Managementassistent

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

Ben jij een organisatorisch talent dat alles moeiteloos in goede banen leidt? Ben je sterk in plannen en zorg je dat alles soepel verloopt? Werk je graag bij een organisatie die er echt toe doet? Dan is deze functie voor jou!

Voor onze directie Strategie zoeken wij een managementassistent die structuur, energie en precisie toevoegt aan ons team.

Als managementassistent ben jij de onmisbare schakel in ons team. Geen dag is hetzelfde, want jij bent verantwoordelijk voor:

• Complex agenda beheer van 1 of meerdere managers: jij zorgt ervoor dat alles naadloos op elkaar aansluit, van belangrijke afspraken tot last-minute wijzigingen.
• Dagelijkse secretariële werkzaamheden: denk aan het reserveren van vergaderzalen (zowel intern als extern), het organiseren van bijeenkomsten en het beheren van de mailbox van 1 of meerdere managers.
• Notuleren: het kan zijn dat je vergaderingen notuleert of de acties en besluiten vastlegt.

Verder ondersteun je indien nodig, de werving & selectieprocedures en zet je facilitaire verzoeken uit bij de Servicedesk. Kortom, jij bent het centrale aanspreekpunt van de directie, het betrouwbare klankbord en rustpunt van het management en zorgt ervoor dat alles op rolletjes verloopt.

Natuurlijk is er ook ruimte om extra taken op je te nemen. Zelfontwikkeling staat bij de NVWA hoog op de agenda. Je krijgt namelijk volop kansen om jezelf verder te ontwikkelen door deel te nemen aan interne projecten of een opleiding/cursus te volgen. Daarnaast staan wij open voor zij-instromers. Dus ook als je een andere achtergrond hebt, ben je van harte welkom om te solliciteren!

Hoe vinden jouw collega’s het om bij de NVWA te werken als managementassistent?

Julia, managementassistent:
“Als managementassistent geniet ik ervan om als onmisbaar onderdeel van het team te worden gezien. Het is geweldig om te ervaren hoe ik het leven van mijn manager zoveel makkelijker kan maken en rust kan brengen in de chaos van hun dagelijks leven. Het proactief regelen van zaken voordat anderen bedacht hebben dat dit moet gebeuren, maakt mijn werk elke dag weer uitdagend. Ik vind het fantastisch om bij te dragen aan een gestroomlijnde werkomgeving en ik ben blij dat ik daar ook alle ruimte voor krijg binnen de NVWA. Als managementassistent bij de NVWA ben je nooit uitgeleerd! “

Alicia, managementassistent:
“Het werk is erg divers. Het ene moment ben je bezig met de agenda voor de desbetreffende manager waarvoor je werkt en het andere moment moet je alles rondom een locatie regelen voor een teamleider. Geen 1 dag is hetzelfde. Wat maakt dat het heel erg afwisselend is en daar houd ik van.”

Functie-eisen

In de functie als managementassistent bij de NVWA kan je waar mogelijk deels tijd- en plaats onafhankelijk werken. Het werk is flexibel en we geven je veel ruimte voor eigen inbreng. Daar tegenover vragen wij het volgende van je; je bent energiek, flexibel, communicatief sterk en stressbestendig. Je hebt er plezier in de manager ècht te ontzorgen, je hebt oog voor detail en kan goed prioriteiten stellen. Je bent proactief en houdt van aanpakken. Je kan goed zelfstandig werken, maar bent ook een echte teamspeler.

Daarnaast zien we graag het volgende:

• Een afgeronde MBO opleiding.
• Ervaring met MS office.
• Ervaring als Managementassistent is mooi meegenomen, maar sta je open om het vak gebied te leren, dan staan wij hier ook voor open.

Competenties:

• Klantgerichtheid
• Plannen en organiseren
• Voortgangscontrole
• Organisatiesensitiviteit

Zet je idealen om in daden
Ben jij klaar om jouw organisatietalent in te zetten in een uitdagende functie? Aarzel niet en stuur vandaag nog je cv en een motivatiebrief in. De eerste ronde sollicitatiegesprekken is op dinsdag 30 juni "s middags bij ons op het hoofdkantoor in Utrecht.

De NVWA werkt hard aan een maatschappelijk representatief personeelsbestand en hecht veel waarde aan een inclusief aannamebeleid. Wij moedigen daarom iedereen aan om te solliciteren, ongeacht (culturele)achtergrond, leeftijd, genderidentiteit, religie, Arbeidsbijzonderheid of geaardheid.

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast een inwerkprogramma dat past bij jouw functie en ruime opleidings- en/of coaching mogelijkheden voor jouw verdere professionele ontwikkeling, bieden we ook de onderstaande secundaire arbeidsvoorwaarden:

Individueel Keuze Budget
Je krijgt een Individueel Keuzebudget (IKB) van 16,50% van je bruto jaarsalaris. Je kunt je IKB bijvoorbeeld laten uitbetalen, bijvoorbeeld per maand of per jaar, maar je kunt ook extra verlofuren kopen. Daarnaast kun je je IKB gebruiken om belastingvrij een (elektrische) fiets voor woon-werkverkeer aan te schaffen, je thuiskantoor in te richten, fiscaal voordelig je studieschuld af te lossen tot een max van €2000,- per jaar of zelfs je woning te verduurzamen. Om dit aan te moedigen biedt de Rijksoverheid bovenop het IKB hierbij ook een werkgeversbijdrage.

Vakantiedagen
Per jaar heb je recht op 144 vakantie-uren en 64 IKB-verlofuren, wanneer je 36 uur per week werkt. Werk je meer of minder? Dan worden deze uren naar verhouding berekend. En heb je wat minder behoefte aan vakantie? Dan kun je je er ook voor kiezen om je 64 IKB-verlofuren uit te laten betalen of laten toevoegen aan je IKB-spaarverlof

Reiskostenvergoeding
Je ontvangt een mobiliteitskaart waarmee je voor woon-werk verkeer 2e klas met de trein kunt reizen. Daarnaast kun je deze gebruiken voor dienstreizen indien je naar andere locaties moet voor je werk. Ga je met de fiets naar het werk? Dan ontvang je per gefietste kilometer een reiskostenvergoeding.
Indien het voor je werkzaamheden noodzakelijk is kun je onder bepaalde voorwaarden, die staan in de sub-autoregeling van de NVWA, in aanmerking komen voor een elektrische dienstauto. Dit betreft geen persoonlijke arbeidsvoorwaarde maar een dienstauto wordt ter beschikking gesteld op basis van de sub-autoregeling van de NVWA. Deze dienstauto mag je op basis van de bijtelling plus een eigen bijdrage ook privé gebruiken.

Verlofregelingen
Voor verschillende situaties kent het Rijk verlofregelingen, zoals (aanvullend) geboorteverlof (maximaal 5 weken 100% doorbetaald), ouderschapsverlof (maximaal 9 weken 100% doorbetaald in het eerste jaar en aanvullend 75% voor 4 weken), zorgverlof en adoptie-/pleegzorgverlof.

Pensioen
De Rijksoverheid heeft een aantrekkelijke pensioensregeling bij ABP, het Algemeen Burgerlijk Pensioenfonds. Lees hier meer over de pensioensregeling bij ABP.

Extra toeslagen en vergoedingen
Voor sommige functies bij de NVWA is het nodig om buiten de reguliere kantoortijden te werken of bereikbaar te zijn. Daar staan echter ook extra toeslagen of vergoedingen tegenover. Zo kennen wij een toelage bereikbaarheids- en beschikbaarheidsdienst en een toelage onregelmatige dienst.

Bijzonderheden

• De sollicitaties worden volgens geldende afspraken in beschouwing genomen, waaronder de CAO Rijk- en NVP-sollicitatiecode.
• Voor werken bij de NVWA is een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) vereist.
• Betreft het een vacature met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op vast, dan wordt het vaste contract allereerst voorafgegaan door een jaarcontract. Bij gebleken geschiktheid volgt in beginsel na een jaar omzetting in een vast contract voor onbepaalde tijd.
• Betreft het een vacature met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op vast, maar heb jij al een vast dienstverband als rijksambtenaar? Dan behoud je dit vast dienstverband.
• Betreft de vacature in eerste instantie een functie voor bepaalde tijd, dan wordt deze vacature niet opnieuw opengesteld als deze functie vast ingebed kan worden in de organisatie en de (in eerste instantie) tijdelijke vacature vervuld werd door een interne medewerker met een vast dienstverband.
• Een online screening via bijvoorbeeld zoekmachines of sociale media, kan onderdeel zijn van het selectieproces.
• Een competentietest en/of een assessment kunnen deel uitmaken van de selectieprocedure.
• Een uitgebreide screening A of B door de Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst (AIVD) kan een vereiste zijn voor een aantal functies bij de NVWA, o.a. bij de Inlichtingen- en Opsporingsdienst (IOD).
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
• Wij nemen je sollicitatie in behandeling en komen uiterlijk 10 werkdagen na de sluitingsdatum met een reactie.
• Reageer jij op deze vacature als kandidaat met een voorrangspositie vanuit VWNW of arbeidsongeschiktheid (voorrangskandidaat)? Dan heb je naast je CV en motivatiebrief ook een aanwijs- en voordrachtbrief. De voordrachtbrief is gemaakt door de VWNW-manager. De extra documenten zoals de aanwijs- en voordrachtbrief kun je toevoegen door eerst je sollicitatie zonder aanwijs– en voordrachtbrief te verzenden en vervolgens door te klikken op de link in de bevestigingsmail van je sollicitatie. Na inloggen kun je dan de aanwijs- en voordrachtbrief toevoegen bij ‘Extra documenten’.

Meer over de functiegroep

Managementondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Organisatienaam

Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA)

Organisatieomschrijving

We vinden het in Nederland heel normaal dat de producten die we gebruiken en alles wat wij eten veilig is. Dat dieren goed worden behandeld, ook als ze voor de slacht bestemd zijn. Groente en fruit willen we gedachteloos kunnen consumeren en ook andere producten zijn ‘natuurlijk’ in orde. We willen onbekommerd in de natuur kunnen wandelen en speelgoed voor onze kinderen kopen zonder achterdocht. Als consumenten vertrouwen we daar gewoon op, voor ons is dat vanzelfsprekend.

Maar we vergeten soms dat bedrijven dagelijks hard werken aan die hoge standaard. Dat het voor ondernemers niet altijd makkelijk is om aan alle geldende wet- en regelgeving te voldoen. We vergeten ook dat de overheid daarop toeziet. Veiligheid klinkt zo eenvoudig, maar dat is het niet.

Wat doet de NVWA?
De medewerkers van de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA) werken dagelijks hard om die standaard te behouden. In gesprek met ondernemers in de horeca, de slachterijen, de plantenteelt en met andere producenten ziet de NVWA toe op de voedsel- en productveiligheid, plantgezondheid en het welzijn van dieren, natuur en milieu. Met (inter)nationale wet- en regelgeving in de hand. We gaan uit van vertrouwen, maar tegen ondernemers die het niet zo nauw nemen, treden we stevig op. In het belang van de samenleving.

Wij kijken scherp waar de grootste risico’s zitten en waar toezicht het hardst nodig is, zodat we consumenten en anderen tijdig kunnen informeren. Ook heeft de NVWA een belangrijke rol bij exportkeuringen en bij de import van producten in Europa.

Waar staat de NVWA voor?
De NVWA is verantwoordelijk voor het toezicht op dierenwelzijn, diergezondheid, voedselveiligheid, productveiligheid, tabaks- en alcoholontmoediging, plantgezondheid en natuur en milieu.

De Rijksoverheid streeft ernaar een werkgever te zijn waar iedere medewerker, ongeacht leeftijd, sekse, geaardheid, etnische afkomst en arbeidsbeperking voor wil werken. Werken aan maatschappelijke vraagstukken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever en innovatiever. Dat maakt het werk waardevol en uitdagend.

Wij werken in opdracht van de ministeries van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) en van Landbouw,Visserij, Voedselzekerheid en Natuur (LVVN). Zij maken het beleid en de regels waar bedrijven zich aan moeten houden.

Als toezichthouder doen wij controles en keuringen, en spreken bedrijven aan op hun rol in de maatschappij en de geldende regels. Als het nodig is grijpen we in.

Organisatie-URL

Afdelingsnaam

Directiestaf

Afdelingsomschrijving

De NVWA bestaat uit vier directies, waarvan de directie Strategie er één is. Een onderdeel van deze directie is de Directiestaf, deze is verantwoordelijk voor bestuurlijke, procesmatige en administratieve ondersteuning.

Onder de directiestaf vallen ook de managementondersteuners.

De werksfeer is open, ongedwongen en informeel. Wij bieden jou veel kansen voor persoonlijke en professionele ontwikkeling. Jouw werk binnen de NVWA doet er toe!
In deze functie ben je de steunpilaar voor directeuren en/of managers. Collega’s kunnen op jou bouwen en naast jouw vaste takenpakket is er veel ruimte voor eigen inbreng. Zo heeft de NVWA diverse netwerken, waaronder het MO-netwerk. Dit is het managementondersteuners netwerk waarin collega’s informatie met elkaar delen, en er worden leuke activiteiten georganiseerd zodat je elkaar beter leert kennen.

Afdeling-URL

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Anouk van Aarsen

0611863618

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Wingyan Li
w.y.li@nvwa.nl