Managementondersteuner Onderwijsinstellingen (OI)

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

Ontzorg jij de directeur van Onderwijsinstellingen? 
Regelen, vooruitkijken, organiseren, inplannen, meedenken en natuurlijk beschikbaar zijn én daarbij samenwerken met fijne collega’s. Bij de directie OI van DUO zoeken wij een managementondersteuner. Iemand die zorgt dat alles soepel verloopt, die de behoeften van de directeur goed aanvoelt en hier proactief op inspeelt. 

Directie Onderwijsinstellingen
De directie OI zorgt ervoor dat scholen en instellingen tijdig en op de juiste wijze van geld worden voorzien. Daarnaast levert OI vernieuwende informatieproducten en programma- en projectmanagers die DUO-breed worden ingezet. OI is een financierings- en expertisecentrum voor het ministerie van OCW en de onderwijsinstellingen.

Jij ondersteunt direct de directeur van OI. Je hebt bovendien een coördinerende rol binnen het team van managementondersteuners dat onderdeel is van het Stafbureau van de directie OI.

Beschrijving werkzaamheden 
Als managementondersteuner S8 ben jij het eerste aanspreekpunt en de directe ondersteuner voor de directeur. De directeur OI werkt afwisselend in Den Haag en Groningen of hybride. Dit vraagt van jou een houding die hierbij past. Onderdeel van deze baan is een wekelijkse dienstreis naar Den Haag/Groningen, Utrecht of Zwolle.

Als managementondersteuner S8 coördineer je de collega-managementondersteuners in het team. Je verdeelt de werkzaamheden die er binnen de directie te doen zijn. Dit vraagt om een klantgerichte en gestructureerde aanpak: zowel de directeur als collega’s hebben je (aandacht) nodig en alle voorkomende werkzaamheden moeten een plek krijgen.

Als managementondersteuner ben je een belangrijke factor voor de directeur. Zij moet op je kunnen bouwen en vertrouwen in haar dagelijkse werk:
•    Je beheert de agenda, plant en bewaakt overleggen en zorgt hierbij dat alles goed is voorbereid in Outlook, Teams of live. 
•    Je organiseert vergaderingen en besprekingen, bereidt ze voor en verzamelt stukken, controleert de voortgang, legt gegevens vast, archiveert, notuleert en ontvangt bezoekers.
•    Je handelt binnenkomende mail en telefoon af en beoordeelt de inhoud hiervan. 
•    Je beoordeelt de prioriteit en gevoeligheid van afspraken, telefoon, (post) en mail. 
•    Je bereidt het maandelijkse overleg met de onderdeelcommissie (OC-OI) van de OR voor en zorgt voor de verslaglegging tijdens de bijeenkomsten.

Je hebt veel contact met verschillende collega’s binnen en buiten de directie. Het spreekt voor zich dat vertrouwen en integriteit belangrijk zijn voor jou. Je bent in staat om zelfstandig te werken en om een krachtige bijdrage aan het team te leveren. Bovendien ben je nieuwsgierig en leergierig: de verwachting is dat deze functie zich de komende jaren als gevolg van AI sterk gaat ontwikkelen.

Functie-eisen

•    Je beschikt over een MBO+ werk- en denkniveau en je kunt dit onderbouwen door voorbeelden te geven van opdrachten of ervaringen. 
•    Ervaring als managementondersteuner is in deze functie onmisbaar. 
•    Je hebt een hoge mate van zelfstandigheid en natuurlijk overwicht om het team te kunnen coördineren van de pool en daarnaast je eigen werk te organiseren. 
•    Je vindt het werken in een dynamische en politiek gevoelige omgeving leuk en aantrekkelijk. Het is belangrijk dat je flexibel bent en snel kunt schakelen bij adhoc vragen.

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. Zo mag je maximaal € 2.000,00 IKB-budget per jaar gebruiken voor het fiscaalvriendelijk aflossen van je persoonlijke studieschuld bij DUO. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer. Ook bieden we je de mogelijkheid om de voor jou belangrijke feestdagen te vieren zonder dat je daar een vrije dag voor hoeft op te nemen. Hemelvaartsdag en/of 2e pinksterdag kun je bijvoorbeeld inruilen voor een andere feestdag. Hierover maak je afspraken met je leidinggevende.

Bijzonderheden

• We ontvangen graag je reactie uiterlijk op 1 juni 2026. De gesprekken vinden plaats in week 24.
• Na de sluitingsdatum zijn de vacaturetekst en de gegevens van de contactpersonen online niet meer zichtbaar. Om te voorkomen dat je deze moet opvragen, vragen wij je de vacaturetekst te downloaden en te bewaren.
• Controleer regelmatig je ongewenste/spam e-mailmap. Het kan voorkomen dat mailwisseling vanuit DUO in deze map(pen) terechtkomt.
• Ben je een intermediair? Wij werven zelf of met onze vaste partners via het Rijksinkoopstelsel. Acquisitie is niet gewenst.

Meer over de functiegroep

Managementondersteuner​

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Organisatienaam

Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO)

Organisatieomschrijving

Bij de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) werk jij aan momenten die ertoe doen. Denk aan het starten met een studie, slagen voor een examen of het behalen van een diploma dat telt. Grote kans dat je ons al kent van één van die stappen.

Samen met duizenden collega’s zorgen we ervoor dat studenten, onderwijsinstellingen en inburgeraars op ons kunnen rekenen. We regelen studiefinanciering, organiseren examens en erkennen diploma’s. Ook helpen we onderwijsinstellingen bij het uitwisselen van gegevens, het werken met onze systemen en het regelen van de financiering van onderwijs.

In ons werk denken we steeds vanuit de mensen die onze diensten gebruiken. We zorgen voor duidelijke informatie en betrouwbare dienstverlening, zodat mensen verder kunnen met hun studie, werk of toekomst.

We werken voor mensen in heel Nederland. Daarom vinden we het belangrijk dat verschillende achtergronden en perspectieven samenkomen in onze organisatie. Zo begrijpen we beter wat mensen nodig hebben en kunnen we onze dienstverlening blijven verbeteren. Daarom staan alle vacatures ook open voor mensen uit het doelgroepregister van de Banenafspraak. Meer weten? Kijk hier voor meer informatie.

Organisatie-URL

Afdelingsnaam

Afdelingsomschrijving

Afdeling-URL

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Roos Danse, manager
roos.danse@duo.nl

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Sylvia Goetstouwers, hr-businesspartner
sylvia.goetstouwers@duo.nl