en ervaring met kantoorsoftware (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).
•    Ervaring met het plannen, organiseren en prioriteren van activiteiten.
•    Ervaring met werken in teamverband.
•    Een grote mate van senioriteit en zelfstandigheid

De competenties die wij zoeken voor deze rol, zijn:

•    Klantgerichtheid
•    Voortgangscontrole
•    Plannen en organiseren
•    Organisatiesensitiviteit
•    Samenwerken
•    Integriteit
•    Zelfontwikkeling

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

Wat bieden we jou

•    Een salaris in schaal 7 (€ 3.016 - € 3.879 bruto bij 36 uur), afhankelijk van je kennis en ervaring
•    Een fulltime werkweek van 36 uur, met de mogelijkheid om (meer) uren te werken en extra verlof op te bouwen
•    Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 16,5% van je salaris dat je kunt inzetten voor extra verlof, uitbetaling op momenten die jij kiest of fiscaal aantrekkelijke doelen zoals een fiets, woningverduurzaming of aflossing van je studieschuld
•    Wij bieden een uitdagende functie met een gezonde balans tussen werk en privé en daarom werken wij hybride. Voor de dag dat je naar kantoor of een externe locatie komt, ontvang je reiskostenvergoeding of reis je gratis met het OV.
•    Uitstekende opleidings- en ontwikkelmogelijkheden via DICTU Academy en andere leerprogramma’s, zodat je je kennis continu kunt verdiepen
•    Goede verlofregelingen (onder andere zorgverlof en ouderschapsverlof) en faciliteiten zoals bedrijfsfitness

Bijzonderheden

Na sluitingsdatum zullen de vacaturetekst en de gegevens van de vacaturehouder online niet meer zichtbaar zijn. Om te voorkomen dat je deze moet opvragen, verzoeken wij je de vacaturetekst te downloaden en te bewaren.

Ben je nieuw bij DICTU (en de Rijksoverheid)? Dan is de intentie om, na de periode van een tijdelijke arbeidsovereenkomst, de overeenkomst voor onbepaalde tijd voort te zetten. Wanneer je al een arbeidsovereenkomst met de Rijksoverheid hebt, dan behoud je deze.

Tot slot vinden wij het belangrijk om een diverse en inclusieve organisatie te zijn. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. We streven naar een cultuur van gelijkwaardigheid en van veiligheid, waar je kunt zijn wie je bent. Waar je ingezet wordt op je unieke kwaliteiten en waar je gestimuleerd wordt om je talenten verder te ontwikkelen. We willen dat onze organisatie een nog betere afspiegeling van de maatschappij is en daarom nodigen wij eenieder uit om te solliciteren!

Sluiten jouw werkervaring en ambities goed aan op deze vacature? Dan zien we jouw sollicitatie graag tegemoet!

DICTU is groot voorstander van technologische innovaties, waaronder het gebruik van AI. We vragen je daarom transparant te zijn over eventueel gebruik van AI in je sollicitatie. DICTU maakt géén gebruik van AI bij de beoordeling van sollicitaties.

Tip: geef in je motivatiebrief concrete voorbeelden die jouw competenties onderbouwen!

DICTU maakt dat het werkt, werk jij mee?

Voor meer informatie over de vacature graag contact opnemen met: Michiel Groeneveld - 06 21162350

Meer over de functiegroep

Managementondersteuner​

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Organisatienaam

Dienst ICT Uitvoering (DICTU)

Organisatieomschrijving

DICTU is één van de grootste ICT-dienstverleners binnen de Rijksoverheid. Ruim 1.800 gedreven professionals werken in Den Haag, Assen en Zwolle vol enthousiasme en met focus op de klant aan voor Nederland belangrijke IT-systemen. Dat kunnen bedrijfsvoering applicaties, websites en apps zijn, maar ook digitale werkplekken en applicaties op het gebied van subsidies, inspecties en registers. Wij maken daarbij gebruik van moderne technieken en ontwikkelingen zoals Cloud, Mobile en Big Data. Samen met onze klanten kijken we naar de technologische oplossingen voor morgen. Afgestemd op de gebruikers. En continu inspelend op innovaties!

Organisatie-URL

Afdelingsnaam

Afdelingsomschrijving

Het team Bedrijfsbureau is een onmisbare schakel binnen de directie Bedrijfsvoering van DICTU. Wij zorgen dat onze organisatie soepel draait, van heldere communicatie tot een fijne en goed gefaciliteerde werkomgeving.

Ons team bestaat uit drie clusters: Communicatie, Huisvesting & Facilitair en Managementondersteuning. Samen ondersteunen we collega’s en management bij hun dagelijkse werk, projecten en strategische doelen. Of het nu gaat om het organiseren van een bijeenkomst, het verzorgen van interne communicatie of het creëren van een prettige werkplek — bij het Bedrijfsbureau draait alles om verbinden, ontzorgen en verbeteren.

Werken bij het Bedrijfsbureau betekent samenwerken met betrokken professionals die elkaar versterken, initiatief tonen en oog hebben voor kwaliteit. Zo bouwen we samen aan een toegankelijke, betrouwbare en toekomstgerichte organisatie.

Afdeling-URL

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Michiel Groeneveld

0621162350

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Recruitment
werving@dictu.nl