Managementassistent

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

Ben jij een proactieve en stressbestendige professional die het management van een complexe organisatie optimaal kan ondersteunen? Heb je een scherp organisatorisch inzicht en ben je in staat om in een dynamische omgeving het overzicht te bewaren? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Als Managementassistent van de Directie Interne Organisatie ben jij de onmisbare schakel die de directeur ondersteunt bij het efficiënt uitvoeren van zijn taken. Jij zorgt ervoor dat de directeur zich volledig kan richten op het strategisch aansturen van de interne organisatie, waarbij jij alle operationele zaken, agenda’s, en vergaderingen in goede banen leidt. Van het voorbereiden van belangrijke overleggen tot het bewaken van deadlines en actiepunten – jij houdt alles in de hand en zorgt dat de directeur geen belangrijke zaken over het hoofd ziet.

In deze rol werk je nauw samen met collega’s binnen en buiten de directie. Jij bent hét aanspreekpunt voor de directeur, maar ook voor je collega’s, en zorgt ervoor dat de communicatie tussen alle partijen soepel verloopt. Het werkveld waarin je opereert is complex en maatschappelijk relevant, jij levert een belangrijke bijdrage aan de efficiëntie van de organisatie en het realiseren van een effectieve interne werking.

Samengevat is dit jouw takenpakket:

• Agendabeheer: Jij zorgt ervoor dat de agenda van de directeur goed op orde is en voorkomt dat er belangrijke zaken worden vergeten.
• Voorbereiden van overleggen: Jij bereidt belangrijke vergaderingen en overleggen voor, zorgt voor tijdige verslaglegging en weet wat er nodig is om de directeur optimaal te ondersteunen.
• Actiepunten en deadlines bewaken: Jij houdt het overzicht over lopende acties en zorgt dat deadlines worden gehaald.
• Communicatie en coördinatie: Jij zorgt ervoor dat de communicatie tussen interne en externe partijen soepel verloopt, en dat alle benodigde informatie op tijd beschikbaar is.
• Notuleren en verslaglegging: Jij bent in staat om snel en nauwkeurig notulen te maken en zorgen voor heldere verslagen van MT-vergaderingen.

Functie-eisen

Je bent stressbestendig en kunt het hoofd koel houden in een veeleisende omgeving met hoge prioriteiten en verschillende belangen. Je bent een natuurtalent in plannen en organiseren en weet altijd vooruit te denken. Verder ben je in staat om zowel operationele als bestuurlijke zaken te managen en de juiste prioriteiten te stellen. Je bent proactief, flexibel, zelfstandig en hebt oog voor detail.

Daarnaast zien we graag het volgende:

• MBO4 niveau werk- en denkniveau.
• Uitstekende kennis van MS Office en ervaring met het werken met diverse softwaretools.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Ervaring met notuleren en het opstellen van heldere verslagen.

Competenties:

• Plannen en organiseren
• Klantgerichtheid
• Voortgangscontrole
• Samenwerken

De NVWA werkt hard aan een maatschappelijk representatief personeelsbestand en hecht veel waarde aan een inclusief aannamebeleid. Wij moedigen daarom iedereen aan om te solliciteren, ongeacht (culturele)achtergrond, leeftijd, genderidentiteit, religie, arbeidsbijzonderheid of geaardheid.

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast een inwerkprogramma dat past bij jouw functie en ruime opleidings- en/of coaching mogelijkheden voor jouw verdere professionele ontwikkeling, bieden we ook de onderstaande secundaire arbeidsvoorwaarden:

Individueel Keuze Budget
Je krijgt een Individueel Keuzebudget (IKB) van 16,50% van je bruto jaarsalaris. Je kunt je IKB bijvoorbeeld laten uitbetalen, bijvoorbeeld per maand of per jaar, maar je kunt ook extra verlofuren kopen. Daarnaast kun je je IKB gebruiken om belastingvrij een (elektrische) fiets voor woon-werkverkeer aan te schaffen, je thuiskantoor in te richten, fiscaal voordelig je studieschuld af te lossen tot een max van €2000,- per jaar of zelfs je woning te verduurzamen. Om dit aan te moedigen biedt de Rijksoverheid bovenop het IKB hierbij ook een werkgeversbijdrage.

Vakantiedagen
Per jaar heb je recht op 144 vakantie-uren en 64 IKB-verlofuren, wanneer je 36 uur per week werkt. Werk je meer of minder? Dan worden deze uren naar verhouding berekend. En heb je wat minder behoefte aan vakantie? Dan kun je je er ook voor kiezen om je 64 IKB-verlofuren uit te laten betalen of laten toevoegen aan je IKB-spaarverlof

Reiskostenvergoeding
Je ontvangt een mobiliteitskaart waarmee je voor woon-werk verkeer 2e klas met de trein kunt reizen. Ga je met de fiets naar het werk? Dan ontvang je per gefietste kilometer €0,21 aan reiskostenvergoeding.
.Mocht je een ambulante functie hebben, dan kom je in veel gevallen ook in aanmerking voor een elektrische dienstauto. Deze mag je op basis van bijtelling plus een eigen bijdrage daarnaast ook privé gebruiken.

Verlofregelingen
Voor verschillende situaties kent het Rijk verlofregelingen, zoals (aanvullend) geboorteverlof (maximaal 5 weken 100% doorbetaald), ouderschapsverlof (maximaal 9 weken 100% doorbetaald in het eerste jaar en aanvullend 75% voor 4 weken), zorgverlof en adoptie-/pleegzorgverlof.

Pensioen
De Rijksoverheid heeft een aantrekkelijke pensioensregeling bij ABP, het Algemeen Burgerlijk Pensioenfonds. Lees hier meer over de pensioensregeling bij ABP.

Extra toeslagen en vergoedingen
Voor sommige functies bij de NVWA is het nodig om buiten de reguliere kantoortijden te werken of bereikbaar te zijn. Daar staan echter ook extra toeslagen of vergoedingen tegenover. Zo kennen wij een toelage bereikbaarheids- en beschikbaarheidsdienst en een toelage onregelmatige dienst.

Bijzonderheden

• De sollicitaties worden volgens geldende afspraken in beschouwing genomen, waaronder de CAO Rijk- en NVP-sollicitatiecode.
• Voor werken bij de NVWA is een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) vereist.
• Betreft het een vacature met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op vast, dan wordt het vaste contract allereerst voorafgegaan door een jaarcontract. Bij gebleken geschiktheid volgt in beginsel na een jaar omzetting in een vast contract voor onbepaalde tijd.
• Betreft het een vacature met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op vast, maar heb jij al een vast dienstverband als rijksambtenaar? Dan behoud je dit vast dienstverband.
• Betreft de vacature in eerste instantie een functie voor bepaalde tijd, dan wordt deze vacature niet opnieuw opengesteld als deze functie vast ingebed kan worden in de organisatie en de (in eerste instantie) tijdelijke vacature vervuld werd door een interne medewerker met een vast dienstverband.
• Een online screening via bijvoorbeeld zoekmachines of sociale media, kan onderdeel zijn van het selectieproces.
• Een competentietest en/of een assessment kunnen deel uitmaken van de selectieprocedure.
• Een uitgebreide screening A of B door de Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst (AIVD) kan een vereiste zijn voor een aantal functies bij de NVWA, o.a. bij de Inlichtingen- en Opsporingsdienst (IOD).
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
• Wij nemen je sollicitatie in behandeling en komen uiterlijk 10 werkdagen na de sluitingsdatum met een reactie.
• Reageer jij op deze vacature als kandidaat met een voorrangspositie vanuit VWNW of arbeidsongeschiktheid? (Voorrangskandidaat)Dan heb je naast je CV en motivatiebrief ook een aanwijs- en voordrachtbrief. De voordrachtbrief is gemaakt door de VWNW-manager. De extra documenten zoals de aanwijsbrief- en voordrachtbrief kan je toevoegen door eerst je sollicitatie (zonder aanwijsbrief – en voordrachtbrief) te verzenden, en vervolgens vanuit de bevestigingsmail op de link van je sollicitatie te klikken. Na inloggen kan je vervolgens de aanwijsbrief en de voordrachtbrief toevoegen bij ‘Extra documenten’.

Meer over de functiegroep

Managementondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Organisatienaam

Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA)

Organisatieomschrijving

We vinden het in Nederland heel normaal dat de producten die we gebruiken en alles wat wij eten veilig is. Dat dieren goed worden behandeld, ook als ze voor de slacht bestemd zijn. Groente en fruit willen we gedachteloos kunnen consumeren en ook andere producten zijn ‘natuurlijk’ in orde. We willen onbekommerd in de natuur kunnen wandelen en speelgoed voor onze kinderen kopen zonder achterdocht. Als consumenten vertrouwen we daar gewoon op, voor ons is dat vanzelfsprekend.

Maar we vergeten soms dat bedrijven dagelijks hard werken aan die hoge standaard. Dat het voor ondernemers niet altijd makkelijk is om aan alle geldende wet- en regelgeving te voldoen. We vergeten ook dat de overheid daarop toeziet. Veiligheid klinkt zo eenvoudig, maar dat is het niet.

Wat doet de NVWA?
De medewerkers van de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA) werken dagelijks hard om die standaard te behouden. In gesprek met ondernemers in de horeca, de slachterijen, de plantenteelt en met andere producenten ziet de NVWA toe op de voedsel- en productveiligheid, plantgezondheid en het welzijn van dieren, natuur en milieu. Met (inter)nationale wet- en regelgeving in de hand. We gaan uit van vertrouwen, maar tegen ondernemers die het niet zo nauw nemen, treden we stevig op. In het belang van de samenleving.

Wij kijken scherp waar de grootste risico’s zitten en waar toezicht het hardst nodig is, zodat we consumenten en anderen tijdig kunnen informeren. Ook heeft de NVWA een belangrijke rol bij exportkeuringen en bij de import van producten in Europa.

Waar staat de NVWA voor?
De NVWA is verantwoordelijk voor het toezicht op dierenwelzijn, diergezondheid, voedselveiligheid, productveiligheid, tabaks- en alcoholontmoediging, plantgezondheid en natuur en milieu.

De Rijksoverheid streeft ernaar een werkgever te zijn waar iedere medewerker, ongeacht leeftijd, sekse, geaardheid, etnische afkomst en arbeidsbeperking voor wil werken. Werken aan maatschappelijke vraagstukken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever en innovatiever. Dat maakt het werk waardevol en uitdagend.

De NVWA is een Agentschap van het ministerie van Landbouw, Visserij, Voedselzekerheid en Natuur (LVVN) en het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport.

Organisatie-URL

Afdelingsnaam

Afdelingsomschrijving

De interne organisatie van de NVWA is een directie die de bedrijfsvoering ondersteunt met diensten op het gebied van personeel, ICT, financiën, huisvesting en facilitaire support. Deze directie is verantwoordelijk voor de interne bedrijfsvoering en werkt als dienstverlener voor alle andere directies en medewerkers binnen de NVWA, zowel voor het primaire proces als voor de staf. De afdeling directiestaf bestaat uit adviseurs en managementassistenten die de directeuren en het managementteam ondersteunen.

Afdeling-URL

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Laura Bouwknegt

0631330594

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Wingyan Li

0625445663