Managementassistent

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

Als managementassistent ondersteun je in ieder geval één manager en naar behoefte de enkele collega’s binnen de afdeling Je zorgt met jouw organisatorische, administratieve en secretariële werkzaamheden dat de afdeling optimaal draait en ondersteunt de afdeling in het behalen van haar doelstellingen. Je verzorgt als managementassistent de algemene secretariële, administratieve en praktische ondersteuning.

Denk hierbij aan:

• ondersteunen van de manager, waaronder agenda- en mailboxbeheer;
• beheren van secretariaatsmailbox t.b.v. de afdeling;
• verzorgen van secretariële, administratieve ondersteuning, zoals inplannen en voorbereiden van (werk) overleggen en verzorgen afdelingsbijeenkomsten;
• notuleren/bijhouden actie- en besluitenlijst tijdens vergaderingen en overleggen;
• organiseren van de bijeenkomsten met zowel interne als externe genodigden;
• vraagbaak zijn voor de diverse teamleden;
• ondersteuning bij opstellen stukken t.b.v. directie overleggen.

Functie-eisen

Naast dat je zorgvuldig te werk gaat en integer omgaat met persoonlijke en vertrouwelijke informatie, kan je snel schakelen en ben je een ster in plannen en organiseren. En een kei in het ontlasten van de manager. Je bent stressbestendig, in staat prioriteiten te stellen en zelfstandig te werken.
 
Kennis, ervaring, competenties en vaardigheden. Je beschikt over:
•    afgeronde MBO opleiding, bij voorkeur administratief of secretarieel;
•    ervaring als management assistent binnen een politiek bestuurlijke omgevingrelevante secretariële en administratieve werkervaring;
•    goede beheersing van Outlook, Excel, Word en PowerPoint;
•    goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
•    de competenties flexibiliteit, pro-activiteit (meedenken met je manager) en toon je initiatief.

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast je bijdrage aan een veilig thuis voor Groningers ontvang je goede arbeidsvoorwaarden, zoals:  

Een Individueel Keuze Budget (IKB) van 16,50% boven op je salaris waarvan 8% vakantiegeld. Zo kun je met dit arbeidsvoorwaardenpakket kiezen voor extra vakantiedagen, salaris of een fiscaalvriendelijk doel. Naast 4 weken vakantieverlof bouw je IKB- uren op die je kunt opnemen of uitbetalen.  

Daarnaast hechten wij waarde aan een gezonde werk- privé balans en bieden de mogelijkheid om hybride te werken, afhankelijk van je functie. Verder krijg je een fietsbudget van €500, een fietskostenvergoeding van € 0,21 per kilometer of volledige vergoeding voor het openbaar vervoer voor woon- werkverkeer.  

Ook kun je opleidingen volgen via het Leerportaal van NCG. Zo werk je aan jouw persoonlijke en professionele ontwikkeling.  

Tot slot kun je meedoen aan leuke activiteiten buiten het werk om zoals padel, de 4 mijl en andere evenementen. 

Bijzonderheden

Hoe ziet je sollicitatie eruit?  

• Allereerst wordt beoordeeld of een voorrangskandidaat binnen de Rijksoverheid in aanmerking komt voor deze functie. Als je bij de Rijksoverheid werkt kun je voor deze functie gedetacheerd worden. 
• Daarna beoordelen we op basis van je sollicitatie of we een goede match zijn.  
• Op 5 november vinden de selectiegesprekken plaats. Houd hier alvast rekening mee in je agenda.  

 
Als er een match is doen we je in een tweede gesprek een aanbod en vertellen we je alles over je onboarding tijdens het Sterke Startgesprek. Hierna ben je klaar om te beginnen!  
 
Om goed van start te gaan krijg je een laptop en telefoon in bruikleen en een thuiswerk/verduurzamingsbudget van €750. 

Je onboardingsreis bij NCG bestaat uit Sterke Startdagen, waarbij je meer leert over het aardbevingsdossier, de organisatie en leer je nieuwe collega's kennen. Verder werkt NCG met een buddy systeem en gaat een collega jou inwerken.

Meer over de functiegroep

Managementondersteuner​

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Organisatienaam

Nationaal Coördinator Groningen (NCG)

Organisatieomschrijving

Nationaal Coördinator Groningen (NCG) werkt aan het onderzoeken en versterken van gebouwen in de kern van het aardbevingsgebied. Samen zorgen wij ervoor dat iedereen in de provincie Groningen veilig kan wonen, werken en naar school kan gaan. De NCG werkt hiervoor samen met vijf gemeenten, de provincie Groningen, woningcorporaties, de Rijksoverheid en het IMG.

Ons hoofdkantoor is gevestigd in het centrum van Groningen. Ook hebben we zeven kantoren verspreid over de provincie en een kantoor in Den Haag. Sinds 2020 voert NCG de versterkingsoperatie uit. Het is daardoor nog een redelijk jonge overheidsorganisatie die snel groeit. We zijn daarom doorlopend op zoek naar goede mensen zoals jij. NCG kenmerkt zich door een informele sfeer waarin collega’s elkaar makkelijk opzoeken. Of dat nu op het hoofdkantoor of in de regio is.

Kijk hier voor meer informatie over werken bij de NCG. 

Organisatie-URL

Afdelingsnaam

Directie Dienstverlening

Afdelingsomschrijving

ITA is een afdeling die als kennisdrager binnen NCG functioneert met eigen specifieke taken. De meerwaarde van deze afdeling zit in diepgaande (technische) kennis en een helikopterview, en in het vermogen dit te vertalen naar (nieuwe) technische procesinrichtingen. De scope van kennis en de jarenlange ervaring in het aardbevingsdossier, die door de jaren heen is opgebouwd, is breed. Dit varieert van bijdragen aan technische kwaliteitsborging en versnelling van het uitvoeringsbeleid tot het opstellen van technische kaders. ITA is daarbij als technisch specialistenteam zelf continu in ontwikkeling, mede door (intensief) contact met de werkomgeving in de regio, de markt en kennisinstituten.
Het doel van de afdeling Innovatie, Techniek en Administratie is het (laten) opnemen en beoordelen van gebouwen op de veiligheidsnorm en het nemen van normbesluiten.

De werkzaamheden die de afdeling doet zijn als volgt:

• (laten) uitzetten van de geclusterde adressen in de markt i.s.m. Inkoop voor Loket Opname Op Verzoek (LOOV);
• voortgangsoverleg met ingenieursbureaus m.b.t. de lopende opdracht;
• het accepteren van beoordelingen en uitvoeringsontwerpen middels een steekproef;
• het opstellen van het normbesluit dat vatbaar is voor bezwaar/beroep;
• (juridische) ondersteuning t.b.v. aanvraag versterkingsbesluit;
• kwaliteitsborging van technische producten en processen.

Afdeling-URL

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Babak Gerami, Manager ITA

0629647783

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Annamarie Sieling, Projectleider Mobiliteit en Ontwikkeling (ook bereikbaar via Whatsapp)

0640884448