Managementassistent Organisatieontwikkeling

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

Ben jij een organisatorisch talent dat houdt van dynamiek en uitdaging? Weet jij moeiteloos overzicht te houden en ben je een kei in plannen? En werk je graag voor een organisatie die er toe doet? Dan hebben wij dé baan voor jou!

De NVWA is als organisatie continu in beweging. Wij zoeken een managementassistent voor de ondersteuning van de verschillende activiteiten die te maken hebben met de organisatieontwikkeling.

De functie van managementassistent organisatieontwikkeling is een nieuwe functie. Samen met jou willen we precieze invulling aan de functie gaan geven. Je werkt voor de gehele organisatie. De functie wordt ondergebracht bij de Directiestaf van de directie Strategie.

Als managementassistent organisatieontwikkeling ben jij een onmisbare schakel in onze organisatie. Geen dag is hetzelfde, want jij bent verantwoordelijk voor:

• Complex agendabeheer voor diverse vergaderingen en bijeenkomsten, inclusief het boeken van ruimtes en catering indien nodig. Het gaat hierbij vaak ook om drukke agenda’s en snel inplannen/verzetten;
• Beheren en structureren van de algemene mailbox; inschatten welke beantwoording en door wie passend is;
• Beheer als gebruiker (geen technisch beheer) van Fortes, de applicatie die we gebruiken voor onze organisatieontwikkelingsactiviteiten; het verzamelen en actueel houden van data over de voortgang en samenhang van de activiteiten; het stimuleren van de contactpersonen om de data zelf in te voeren en eventueel daarbij te ondersteunen en het maken van voortgangsrapportages en presentaties vanuit deze data;
• Bijhouden en indien nodig collega’s wijzen op acties uit diverse overleggen;
• Notuleren: het kan zijn dat je vergaderingen notuleert of de acties en besluiten vastlegt;
• Uitvoerende eventwerkzaamheden voor evenementen. Denk aan registratie deelnemers, verzorgen badges en hand-outs, ontvangst, indeling groepen etc.;
• Ondersteunen (in samenwerking met afdeling Communicatie) bij de communicatie rond de verschillende activiteiten. 

Naast bovengenoemde taken ondersteun je regelmatig het MT van de directie Strategie als flex-managementassistent. Het gaat dan met name om agendabeheer en het maken van afspraken voor een van de managers van de directie.

In de functie als managementassistent organisatieontwikkeling bij de NVWA kun je waar mogelijk deels tijd- en plaats onafhankelijk werken. Het werk is flexibel en we geven je veel ruimte voor eigen inbreng.

Natuurlijk is er ook ruimte om extra taken op je te nemen. Zelfontwikkeling staat bij de NVWA hoog op de agenda. Je krijgt namelijk volop kansen om jezelf verder te ontwikkelen door deel te nemen aan interne projecten of een opleiding/cursus te volgen. Daarnaast staan wij open voor zij-instromers. Dus ook als je een andere achtergrond hebt, ben je van harte welkom om te solliciteren.

Functie-eisen

In onze nieuwe collega zien we graag het volgende terug: je bent energiek, flexibel, communicatief sterk en stressbestendig, ook als er strakke deadlines zijn. Je bent proactief, houdt van aanpakken en je kunt snel schakelen in een dynamische omgeving. Je denkt echt overal aan en je werkt nauwkeurig en precies. Je hebt er plezier in om de collega’s echt te ontzorgen, je hebt oog voor detail en kan goed prioriteiten stellen. Je beschikt over omgevings- en organisatiesensitiviteit; je begrijpt de belangen (van verschillende onderdelen) in de organisatie en weet hoe je daarmee omgaat in je werk, ook als het wat spannender wordt. Je kan goed zelfstandig werken, maar bent ook een echte teamspeler.

Daarnaast vragen we het volgende van je:

• minimaal een afgeronde MBO opleiding.
• ervaring met MS office.
• Ervaring als managementassistent is mooi meegenomen, maar sta je open om het vakgebied te leren kennen, dan staan wij hier ook voor open.

Competenties:

• Klantgericht
• Plannen
• Organiseren
• Samenwerken
• Integriteit

Zet je idealen om in daden
Herken jij jezelf in het hierboven geschetste beeld? En ben jij klaar om jouw organisatietalent in te zetten in deze uitdagende functie? Aarzel niet en stuur vandaag nog je cv en een motivatiebrief in.

De NVWA werkt hard aan een maatschappelijk representatief personeelsbestand en hecht veel waarde aan een inclusief aannamebeleid. Wij moedigen daarom iedereen aan om te solliciteren, ongeacht (culturele)achtergrond, leeftijd, genderidentiteit, religie, Arbeidsbijzonderheid of geaardheid.

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast een inwerkprogramma dat past bij jouw functie en ruime opleidings- en/of coaching mogelijkheden voor jouw verdere professionele ontwikkeling, bieden we ook de onderstaande secundaire arbeidsvoorwaarden:

Individueel Keuze Budget
Je krijgt een Individueel Keuzebudget (IKB) van 16,50% van je bruto jaarsalaris. Je kunt je IKB bijvoorbeeld laten uitbetalen, bijvoorbeeld per maand of per jaar, maar je kunt ook extra verlofuren kopen. Daarnaast kun je je IKB gebruiken om belastingvrij een (elektrische) fiets voor woon-werkverkeer aan te schaffen, je thuiskantoor in te richten, fiscaal voordelig je studieschuld af te lossen tot een max van €2000,- per jaar of zelfs je woning te verduurzamen. Om dit aan te moedigen biedt de Rijksoverheid bovenop het IKB hierbij ook een werkgeversbijdrage.

Vakantiedagen
Per jaar heb je recht op 144 vakantie-uren en 64 IKB-verlofuren, wanneer je 36 uur per week werkt. Werk je meer of minder? Dan worden deze uren naar verhouding berekend. En heb je wat minder behoefte aan vakantie? Dan kun je je er ook voor kiezen om je 64 IKB-verlofuren uit te laten betalen of laten toevoegen aan je IKB-spaarverlof

Reiskostenvergoeding
Je ontvangt een mobiliteitskaart waarmee je voor woon-werk verkeer 2e klas met de trein kunt reizen. Daarnaast kun je deze gebruiken voor dienstreizen indien je naar andere locaties moet voor je werk. Ga je met de fiets naar het werk? Dan ontvang je per gefietste kilometer een reiskostenvergoeding.
Indien het voor je werkzaamheden noodzakelijk is kun je onder bepaalde voorwaarden, die staan in de sub-autoregeling van de NVWA, in aanmerking komen voor een elektrische dienstauto. Dit betreft geen persoonlijke arbeidsvoorwaarde maar een dienstauto wordt ter beschikking gesteld op basis van de sub-autoregeling van de NVWA. Deze dienstauto mag je op basis van de bijtelling plus een eigen bijdrage ook privé gebruiken.

Verlofregelingen
Voor verschillende situaties kent het Rijk verlofregelingen, zoals (aanvullend) geboorteverlof (maximaal 5 weken 100% doorbetaald), ouderschapsverlof (maximaal 9 weken 100% doorbetaald in het eerste jaar en aanvullend 75% voor 4 weken), zorgverlof en adoptie-/pleegzorgverlof.

Pensioen
De Rijksoverheid heeft een aantrekkelijke pensioensregeling bij ABP, het Algemeen Burgerlijk Pensioenfonds. Lees hier meer over de pensioensregeling bij ABP.

Extra toeslagen en vergoedingen
Voor sommige functies bij de NVWA is het nodig om buiten de reguliere kantoortijden te werken of bereikbaar te zijn. Daar staan echter ook extra toeslagen of vergoedingen tegenover. Zo kennen wij een toelage bereikbaarheids- en beschikbaarheidsdienst en een toelage onregelmatige dienst.

Bijzonderheden

• De sollicitaties worden volgens geldende afspraken in beschouwing genomen, waaronder de CAO Rijk- en NVP-sollicitatiecode.
• Voor werken bij de NVWA is een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) vereist.
• Betreft het een vacature met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op vast, dan wordt het vaste contract allereerst voorafgegaan door een jaarcontract. Bij gebleken geschiktheid volgt in beginsel na een jaar omzetting in een vast contract voor onbepaalde tijd.
• Betreft het een vacature met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op vast, maar heb jij al een vast dienstverband als rijksambtenaar? Dan behoud je dit vast dienstverband.
• Betreft de vacature in eerste instantie een functie voor bepaalde tijd, dan wordt deze vacature niet opnieuw opengesteld als deze functie vast ingebed kan worden in de organisatie en de (in eerste instantie) tijdelijke vacature vervuld werd door een interne medewerker met een vast dienstverband.
• Een online screening via bijvoorbeeld zoekmachines of sociale media, kan onderdeel zijn van het selectieproces.
• Een competentietest en/of een assessment kunnen deel uitmaken van de selectieprocedure.
• Een uitgebreide screening A of B door de Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst (AIVD) kan een vereiste zijn voor een aantal functies bij de NVWA, o.a. bij de Inlichtingen- en Opsporingsdienst (IOD).
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
• Wij nemen je sollicitatie in behandeling en komen uiterlijk 10 werkdagen na de sluitingsdatum met een reactie.
• Reageer jij op deze vacature als kandidaat met een voorrangspositie vanuit VWNW of arbeidsongeschiktheid (voorrangskandidaat)? Dan heb je naast je CV en motivatiebrief ook een aanwijs- en voordrachtbrief. De voordrachtbrief is gemaakt door de VWNW-manager. De extra documenten zoals de aanwijs- en voordrachtbrief kun je toevoegen door eerst je sollicitatie zonder aanwijs– en voordrachtbrief te verzenden en vervolgens door te klikken op de link in de bevestigingsmail van je sollicitatie. Na inloggen kun je dan de aanwijs- en voordrachtbrief toevoegen bij ‘Extra documenten’.

Meer over de functiegroep

Managementondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Organisatienaam

Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA)

Organisatieomschrijving

We vinden het in Nederland heel normaal dat de producten die we gebruiken en alles wat wij eten veilig is. Dat dieren goed worden behandeld, ook als ze voor de slacht bestemd zijn. Groente en fruit willen we gedachteloos kunnen consumeren en ook andere producten zijn ‘natuurlijk’ in orde. We willen onbekommerd in de natuur kunnen wandelen en speelgoed voor onze kinderen kopen zonder achterdocht. Als consumenten vertrouwen we daar gewoon op, voor ons is dat vanzelfsprekend.

Maar we vergeten soms dat bedrijven dagelijks hard werken aan die hoge standaard. Dat het voor ondernemers niet altijd makkelijk is om aan alle geldende wet- en regelgeving te voldoen. We vergeten ook dat de overheid daarop toeziet. Veiligheid klinkt zo eenvoudig, maar dat is het niet.

Wat doet de NVWA?
De medewerkers van de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA) werken dagelijks hard om die standaard te behouden. In gesprek met ondernemers in de horeca, de slachterijen, de plantenteelt en met andere producenten ziet de NVWA toe op de voedsel- en productveiligheid, plantgezondheid en het welzijn van dieren, natuur en milieu. Met (inter)nationale wet- en regelgeving in de hand. We gaan uit van vertrouwen, maar tegen ondernemers die het niet zo nauw nemen, treden we stevig op. In het belang van de samenleving.

Wij kijken scherp waar de grootste risico’s zitten en waar toezicht het hardst nodig is, zodat we consumenten en anderen tijdig kunnen informeren. Ook heeft de NVWA een belangrijke rol bij exportkeuringen en bij de import van producten in Europa.

Waar staat de NVWA voor?
De NVWA is verantwoordelijk voor het toezicht op dierenwelzijn, diergezondheid, voedselveiligheid, productveiligheid, tabaks- en alcoholontmoediging, plantgezondheid en natuur en milieu.

De Rijksoverheid streeft ernaar een werkgever te zijn waar iedere medewerker, ongeacht leeftijd, sekse, geaardheid, etnische afkomst en arbeidsbeperking voor wil werken. Werken aan maatschappelijke vraagstukken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever en innovatiever. Dat maakt het werk waardevol en uitdagend.

Wij werken in opdracht van de ministeries van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) en van Landbouw,Visserij, Voedselzekerheid en Natuur (LVVN). Zij maken het beleid en de regels waar bedrijven zich aan moeten houden.

Als toezichthouder doen wij controles en keuringen, en spreken bedrijven aan op hun rol in de maatschappij en de geldende regels. Als het nodig is grijpen we in.

Organisatie-URL

Afdelingsnaam

Directiestaf

Afdelingsomschrijving

De NVWA bestaat uit vijf directies, waarvan de directie Strategie er één is. Een onderdeel van deze directie is de Directiestaf, deze is verantwoordelijk voor bestuurlijke, procesmatige en administratieve ondersteuning. Binnen de Directiestaf werken adviseurs en managementassistenten.

De werksfeer is open, ongedwongen en informeel. Collega’s kunnen op jou bouwen en naast jouw vaste takenpakket is er veel ruimte voor eigen inbreng. Zo heeft de NVWA diverse netwerken, waaronder het MO-netwerk. Dit is het managementondersteuners netwerk waarin collega’s informatie met elkaar delen, en er worden leuke activiteiten georganiseerd zodat je elkaar beter leert kennen.

Afdeling-URL

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Anouk van Aarsen

0611863618

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Wingyan Li
w.y.li@nvwa.nl