Management ondersteuner

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

De wereld om ons heen verandert, de Rijksoverheid verandert en Auditdienst Rijk beweegt mee. Als onafhankelijke, deskundige en betrokken auditdienst hebben wij meerwaarde door ons – naast onze wettelijke taak om financiële verantwoordingen te controleren – steeds meer te richten op wat er op dit moment toe doet. De Auditdienst Rijk wordt aangestuurd door een directieteam, onder leiding van de algemeen directeur. Wij zijn op zoek naar een managementondersteuner die de algemeen directeur en andere directieleden ondersteunt en ontzorgt en de de werkprocesen van het secretariaat coordineert.
Word jij blij van hectiek en is plannen en organiseren jouw tweede natuur? Krijg je energie van het zelfstandig oplossen van problemen die zich voordoen? Vind jij het vanzelfsprekend om coordinerende taken uit te voeren binnen het secretariaat? Heb je echte hands-on mentaliteit en beschik je over een goede dosis humor? Dan is deze functie echt iets voor jou!
Je ondersteunt en ontzorgt de algemeen directeur en andere leden van het directieteam. Je bent de eerste contactpersoon en het visitekaartje voor de algemeen directeur, niet alleen intern, maar ook voor de buitenwereld. Daarom is het ook belangrijk dat je voor je kantoordagen de agenda volgt van de algemeen directeur. Je functioneert als buffer naar de interne en externe omgeving, legt verbanden tussen de verschillende dossiers en ondewerpen en schat de belangen in. Je coordineert ook de werkzaamheden binnen het secretariaat en denkt mee hoe we de werkprocessen efficienter kunnen inrichten. Voor je werkzaamheden schakel je regelmatig met de andere collega’s van de afdeling bestuursondersteuning binnen de ADR en met je collega’s op andere locaties, in totaal ongeveer 20 collega’s.
Je taken bestaan uit:

• Complex agendabeheer en het coordineren van informatiestromen
• Het bewaken van actiepunten en het rappelleren bij achterstand
• Het meelezen van inkomende en uitgaande mail van de algemeen directeur en het prioriteren hiervan waarbij je goed in staat bent om de belangen voor de directeur af te wegen
• Het afhandelen van post en e-mailverkeer
• Het coordineren van de taken en werkstromen binnen het (directie)secretariaat.
   

Functie-eisen

• een MBO-werk en denkniveau; bijvoorbeeld een opleiding tot managementassistent 
• ervaring als (directie)secretaresse of managementassistent in een complexe omgeving, bij voorkeur in een departementale organisatie.
• politieke en bestuurlijke sensitiviteit en goed kunnen prioriteren en anticiperen
• het kunnen werken onder druk en in staat zijn om in een hectische omgeving snel te schakelen tussen verschillende onderwerpen en taken
• ervaring met coordinerende werkzaamheden binnen een secretariaat
• de aanwezigheid op kantoor op de dagen dat de algemeen directeur aanwezig is.
   

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,5% van je brutojaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.
 

Bijzonderheden

We willen dat iedereen zich thuis voelt bij het ministerie van Financiën en zichzelf volledig kan ontwikkelen. Want samen werken aan een financieel gezond Nederland is waar we voor staan. Dit doen we vanuit verschillende perspectieven, achtergronden en inzichten, omdat we geloven dat dit onze denkkracht vergroot. Iedereen is welkom ongeacht culturele achtergrond, leeftijd, arbeidsvermogen, gender of seksuele voorkeur. Met jouw unieke bijdrage spelen we beter in op de behoeften uit onze samenleving.

• Draag jij graag bij aan een financieel gezond Nederland? Je bent van harte welkom. Solliciteren kan door je cv en motivatie in te sturen.
• De selectieprocedure bestaat uit twee gesprekken en een arbeidsvoorwaardengesprek.
• De eerste gesprekken vinden plaats tussen 13 en 16 mei en de tweede gesprekken vinden plaats tussen 19 en 22 mei.
• De inschaling voor deze functie vindt plaats op basis van kennis en ervaring. Dit betekent dat er ook sprake kan zijn van een aanloopschaal.
   

Meer over de functiegroep

Managementondersteuner​

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Organisatienaam

ministerie van Financiën

Organisatieomschrijving

Samen werken aan een financieel gezond Nederland
Het werk van het ministerie van Financiën gaat over meer dan cijfers en geld alleen. Het gaat over mensen zoals jij en ik. Mensen met verwachtingen, zorgen, vragen, dromen en plannen. We rekenen bijvoorbeeld allemaal op financiering voor goede zorg en goed onderwijs. Op duidelijkheid over belastingtarieven en op betrouwbare banken en verzekeraars, in Nederland en daarbuiten. En we rekenen allemaal op duidelijkheid over exportregels en wat we wel en niet mee mogen nemen vanuit de vakantiebestemming.

Het ministerie van Financiën luistert naar wat er speelt in de samenleving van vandaag en heeft aandacht voor hoe Nederlanders hun toekomst zien. Met die kennis en inzichten leggen we samen met andere ministeries en binnen ons internationale netwerk de juiste verbindingen en brengen we Nederland verder. We zorgen ervoor dat Nederland en onze economie klaar zijn voor de steeds sneller veranderende wereld van morgen. Op alle fronten. Dat gaat niet vanzelf. En natuurlijk is daar ook geld voor nodig. Dat geld brengen burgers en bedrijven via belastingen bijeen, en verdeelt de overheid over zaken die we als samenleving belangrijk vinden. Daarvoor moeten er keuzes worden gemaakt en worden ingegrepen als dat nodig is. Om ons land financieel gezond te houden, moet onze economie namelijk in balans blijven en tegelijk ook ruimte krijgen om te groeien.

Samen zorgen we ervoor dat er in Nederland kansen zijn voor welvaart en groei voor iedereen, vandaag, morgen en daarna. Samen werken we aan een financieel gezond Nederland.

Onze kernwaarden: integer, deskundig, duidelijk, durf en samenwerken zijn leidend voor ons gedrag en geven ons een gezamenlijke taal, waarmee we onderling bespreekbaar maken wat we doen en hoe we dat doen.

Lees meer over het ministerie van Financiën: https://www.rijksoverheid.nl/ministeries/ministerie-van-financien/organisatie

Organisatie-URL

Afdelingsnaam

Auditdienst Rijk

Afdelingsomschrijving

De Auditdienst Rijk (ADR) is de onafhankelijke interne auditdienst van de Rijksoverheid. In opdracht van alle ministeries helpen we de overheid nog beter te functioneren. Niet alleen door het uitvoeren van onderzoeken, het geven van een onafhankelijk oordeel of het presenteren van bevindingen. 
Maar ook door het delen van best practices en door departementen met elkaar in verbinding te brengen.
De ADR bestaat uit ruim 600 medewerkers met diverse achtergronden, zoals accountancy, bestuurskunde, psychologie en kunstmatige intelligentie. Ongeveer 60% van de auditors is werkzaam in de financial audit. Het overige deel werkt als IT-auditor of operational auditor.
Voor meer informatie over de ADR kun je terecht op

www.auditdienstrijk.nl

https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/rijksoverheid/auditbeleid/auditdiensten.

Afdeling-URL

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Rienne van Gogh
a.j.m.m.gogh@minfin.nl
0655220569

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Robert van Hemert
r.g.j.hemert@minfin.nl
0650078480