Managementondersteuner Werving en Selectie

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

Als managementondersteuner Werving en Selectie ben je verantwoordelijk voor de planning en organisatie van alle werving- en selectieprocedures binnen de directies Handelstoezicht en Slachttoezicht. Je bent de verbindende schakel tussen kandidaten, vacaturehouders, selectiecommissies en HR. Dankzij jouw organisatietalent en overzicht verlopen sollicitatieprocedures efficiënt, zorgvuldig en tijdig volgens planning. Wij zoeken een flexibele kracht want je ondersteunt meerdere procedures tegelijkertijd. Je standplaats is Utrecht, maar hybride werken is zeker een mogelijkheid. 

Vanaf het moment dat een vacature gepubliceerd wordt, neem jij de planning en organisatie van de sollicitatieprocedure in handen. Je stemt agenda's af met kandidaten en selectiecommissies, plant sollicitatie- en arbeidsvoorwaardengesprekken, reserveert geschikte ruimtes en zorgt ervoor dat de kandidaat is aangemeld bij de receptie. Je zorgt ervoor dat alle betrokkenen tijdig beschikken over de juiste informatie en uitnodigingen.

Je onderhoudt telefonisch en schriftelijk contact met kandidaten en bent voor hen een belangrijk aanspreekpunt gedurende de procedure. Je beantwoordt vragen, plant afspraken en zorgt voor een professionele en gastvrije ervaring.

Je bewaakt de voortgang van meerdere werving en selectieprocedures tegelijk. Je houdt overzicht, signaleert wanneer acties uitblijven of planningen onder druk komen te staan en stemt hierover af met collega's. 

Je werkt nauw samen met vacaturehouders, managementondersteuners, HR collega's en selectiecommissies. Daarnaast denk je mee over het verbeteren van werkprocessen en draag je bij aan een efficiënte en uniforme werkwijze binnen de werving en selectie van beide directies.

Klinkt bovenstaande voor jou interessant en ben jij de organisatietalent waar we naar op zoek zijn? Dan zien we je sollicitatie graag tegemoet! De 1e gespreksronde vindt plaats op maandag 10 augustus en de 2e gespreksronde op woensdag 12 augustus. Beide gesprekken vinden plaats bij ons op kantoor in Utrecht. 

Functie-eisen

Ben jij een managementondersteuner die energie krijgt van plannen, organiseren en het coördineren van meerdere processen tegelijk? Werk je nauwkeurig, behoud je overzicht en communiceer je gemakkelijk met verschillende doelgroepen? Dan maken wij graag kennis met je.

Je voldoet aan de volgende eisen:
•    Minimaal mbo 4 werk en denkniveau;
•    Ervaring met plannen en organiseren van complexe agenda's of processen;
•    Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden;
•    Een klantgerichte en dienstverlenende instelling;
•    Het vermogen om overzicht te houden en prioriteiten te stellen;
•    Een proactieve en zelfstandige werkhouding;
•    Goede vaardigheden in Microsoft Office;
•    Ervaring als managementondersteuner is een pre;
•    Ervaring binnen de Rijksoverheid of met werving en selectie is een pre.

Competenties
•    Plannen en organiseren
•    Proactief handelen
•    Flexibiliteit
•    Overzicht bewaren onder druk
•    Communicatief sterk en assertief
•    Integriteit

In plaats van een traditionele motivatiebrief ontvangen we graag jouw antwoorden op onderstaande vier vragen. Zo krijgen we een goed beeld van wie jij bent, hoe jij werkt en hoe jouw kwaliteiten aansluiten bij deze functie.
Beantwoord de vragen concreet (in ongeveer een A4):
1.    Overzicht en prioriteiten
Beschrijf een situatie waarin je met veel verschuivende agenda’s of prioriteiten te maken had. Hoe hield jij overzicht en zorgde je dat het werk toch doorliep?

2.    Stevigheid en grenzen bewaken
Het komt voor dat collega's een sollicitatieprocedure sneller willen laten verlopen dan organisatorisch haalbaar is. Hoe ga jij om met dergelijke verwachtingen en hoe bewaak je de kwaliteit van het proces?

3.    Proactief signaleren en meedenken
Een belangrijk deel van je werk is het volgen van actiepunten en het signaleren als iets vastloopt. Hoe zorg jij dat gemaakte afspraken niet van de radar verdwijnen? Geef een voorbeeld uit jouw ervaring.

4.    Samenwerken en organisatiesensitiviteit
Deze functie vraagt dat je goed kunt samenwerken en snel de juiste mensen weet te vinden in een complexe organisatie. Hoe bouw jij een netwerk op en zorg je dat je invloed kunt uitoefenen zonder formele bevoegdheid?

De NVWA werkt hard aan een maatschappelijk representatief personeelsbestand en hecht veel waarde aan een inclusief aannamebeleid. Wij moedigen daarom iedereen aan om te solliciteren, ongeacht (culturele)achtergrond, leeftijd, genderidentiteit, religie, Arbeidsbijzonderheid of geaardheid.

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast een inwerkprogramma dat past bij jouw functie en ruime opleidings- en/of coaching mogelijkheden voor jouw verdere professionele ontwikkeling, bieden we ook de onderstaande secundaire arbeidsvoorwaarden:

Individueel Keuze Budget
Je krijgt een Individueel Keuzebudget (IKB) van 16,50% van je bruto jaarsalaris. Je kunt je IKB bijvoorbeeld laten uitbetalen, bijvoorbeeld per maand of per jaar, maar je kunt ook extra verlofuren kopen. Daarnaast kun je je IKB gebruiken om belastingvrij een (elektrische) fiets voor woon-werkverkeer aan te schaffen, je thuiskantoor in te richten, fiscaal voordelig je studieschuld af te lossen tot een max van €2000,- per jaar of zelfs je woning te verduurzamen. Om dit aan te moedigen biedt de Rijksoverheid bovenop het IKB hierbij ook een werkgeversbijdrage.

Vakantiedagen
Per jaar heb je recht op 144 vakantie-uren en 64 IKB-verlofuren, wanneer je 36 uur per week werkt. Werk je meer of minder? Dan worden deze uren naar verhouding berekend. En heb je wat minder behoefte aan vakantie? Dan kun je je er ook voor kiezen om je 64 IKB-verlofuren uit te laten betalen of laten toevoegen aan je IKB-spaarverlof

Reiskostenvergoeding
Je ontvangt een mobiliteitskaart waarmee je voor woon-werk verkeer 2e klas met de trein kunt reizen. Daarnaast kun je deze gebruiken voor dienstreizen indien je naar andere locaties moet voor je werk. Ga je met de fiets naar het werk? Dan ontvang je per gefietste kilometer een reiskostenvergoeding.
Indien het voor je werkzaamheden noodzakelijk is kun je onder bepaalde voorwaarden, die staan in de sub-autoregeling van de NVWA, in aanmerking komen voor een elektrische dienstauto. Dit betreft geen persoonlijke arbeidsvoorwaarde maar een dienstauto wordt ter beschikking gesteld op basis van de sub-autoregeling van de NVWA. Deze dienstauto mag je op basis van de bijtelling plus een eigen bijdrage ook privé gebruiken.

Verlofregelingen
Voor verschillende situaties kent het Rijk verlofregelingen, zoals (aanvullend) geboorteverlof (maximaal 5 weken 100% doorbetaald), ouderschapsverlof (maximaal 9 weken 100% doorbetaald in het eerste jaar en aanvullend 75% voor 4 weken), zorgverlof en adoptie-/pleegzorgverlof.

Pensioen
De Rijksoverheid heeft een aantrekkelijke pensioensregeling bij ABP, het Algemeen Burgerlijk Pensioenfonds. Lees hier meer over de pensioensregeling bij ABP.

Extra toeslagen en vergoedingen
Voor sommige functies bij de NVWA is het nodig om buiten de reguliere kantoortijden te werken of bereikbaar te zijn. Daar staan echter ook extra toeslagen of vergoedingen tegenover. Zo kennen wij een toelage bereikbaarheids- en beschikbaarheidsdienst en een toelage onregelmatige dienst.

Bijzonderheden

• De sollicitaties worden volgens geldende afspraken in beschouwing genomen, waaronder de CAO Rijk- en NVP-sollicitatiecode.
• Voor werken bij de NVWA is een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) vereist.
• Betreft het een vacature met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op vast, dan wordt het vaste contract allereerst voorafgegaan door een jaarcontract. Bij gebleken geschiktheid volgt in beginsel na een jaar omzetting in een vast contract voor onbepaalde tijd.
• Betreft het een vacature met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op vast, maar heb jij al een vast dienstverband als rijksambtenaar? Dan behoud je dit vast dienstverband.
• Betreft de vacature in eerste instantie een functie voor bepaalde tijd, dan wordt deze vacature niet opnieuw opengesteld als deze functie vast ingebed kan worden in de organisatie en de (in eerste instantie) tijdelijke vacature vervuld werd door een interne medewerker met een vast dienstverband.
• Een online screening via bijvoorbeeld zoekmachines of sociale media, kan onderdeel zijn van het selectieproces.
• Een competentietest en/of een assessment kunnen deel uitmaken van de selectieprocedure.
• Een uitgebreide screening A of B door de Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst (AIVD) kan een vereiste zijn voor een aantal functies bij de NVWA, o.a. bij de Inlichtingen- en Opsporingsdienst (IOD).
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
• Wij nemen je sollicitatie in behandeling en komen uiterlijk 10 werkdagen na de sluitingsdatum met een reactie.
• Reageer jij op deze vacature als kandidaat met een voorrangspositie vanuit VWNW of arbeidsongeschiktheid (voorrangskandidaat)? Dan heb je naast je CV en motivatiebrief ook een aanwijs- en voordrachtbrief. De voordrachtbrief is gemaakt door de VWNW-manager. De extra documenten zoals de aanwijs- en voordrachtbrief kun je toevoegen door eerst je sollicitatie zonder aanwijs– en voordrachtbrief te verzenden en vervolgens door te klikken op de link in de bevestigingsmail van je sollicitatie. Na inloggen kun je dan de aanwijs- en voordrachtbrief toevoegen bij ‘Extra documenten’.

Meer over de functiegroep

Managementondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Organisatienaam

Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA)

Organisatieomschrijving

We vinden het in Nederland heel normaal dat de producten die we gebruiken en alles wat wij eten veilig is. Dat dieren goed worden behandeld, ook als ze voor de slacht bestemd zijn. Groente en fruit willen we gedachteloos kunnen consumeren en ook andere producten zijn ‘natuurlijk’ in orde. We willen onbekommerd in de natuur kunnen wandelen en speelgoed voor onze kinderen kopen zonder achterdocht. Als consumenten vertrouwen we daar gewoon op, voor ons is dat vanzelfsprekend.

Maar we vergeten soms dat bedrijven dagelijks hard werken aan die hoge standaard. Dat het voor ondernemers niet altijd makkelijk is om aan alle geldende wet- en regelgeving te voldoen. We vergeten ook dat de overheid daarop toeziet. Veiligheid klinkt zo eenvoudig, maar dat is het niet.

Wat doet de NVWA?
De medewerkers van de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA) werken dagelijks hard om die standaard te behouden. In gesprek met ondernemers in de horeca, de slachterijen, de plantenteelt en met andere producenten ziet de NVWA toe op de voedsel- en productveiligheid, plantgezondheid en het welzijn van dieren, natuur en milieu. Met (inter)nationale wet- en regelgeving in de hand. We gaan uit van vertrouwen, maar tegen ondernemers die het niet zo nauw nemen, treden we stevig op. In het belang van de samenleving.

Wij kijken scherp waar de grootste risico’s zitten en waar toezicht het hardst nodig is, zodat we consumenten en anderen tijdig kunnen informeren. Ook heeft de NVWA een belangrijke rol bij exportkeuringen en bij de import van producten in Europa.

Waar staat de NVWA voor?
De NVWA is verantwoordelijk voor het toezicht op dierenwelzijn, diergezondheid, voedselveiligheid, productveiligheid, tabaks- en alcoholontmoediging, plantgezondheid en natuur en milieu.

De Rijksoverheid streeft ernaar een werkgever te zijn waar iedere medewerker, ongeacht leeftijd, sekse, geaardheid, etnische afkomst en arbeidsbeperking voor wil werken. Werken aan maatschappelijke vraagstukken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever en innovatiever. Dat maakt het werk waardevol en uitdagend.

Wij werken in opdracht van de ministeries van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) en van Landbouw,Visserij, Voedselzekerheid en Natuur (LVVN). Zij maken het beleid en de regels waar bedrijven zich aan moeten houden.

Als toezichthouder doen wij controles en keuringen, en spreken bedrijven aan op hun rol in de maatschappij en de geldende regels. Als het nodig is grijpen we in.

Organisatie-URL

Afdelingsnaam

Handelstoezicht

Afdelingsomschrijving

De afdeling Algemene taken heeft als doel om de directeur Handelstoezicht en het management secretarieel en bedrijfsmatig te ondersteunen. Dit houdt in dat de managementondersteuners zijn ondergebracht in een team managementondersteuning en dat functionarissen die zich bezighouden met Finance/Control, WOO-coördinatie en Retributie zijn ondergebracht in het team Regie. Daarnaast zijn alle IV ICT en Data taken ondergebracht in het team IV ICT & Data. Het team Managementondersteuning valt weliswaar binnen de directie handelstoezicht maar werkt gelijk verdeeld ook voor de managers in de directie Slachttoezicht. 

Afdeling-URL

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Anouk Post-van Bommel (teamleider)
a.e.post-vanbommel@nvwa.nl
06-13182745

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Wingyan Li (recruitment adviseur)
w.y.li@nvwa.nl