Medewerker Postkamer

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

Ben jij nauwkeurig, dienstverlenend, en werk jij graag samen met collega’s en klanten? Kun jij snel schakelen en krijg je energie van het afhandelen van diverse taken? Dan is de functie medewerker Postkamer bij de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA) wellicht iets voor jou! 

Wat ga je doen?
Als medewerker Postkamer ben jij een belangrijke schakel in de verwerking van inkomende en uitgaande post. Je zorgt ervoor dat de post ’s ochtends snel en efficiënt wordt gescand en digitaal wordt doorgestuurd naar de juiste afdeling of persoon. Aan het einde van de dag zorg je ervoor dat de uitgaande post op tijd klaarstaat voor de postleverancier, zodat alles op tijd wordt verzonden. Voor grotere mailings maak je gebruik van de couverteermachine. 

Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het scannen en registeren van post in het documentmanagementsysteem, en beantwoord je vragen over de binnengekomen post, pakketten en mailings. Maar jouw rol stopt niet alleen bij postverwerking; je biedt ook ondersteuning aan interne klanten van de NVWA, zowel aan de balie als digitaal, door vragen over onze dienstverlening te beantwoorden. 

Samengevat zijn jouw taken:
•    Verwerken van inkomende en uitgaande post en pakketten
•    Scannen en registeren van documenten in het systeem
•    Beheren van abonnementen op tijdschriften en boeken
•    Verzorgen van mailings
•    Ondersteunen van collega’s bij vragen over de dienstverlening van het team

Samen met je team zorg je ervoor dat alle werkzaamheden efficiënt en binnen de afgesproken tijdslijnen worden uitgevoerd. Jullie dragen bij aan het behalen van de jaardoelen van de postkamer en ondersteunen elkaar waar nodig. 

Voor de dagelijkse werkzaamheden word je aangestuurd door een coördinator. Het Team Documentaire Informatievoorziening staat onder leiding van een teamleider.

Functie-eisen

Wij zijn op zoek naar een flexibele en coöperatieve medewerker die zelfstandig en in teamverband kan werken. Je bent een doorzetter, stressbestendig en klantgericht. Je denkt actief mee over procesverbeteringen en hebt ervaring met digitalisering. 

Daarnaast zien wij graag het volgende:
•    MBO werk- en denkniveau, bij voorkeur een afgeronde opleiding in informatiebeheer of informatiedienstverlening. 
•    Ervaring met postverwerking, documentregistratie en digitalisering/scanwerkzaamheden.
•    Kennis en ervaring met dashboard-sturing, administratieve en postlogistieke taken is een pré.

Competenties:  
•    Klantgerichtheid
•    Samenwerken
•    Plannen en organiseren
•    Zelfontwikkeling 

De NVWA werkt hard aan een maatschappelijk representatief personeelsbestand en hecht veel waarde aan een inclusief aannamebeleid. Wij moedigen daarom iedereen aan om te solliciteren, ongeacht (culturele)achtergrond, leeftijd, genderidentiteit, religie, arbeidsbijzonderheid of geaardheid.a

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast een inwerkprogramma dat past bij jouw functie en ruime opleidings- en/of coaching mogelijkheden voor jouw verdere professionele ontwikkeling, bieden we ook de onderstaande secundaire arbeidsvoorwaarden:

Individueel Keuze Budget
Je krijgt een Individueel Keuzebudget (IKB) van 16,50% van je bruto jaarsalaris. Je kunt je IKB bijvoorbeeld laten uitbetalen, bijvoorbeeld per maand of per jaar, maar je kunt ook extra verlofuren kopen. Daarnaast kun je je IKB gebruiken om belastingvrij een (elektrische) fiets voor woon-werkverkeer aan te schaffen, je thuiskantoor in te richten, fiscaal voordelig je studieschuld af te lossen tot een max van €2000,- per jaar of zelfs je woning te verduurzamen. Om dit aan te moedigen biedt de Rijksoverheid bovenop het IKB hierbij ook een werkgeversbijdrage.

Vakantiedagen
Per jaar heb je recht op 144 vakantie-uren en 64 IKB-verlofuren, wanneer je 36 uur per week werkt. Werk je meer of minder? Dan worden deze uren naar verhouding berekend. En heb je wat minder behoefte aan vakantie? Dan kun je je er ook voor kiezen om je 64 IKB-verlofuren uit te laten betalen of laten toevoegen aan je IKB-spaarverlof

Reiskostenvergoeding
Je ontvangt een mobiliteitskaart waarmee je voor woon-werk verkeer 2e klas met de trein kunt reizen. Ga je met de fiets naar het werk? Dan ontvang je per gefietste kilometer €0,21 aan reiskostenvergoeding.
.Mocht je een ambulante functie hebben, dan kom je in veel gevallen ook in aanmerking voor een elektrische dienstauto. Deze mag je op basis van bijtelling plus een eigen bijdrage daarnaast ook privé gebruiken.

Verlofregelingen
Voor verschillende situaties kent het Rijk verlofregelingen, zoals (aanvullend) geboorteverlof (maximaal 5 weken 100% doorbetaald), ouderschapsverlof (maximaal 9 weken 100% doorbetaald in het eerste jaar en aanvullend 75% voor 4 weken), zorgverlof en adoptie-/pleegzorgverlof.

Pensioen
De Rijksoverheid heeft een aantrekkelijke pensioensregeling bij ABP, het Algemeen Burgerlijk Pensioenfonds. Lees hier meer over de pensioensregeling bij ABP.

Extra toeslagen en vergoedingen
Voor sommige functies bij de NVWA is het nodig om buiten de reguliere kantoortijden te werken of bereikbaar te zijn. Daar staan echter ook extra toeslagen of vergoedingen tegenover. Zo kennen wij een toelage bereikbaarheids- en beschikbaarheidsdienst en een toelage onregelmatige dienst.

Bijzonderheden

• De sollicitaties worden volgens geldende afspraken in beschouwing genomen, waaronder de CAO Rijk- en NVP-sollicitatiecode.
• Voor werken bij de NVWA is een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) vereist.
• Betreft het een vacature met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op vast, dan wordt het vaste contract allereerst voorafgegaan door een jaarcontract. Bij gebleken geschiktheid volgt in beginsel na een jaar omzetting in een vast contract voor onbepaalde tijd.
• Betreft het een vacature met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op vast, maar heb jij al een vast dienstverband als rijksambtenaar? Dan behoud je dit vast dienstverband.
• Betreft de vacature in eerste instantie een functie voor bepaalde tijd, dan wordt deze vacature niet opnieuw opengesteld als deze functie vast ingebed kan worden in de organisatie en de (in eerste instantie) tijdelijke vacature vervuld werd door een interne medewerker met een vast dienstverband.
• Een online screening via bijvoorbeeld zoekmachines of sociale media, kan onderdeel zijn van het selectieproces.
• Een competentietest en/of een assessment kunnen deel uitmaken van de selectieprocedure.
• Een uitgebreide screening A of B door de Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst (AIVD) kan een vereiste zijn voor een aantal functies bij de NVWA, o.a. bij de Inlichtingen- en Opsporingsdienst (IOD).
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Meer over de functiegroep

Medewerker Facilitair Management

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Organisatienaam

Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA)

Organisatieomschrijving

We vinden het in Nederland heel normaal dat de producten die we gebruiken en alles wat wij eten veilig is. Dat dieren goed worden behandeld, ook als ze voor de slacht bestemd zijn. Groente en fruit willen we gedachteloos kunnen consumeren en ook andere producten zijn ‘natuurlijk’ in orde. We willen onbekommerd in de natuur kunnen wandelen en speelgoed voor onze kinderen kopen zonder achterdocht. Als consumenten vertrouwen we daar gewoon op, voor ons is dat vanzelfsprekend.

Maar we vergeten soms dat bedrijven dagelijks hard werken aan die hoge standaard. Dat het voor ondernemers niet altijd makkelijk is om aan alle geldende wet- en regelgeving te voldoen. We vergeten ook dat de overheid daarop toeziet. Veiligheid klinkt zo eenvoudig, maar dat is het niet.

Wat doet de NVWA?
De medewerkers van de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA) werken dagelijks hard om die standaard te behouden. In gesprek met ondernemers in de horeca, de slachterijen, de plantenteelt en met andere producenten ziet de NVWA toe op de voedsel- en productveiligheid, plantgezondheid en het welzijn van dieren, natuur en milieu. Met (inter)nationale wet- en regelgeving in de hand. We gaan uit van vertrouwen, maar tegen ondernemers die het niet zo nauw nemen, treden we stevig op. In het belang van de samenleving.

Wij kijken scherp waar de grootste risico’s zitten en waar toezicht het hardst nodig is, zodat we consumenten en anderen tijdig kunnen informeren. Ook heeft de NVWA een belangrijke rol bij exportkeuringen en bij de import van producten in Europa.

Waar staat de NVWA voor?
De NVWA is verantwoordelijk voor het toezicht op dierenwelzijn, diergezondheid, voedselveiligheid, productveiligheid, tabaks- en alcoholontmoediging, plantgezondheid en natuur en milieu.

De Rijksoverheid streeft ernaar een werkgever te zijn waar iedere medewerker, ongeacht leeftijd, sekse, geaardheid, etnische afkomst en arbeidsbeperking voor wil werken. Werken aan maatschappelijke vraagstukken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever en innovatiever. Dat maakt het werk waardevol en uitdagend.

De NVWA is een Agentschap van het ministerie van Landbouw, Visserij, Voedselzekerheid en Natuur (LVVN) en het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport.

Organisatie-URL

Afdelingsnaam

Afdelingsomschrijving

Het team Documentaire Informatievoorziening (DIV) maakt deel uit van de afdeling Huisvesting en Facilitair Management (HFM) van de Directie interne organisatie. De totale HFM afdeling bestaat uit 65 medewerkers die hun werkzaamheden verrichten op meerdere locaties in Nederland. DIV omvat 15 medewerkers waar de Postkamer onderdeel van uit maakt en die onder leiding staat van een teamleider. De postkamer Utrecht heeft 5 medewerkers en een Coördinator.

De dienstverlening van de afdeling groeit mee met de ontwikkeling en behoefte van de organisatie. De aankomende jaren krijgt het team te maken met de invoering van meerdere systemen die moeten zorgen voor een beter beheer van de informatievoorziening binnen de NVWA. Dit betekent dat het aanbod van het facilitair bedrijf en DIV hier op moet blijven aansluiten. Er heerst binnen de afdeling een ongedwongen sfeer.

Afdeling-URL

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Mike Lubberts

0611740272

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Wingyan Li

0625445663