Managementassistent

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

Ben jij een organisatietalent dat energie krijgt van structuur aanbrengen, samenwerken, vooruitdenken en het ontzorgen van onze twee directeuren? Dan is dit jouw kans om een sleutelrol te vervullen binnen onze organisatie.

Als managementassistent van de Directie Interne Organisatie ben jij de onmisbare schakel die de directeuren ondersteunt bij het efficiënt uitvoeren van hun taken. Jij zorgt ervoor dat de directeur en plaatsvervangend directeur zich volledig kunnen richten op strategische vraagstukken.

Jouw werkzaamheden zijn onder andere:

• Beheren van complexe agenda’s en plannen van afspraken
• Voorbereiden, uitwerken en opvolgen van vergaderingen
• Bewaken van deadlines en actiepunten
• Coördineren van interne en externe communicatie
• Signaleren van prioriteiten en proactief inspelen op behoeften
• Ondersteunen bij projecten en vertrouwelijke dossiers
• Organiseren van bijeenkomsten en events

In deze rol werk je nauw samen met collega’s binnen de directie Interne Organisatie en met andere directies van de NVWA. Samen met twee directe collega’s vorm je een professioneel secretariaat voor de directeuren en zorg je voor de kwaliteit en continuïteit die nodig is voor het directiesecretariaat. Jij bent aanspreekpunt voor de directie én collega’s, en zorgt ervoor dat de communicatie tussen alle partijen soepel en efficiënt verloopt.

Als onderdeel van het hele team van managementassistenten van de directiestaf Interne Organisatie, draag je bij aan de beschikbaarheid en dienstverlening voor alle afdelingen. Je werkt in een complex en maatschappelijk relevant werkveld, waarbij je bijdraagt aan de efficiëntie van de organisatie en een effectieve interne werking.

Als managementassistent werk je tenminste twee dagen per week op kantoor in Utrecht. Daarin ben je flexibel als dat voor het werk en de samenwerking met de directeuren noodzakelijk is. Zowel op kantoor als wanneer we thuis werken hebben we veel contact met elkaar. In een goede sfeer zorgen we er samen voor dat de directie Interne Organisatie in de volle breedte optimaal wordt gefaciliteerd.

Zet je idealen on in daden!
Ben jij de organisatorische kracht die we zoeken? Solliciteer nu en maak deel uit van ons dynamische team.

Functie-eisen

Jij bent een professionele, discrete en proactieve managementassistent met oog voor detail en gevoel voor verhoudingen. Je bent stressbestendig, flexibel en servicegericht. Voor jou is proactief plannen, organiseren en prioriteren vanzelfsprekend, en je vindt het geen probleem om te schakelen tussen meerdere taken.

Daarnaast zien wij graag het volgende:

• Minimaal MBO-4 werk- en denkniveau
• Ervaring in een vergelijkbare rol op directieniveau
• Goede beheersing van de Nederlandse taal, mondeling en schriftelijk.
• Uitstekende kennis van MS Office en ervaring met het werken met diverse softwaretools.

Competenties

• Plannen en organiseren
• Klantgerichtheid
• Samenwerken
• Organisatiesensiviteit en integriteit
• Flexibiliteit

De NVWA werkt hard aan een maatschappelijk representatief personeelsbestand en hecht veel waarde aan een inclusief aannamebeleid. Wij moedigen daarom iedereen aan om te solliciteren, ongeacht (culturele)achtergrond, leeftijd, genderidentiteit, religie, Arbeidsbijzonderheid of geaardheid.

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast een inwerkprogramma dat past bij jouw functie en ruime opleidings- en/of coaching mogelijkheden voor jouw verdere professionele ontwikkeling, bieden we ook de onderstaande secundaire arbeidsvoorwaarden:

Individueel Keuze Budget
Je krijgt een Individueel Keuzebudget (IKB) van 16,50% van je bruto jaarsalaris. Je kunt je IKB bijvoorbeeld laten uitbetalen, bijvoorbeeld per maand of per jaar, maar je kunt ook extra verlofuren kopen. Daarnaast kun je je IKB gebruiken om belastingvrij een (elektrische) fiets voor woon-werkverkeer aan te schaffen, je thuiskantoor in te richten, fiscaal voordelig je studieschuld af te lossen tot een max van €2000,- per jaar of zelfs je woning te verduurzamen. Om dit aan te moedigen biedt de Rijksoverheid bovenop het IKB hierbij ook een werkgeversbijdrage.

Vakantiedagen
Per jaar heb je recht op 144 vakantie-uren en 64 IKB-verlofuren, wanneer je 36 uur per week werkt. Werk je meer of minder? Dan worden deze uren naar verhouding berekend. En heb je wat minder behoefte aan vakantie? Dan kun je je er ook voor kiezen om je 64 IKB-verlofuren uit te laten betalen of laten toevoegen aan je IKB-spaarverlof

Reiskostenvergoeding
Je ontvangt een mobiliteitskaart waarmee je voor woon-werk verkeer 2e klas met de trein kunt reizen. Daarnaast kun je deze gebruiken voor dienstreizen indien je naar andere locaties moet voor je werk. Ga je met de fiets naar het werk? Dan ontvang je per gefietste kilometer een reiskostenvergoeding.
Indien het voor je werkzaamheden noodzakelijk is kun je onder bepaalde voorwaarden, die staan in de sub-autoregeling van de NVWA, in aanmerking komen voor een elektrische dienstauto. Dit betreft geen persoonlijke arbeidsvoorwaarde maar een dienstauto wordt ter beschikking gesteld op basis van de sub-autoregeling van de NVWA. Deze dienstauto mag je op basis van de bijtelling plus een eigen bijdrage ook privé gebruiken.

Verlofregelingen
Voor verschillende situaties kent het Rijk verlofregelingen, zoals (aanvullend) geboorteverlof (maximaal 5 weken 100% doorbetaald), ouderschapsverlof (maximaal 9 weken 100% doorbetaald in het eerste jaar en aanvullend 75% voor 4 weken), zorgverlof en adoptie-/pleegzorgverlof.

Pensioen
De Rijksoverheid heeft een aantrekkelijke pensioensregeling bij ABP, het Algemeen Burgerlijk Pensioenfonds. Lees hier meer over de pensioensregeling bij ABP.

Extra toeslagen en vergoedingen
Voor sommige functies bij de NVWA is het nodig om buiten de reguliere kantoortijden te werken of bereikbaar te zijn. Daar staan echter ook extra toeslagen of vergoedingen tegenover. Zo kennen wij een toelage bereikbaarheids- en beschikbaarheidsdienst en een toelage onregelmatige dienst.

Bijzonderheden

• De sollicitaties worden volgens geldende afspraken in beschouwing genomen, waaronder de CAO Rijk- en NVP-sollicitatiecode.
• Voor werken bij de NVWA is een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) vereist.
• Betreft het een vacature met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op vast, dan wordt het vaste contract allereerst voorafgegaan door een jaarcontract. Bij gebleken geschiktheid volgt in beginsel na een jaar omzetting in een vast contract voor onbepaalde tijd.
• Betreft het een vacature met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op vast, maar heb jij al een vast dienstverband als rijksambtenaar? Dan behoud je dit vast dienstverband.
• Betreft de vacature in eerste instantie een functie voor bepaalde tijd, dan wordt deze vacature niet opnieuw opengesteld als deze functie vast ingebed kan worden in de organisatie en de (in eerste instantie) tijdelijke vacature vervuld werd door een interne medewerker met een vast dienstverband.
• Een online screening via bijvoorbeeld zoekmachines of sociale media, kan onderdeel zijn van het selectieproces.
• Een competentietest en/of een assessment kunnen deel uitmaken van de selectieprocedure.
• Een uitgebreide screening A of B door de Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst (AIVD) kan een vereiste zijn voor een aantal functies bij de NVWA, o.a. bij de Inlichtingen- en Opsporingsdienst (IOD).
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
• Wij nemen je sollicitatie in behandeling en komen uiterlijk 10 werkdagen na de sluitingsdatum met een reactie.
• Reageer jij op deze vacature als kandidaat met een voorrangspositie vanuit VWNW of arbeidsongeschiktheid (voorrangskandidaat)? Dan heb je naast je CV en motivatiebrief ook een aanwijs- en voordrachtbrief. De voordrachtbrief is gemaakt door de VWNW-manager. De extra documenten zoals de aanwijs- en voordrachtbrief kun je toevoegen door eerst je sollicitatie zonder aanwijs– en voordrachtbrief te verzenden en vervolgens door te klikken op de link in de bevestigingsmail van je sollicitatie. Na inloggen kun je dan de aanwijs- en voordrachtbrief toevoegen bij ‘Extra documenten’.

Meer over de functiegroep

Managementondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Organisatienaam

Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA)

Organisatieomschrijving

We vinden het in Nederland heel normaal dat de producten die we gebruiken en alles wat wij eten veilig is. Dat dieren goed worden behandeld, ook als ze voor de slacht bestemd zijn. Groente en fruit willen we gedachteloos kunnen consumeren en ook andere producten zijn ‘natuurlijk’ in orde. We willen onbekommerd in de natuur kunnen wandelen en speelgoed voor onze kinderen kopen zonder achterdocht. Als consumenten vertrouwen we daar gewoon op, voor ons is dat vanzelfsprekend.

Maar we vergeten soms dat bedrijven dagelijks hard werken aan die hoge standaard. Dat het voor ondernemers niet altijd makkelijk is om aan alle geldende wet- en regelgeving te voldoen. We vergeten ook dat de overheid daarop toeziet. Veiligheid klinkt zo eenvoudig, maar dat is het niet.

Wat doet de NVWA?
De medewerkers van de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA) werken dagelijks hard om die standaard te behouden. In gesprek met ondernemers in de horeca, de slachterijen, de plantenteelt en met andere producenten ziet de NVWA toe op de voedsel- en productveiligheid, plantgezondheid en het welzijn van dieren, natuur en milieu. Met (inter)nationale wet- en regelgeving in de hand. We gaan uit van vertrouwen, maar tegen ondernemers die het niet zo nauw nemen, treden we stevig op. In het belang van de samenleving.

Wij kijken scherp waar de grootste risico’s zitten en waar toezicht het hardst nodig is, zodat we consumenten en anderen tijdig kunnen informeren. Ook heeft de NVWA een belangrijke rol bij exportkeuringen en bij de import van producten in Europa.

Waar staat de NVWA voor?
De NVWA is verantwoordelijk voor het toezicht op dierenwelzijn, diergezondheid, voedselveiligheid, productveiligheid, tabaks- en alcoholontmoediging, plantgezondheid en natuur en milieu.

De Rijksoverheid streeft ernaar een werkgever te zijn waar iedere medewerker, ongeacht leeftijd, sekse, geaardheid, etnische afkomst en arbeidsbeperking voor wil werken. Werken aan maatschappelijke vraagstukken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever en innovatiever. Dat maakt het werk waardevol en uitdagend.

Wij werken in opdracht van de ministeries van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) en van Landbouw,Visserij, Voedselzekerheid en Natuur (LVVN). Zij maken het beleid en de regels waar bedrijven zich aan moeten houden.

Als toezichthouder doen wij controles en keuringen, en spreken bedrijven aan op hun rol in de maatschappij en de geldende regels. Als het nodig is grijpen we in.

Organisatie-URL

Afdelingsnaam

Afdelingsomschrijving

De Directie Interne Organisatie omvat alle afdelingen die het werk van de toezichtsdirecties mogelijk maakt, dat zijn naast de Directiestaf o.a. Personeel & Organisatie, Finance & Control, Informatiemanagement, Sturing & Risicobeheer, Project- & Interimmanagement en Huisvesting en Facilitair Management.

Je komt te werken bij de Directiestaf van de Directie Interne Organisatie. In dit team werk je voor de directeuren nauw samen met twee collega-managementassistenten en functioneer je in een team van in totaal ongeveer tien managementassistenten, werkzaam voor alle afdelingen van de directie. De functie betreft uitbreiding. Samen met de adviseurs in de Directiestaf zorg je voor goede informatievoorziening en voorbereiding van de directeuren en organiseer je bijvoorbeeld bijeenkomsten voor medewerkers.

Afdeling-URL

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Laura Bouwknegt

0631330594

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Wingyan Li

0625445663