Medewerker Administratie

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

De medewerker administratie bij afdeling Innovatie, Techniek & Administratie (ITA) ondersteunt de team coördinator Administratie team die primair verantwoordelijk is voor informatievoorziening, waaronder rapportages, planning en sturingsinformatie. Als medewerker administratie houdt je toezicht op de voortgang van diverse werkstromen en het nakomen van afspraken met verschillende stakeholders voor de afdeling ITA.

Je bent verantwoordelijk voor het aanleveren van informatie waar het gaat om de aspecten tijd/planning, geld/budget, kwaliteit, scope en risicobeheersing.

Hij/zij is hierbij verantwoordelijk voor:
•    Signaleren van knelpunten in processen en IT systemen t.a.v. het opname proces;
•    Genereren en analyseren van informatie uit de systemen;
•    Voorbereiden van acties die knelpunten in processen en IT systemen oplossen;
•    Meedenken aan verbeter- en veranderinitiatieven op proces en IT gebied;
•    Opstellen van korte en middellange termijn planningen en prognoses in Excel.

Een medewerker administratie ITA:
•    Stelt voortgangsrapportages op voor de productie zodat de teamcoördinatoren/projectleiders en manager kunnen sturen op voortgang en er een duidelijk beeld is van de stand van zaken op elk moment.
•    Draagt zorgt voor een adequate levering, het opstellen en archiveren van documentatie.
•    Vergaart informatie door middel van gesprekken met betrokkenen en zoeken binnen verschillende systemen voor financiën, planning en kwaliteit.
•    Rapporteert middels gestandaardiseerde voortgangrapportages voorzien van de mogelijke risico’s en gevolgen hiervan op gebied van planning en kosten.
•    Stuurt continue actief op beheersmaatregelen.

Als medewerker administratie binnen ITA word je hiërarchisch aangestuurd door de afdelingshoofd ITA en word je functioneel aangestuurd door de teamcoördinator van team Administratie.

Functie-eisen

Eisen:
•    Minimaal MBO 4 werk- en denkniveau.
•    Minimaal 2 jaar ervaring op het gebied van projectadministratie en procesbeheersing.
•    Ervaring met het exporteren van rauwe systeem data uit IT-systemen en verwerken tot kwalitatieve analyses

Aantoonbare werkervaring:
•    In een uitvoering-/projectorganisatie met verschillende data- en bronsystemen:
•    Met operationeel plannen en sturen
•    Het werken aan en voorbereiden van verbeter- en veranderinitiatieven t.a.v. processen en IT-systemen.

Competenties:
•    Analyseren
•    Integriteit
•    Klantgerichtheid
•    Plannen-en-organiseren
•    Reflectievermogen op eigen handelen
•    Samenwerken
•    Zelfontwikkeling

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast je bijdrage aan een veilig thuis voor Groningers ontvang je goede arbeidsvoorwaarden, zoals:  

Een Individueel Keuze Budget (IKB) van 16,50% boven op je salaris waarvan 8% vakantiegeld. Zo kun je met dit arbeidsvoorwaardenpakket kiezen voor extra vakantiedagen, salaris of een fiscaalvriendelijk doel. Naast 4 weken vakantieverlof bouw je IKB- uren op die je kunt opnemen of uitbetalen.  

Daarnaast hechten wij waarde aan een gezonde werk- privé balans en bieden de mogelijkheid om hybride te werken, afhankelijk van je functie. Verder krijg je een fietsbudget van €500, een fietskostenvergoeding van € 0,21 per kilometer of volledige vergoeding voor het openbaar vervoer voor woon- werkverkeer.  

Ook kun je opleidingen volgen via het Leerportaal van NCG. Zo werk je aan jouw persoonlijke en professionele ontwikkeling.  

Tot slot kun je meedoen aan leuke activiteiten buiten het werk om zoals padel, de 4 mijl en andere evenementen. 

Bijzonderheden

Hoe ziet je sollicitatie eruit?  

• Allereerst wordt beoordeeld of een voorrangskandidaat binnen de Rijksoverheid in aanmerking komt voor deze functie. Als je bij de Rijksoverheid werkt kun je voor deze functie gedetacheerd worden. 
• Daarna beoordelen we op basis van je sollicitatie of we een goede match zijn.  
• Op 12 februari vinden de selectiegesprekken plaats. Houd hier alvast rekening mee in je agenda.  

 
Als er een match is doen we je in een tweede gesprek een aanbod en vertellen we je alles over je onboarding tijdens het Sterke Startgesprek. Hierna ben je klaar om te beginnen!  
 
Om goed van start te gaan krijg je een laptop en telefoon in bruikleen en een thuiswerk/verduurzamingsbudget van €750. 

Je onboardingsreis bij NCG bestaat uit Sterke Startdagen, waarbij je meer leert over het aardbevingsdossier, de organisatie en leer je nieuwe collega's kennen. Verder werkt NCG met een buddy systeem en gaat een collega jou inwerken.

Meer over de functiegroep

Medewerker Administratie​

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Organisatienaam

Nationaal Coördinator Groningen (NCG)

Organisatieomschrijving

Nationaal Coördinator Groningen (NCG) werkt aan het onderzoeken en versterken van gebouwen in de kern van het aardbevingsgebied. Samen zorgen wij ervoor dat iedereen in de provincie Groningen veilig kan wonen, werken en naar school kan gaan. De NCG werkt hiervoor samen met vijf gemeenten, de provincie Groningen, woningcorporaties, de Rijksoverheid en het IMG.

Ons hoofdkantoor is gevestigd in het centrum van Groningen. Ook hebben we zeven kantoren verspreid over de provincie en een kantoor in Den Haag. Sinds 2020 voert NCG de versterkingsoperatie uit. Het is daardoor nog een redelijk jonge overheidsorganisatie die snel groeit. We zijn daarom doorlopend op zoek naar goede mensen zoals jij. NCG kenmerkt zich door een informele sfeer waarin collega’s elkaar makkelijk opzoeken. Of dat nu op het hoofdkantoor of in de regio is.

Kijk hier voor meer informatie over werken bij de NCG. 

Organisatie-URL

Afdelingsnaam

Directie Dienstverlening

Afdelingsomschrijving

Woningen en gebouwen in het Groninger aardbevingsgebied worden veilig gemaakt dankzij jou. De bewoners nemen jouw rol daarin zeer serieus. Gebouwen in Groningen die niet aan de veiligheidsnorm voldoen, kunnen op versterking rekenen. Belangrijk voor de regio, maar natuurlijk vooral voor de bewoners. Die rekenen op het bouwkundige oordeel van de afdeling ITA, waar jij aan bijdraagt als medewerker administratie.

Afdeling-URL

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Babak Gerami, Manager ITA

0629647783

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Sander Fennema, Adviseur Mobiliteit (ook bereikbaar via Whatsapp)

0655356315