Projectmanagement ondersteuner

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

De Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA) beschermt mens, dier en natuur. Dat doen we door toezicht te houden op voedselveiligheid, dierenwelzijn, diergezondheid en productveiligheid. Sterke projecten en programma’s maken veranderingen en verbeteringen mogelijk. Als projectmanagement ondersteuner (PMO) zorg jij dat onze projecten gestructureerd, overzichtelijk en uitvoerbaar blijven.

Jouw rol als PMO
Je komt te werken binnen de Project- en interimmanagerspool (PIP). Binnen deze afdeling werk jij als PMO nauw samen met projectsecretarissen en project-/programmamanagers van PIP, waarbij jij de administratieve ruggengraat van de lopende projecten en programma's bent. Je ondersteunt de project- en programmamanagers bij het organiseren, plannen en bewaken van de projectvoortgang. Je zorgt dat processen soepel verlopen, afspraken worden nagekomen en informatie overzichtelijk beschikbaar is. Met jouw inzet zorg je er zo voor dat het projectteam zich kan richten op de inhoud. Je belangrijkste werkzaamheden zijn:

• Organiseren, voorbereiden en plannen van project overleggen, inclusief het reserveren van de vergaderruimtes, opstellen en rondsturen van de agenda, verzamelen van de benodigde documenten, verslaglegging;
• Opstellen en bijhouden van actielijsten en bewaken van de voortgang van afspraken;
• Ondersteunen bij het opstellen en actualiseren van projectplanningen en het zelfstandig achterhalen van de status van projecten;
• Ondersteunen bij het inrichten, registreren en prioriteren van het NVWA-brede portfoliomanagement;
• Beheren van projectdocumentatie en het inrichten van een overzichtelijk projectarchief;
• Ondersteunen bij het opstellen/organiseren van stakeholderanalyses;
• Ondersteunen bij financiële projectadministratie, zoals inkooporders, facturen en budgetoverzichten;
• Bijdragen aan projectcommunicatie en het up-to-date houden van project-informatie;
• Ondersteunen van de project- en programmamanagers bij de logistiek rondom bestuurlijke besluitvorming en bij het voorbereiden van notities, presentaties en voortgangsrapportages.

Naast de werkzaamheden voor de project- en programmamanagers ondersteun je de afdeling zelf, onder andere met het voorbereiden van overleggen, bijwerken van het projectportfolio, notuleren bij vergaderingen en het beheren van de PIP inbox. Het kan ook voorkomen dat jouw expertise als PMO-er NVWA-breed wordt ingezet voor een project dat niet door PIP wordt geleid.

De projecten die door de afdeling PIP worden opgepakt duren meestal zo’n 6 maanden, waardoor de inhoudelijke invulling van jouw ondersteunende werkzaamheden steeds verschillende thema’s raakt: denk bijvoorbeeld aan voedselveiligheid, digitalisering van toezicht of organisatieontwikkeling.

Als projectmanagement ondersteuner is je standplaats het hoofdkantoor van de NVWA in Utrecht, op loopafstand van station Utrecht Centraal. Het kan ook voorkomen dat je voor een projectopdracht op een andere locatie werkt. Afhankelijk van de werkzaamheden is hybride werken mogelijk, waarbij je deels vanuit huis en deels op kantoor werkt.

Spreekt deze functie je aan, en herken je jezelf in de onderstaande functie-eisen? Dan zien wij graag je sollicitatie tegemoet.

Functie-eisen

Je werkt graag in een rol waarin je overzicht brengt, structuur aanbrengt en collega’s helpt om projecten soepel te laten verlopen. Je voelt je thuis in een dynamische omgeving waarin verschillende projecten, belangen en deadlines samenkomen. Daarbij werk je nauwkeurig en gestructureerd, zonder het grotere geheel uit het oog te verliezen. Je signaleert tijdig wanneer acties blijven liggen of planningen onder druk komen te staan en schakelt daar proactief op.

In deze rol is het belangrijk dat je goed kunt samenwerken met verschillende collega’s, zoals project- en programmamanagers, inhoudelijke experts en ondersteunende afdelingen. Je bent toegankelijk, servicegericht en denkt mee over hoe processen en samenwerking efficiënter kunnen worden ingericht. Tegelijkertijd kun je zelfstandig werken en neem je verantwoordelijkheid voor het organiseren en bewaken van projectinformatie, planningen en afspraken.

Daarnaast vragen we het volgende:

• MBO/HBO werk- en denkniveau;
• Ervaring met administratieve, organisatorische of projectmatige ondersteuning, bijvoorbeeld binnen projecten, programma’s of complexe werkomgevingen;
• Goede schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden;
• Ervaring met plannen, organiseren en het bewaken van voortgang van projecten of programma’s;
• Kennis van of ervaring met projectmatig werken of met projectmanagement methodieken (zoals een PMO opleiding, Projectmatig creëren, PRINCE2, Agile of vergelijkbaar) is een pre.

Competenties

• resultaatgerichtheid
• accuraat werken
• plannen en organiseren
• analyseren

De NVWA werkt hard aan een maatschappelijk representatief personeelsbestand en hecht veel waarde aan een inclusief aannamebeleid. Wij moedigen daarom iedereen aan om te solliciteren, ongeacht (culturele)achtergrond, leeftijd, genderidentiteit, religie, Arbeidsbijzonderheid of geaardheid.

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast een inwerkprogramma dat past bij jouw functie en ruime opleidings- en/of coaching mogelijkheden voor jouw verdere professionele ontwikkeling, bieden we ook de onderstaande secundaire arbeidsvoorwaarden:

Individueel Keuze Budget
Je krijgt een Individueel Keuzebudget (IKB) van 16,50% van je bruto jaarsalaris. Je kunt je IKB bijvoorbeeld laten uitbetalen, bijvoorbeeld per maand of per jaar, maar je kunt ook extra verlofuren kopen. Daarnaast kun je je IKB gebruiken om belastingvrij een (elektrische) fiets voor woon-werkverkeer aan te schaffen, je thuiskantoor in te richten, fiscaal voordelig je studieschuld af te lossen tot een max van €2000,- per jaar of zelfs je woning te verduurzamen. Om dit aan te moedigen biedt de Rijksoverheid bovenop het IKB hierbij ook een werkgeversbijdrage.

Vakantiedagen
Per jaar heb je recht op 144 vakantie-uren en 64 IKB-verlofuren, wanneer je 36 uur per week werkt. Werk je meer of minder? Dan worden deze uren naar verhouding berekend. En heb je wat minder behoefte aan vakantie? Dan kun je je er ook voor kiezen om je 64 IKB-verlofuren uit te laten betalen of laten toevoegen aan je IKB-spaarverlof

Reiskostenvergoeding
Je ontvangt een mobiliteitskaart waarmee je voor woon-werk verkeer 2e klas met de trein kunt reizen. Daarnaast kun je deze gebruiken voor dienstreizen indien je naar andere locaties moet voor je werk. Ga je met de fiets naar het werk? Dan ontvang je per gefietste kilometer een reiskostenvergoeding.
Indien het voor je werkzaamheden noodzakelijk is kun je onder bepaalde voorwaarden, die staan in de sub-autoregeling van de NVWA, in aanmerking komen voor een elektrische dienstauto. Dit betreft geen persoonlijke arbeidsvoorwaarde maar een dienstauto wordt ter beschikking gesteld op basis van de sub-autoregeling van de NVWA. Deze dienstauto mag je op basis van de bijtelling plus een eigen bijdrage ook privé gebruiken.

Verlofregelingen
Voor verschillende situaties kent het Rijk verlofregelingen, zoals (aanvullend) geboorteverlof (maximaal 5 weken 100% doorbetaald), ouderschapsverlof (maximaal 9 weken 100% doorbetaald in het eerste jaar en aanvullend 75% voor 4 weken), zorgverlof en adoptie-/pleegzorgverlof.

Pensioen
De Rijksoverheid heeft een aantrekkelijke pensioensregeling bij ABP, het Algemeen Burgerlijk Pensioenfonds. Lees hier meer over de pensioensregeling bij ABP.

Extra toeslagen en vergoedingen
Voor sommige functies bij de NVWA is het nodig om buiten de reguliere kantoortijden te werken of bereikbaar te zijn. Daar staan echter ook extra toeslagen of vergoedingen tegenover. Zo kennen wij een toelage bereikbaarheids- en beschikbaarheidsdienst en een toelage onregelmatige dienst.

Bijzonderheden

• De sollicitaties worden volgens geldende afspraken in beschouwing genomen, waaronder de CAO Rijk- en NVP-sollicitatiecode.
• Voor werken bij de NVWA is een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) vereist.
• Betreft het een vacature met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op vast, dan wordt het vaste contract allereerst voorafgegaan door een jaarcontract. Bij gebleken geschiktheid volgt in beginsel na een jaar omzetting in een vast contract voor onbepaalde tijd.
• Betreft het een vacature met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op vast, maar heb jij al een vast dienstverband als rijksambtenaar? Dan behoud je dit vast dienstverband.
• Betreft de vacature in eerste instantie een functie voor bepaalde tijd, dan wordt deze vacature niet opnieuw opengesteld als deze functie vast ingebed kan worden in de organisatie en de (in eerste instantie) tijdelijke vacature vervuld werd door een interne medewerker met een vast dienstverband.
• Een online screening via bijvoorbeeld zoekmachines of sociale media, kan onderdeel zijn van het selectieproces.
• Een competentietest en/of een assessment kunnen deel uitmaken van de selectieprocedure.
• Een uitgebreide screening A of B door de Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst (AIVD) kan een vereiste zijn voor een aantal functies bij de NVWA, o.a. bij de Inlichtingen- en Opsporingsdienst (IOD).
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
• Wij nemen je sollicitatie in behandeling en komen uiterlijk 10 werkdagen na de sluitingsdatum met een reactie.
• Reageer jij op deze vacature als kandidaat met een voorrangspositie vanuit VWNW of arbeidsongeschiktheid (voorrangskandidaat)? Dan heb je naast je CV en motivatiebrief ook een aanwijs- en voordrachtbrief. De voordrachtbrief is gemaakt door de VWNW-manager. De extra documenten zoals de aanwijs- en voordrachtbrief kun je toevoegen door eerst je sollicitatie zonder aanwijs– en voordrachtbrief te verzenden en vervolgens door te klikken op de link in de bevestigingsmail van je sollicitatie. Na inloggen kun je dan de aanwijs- en voordrachtbrief toevoegen bij ‘Extra documenten’.

Meer over de functiegroep

Onderzoeksondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Organisatienaam

Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA)

Organisatieomschrijving

We vinden het in Nederland heel normaal dat de producten die we gebruiken en alles wat wij eten veilig is. Dat dieren goed worden behandeld, ook als ze voor de slacht bestemd zijn. Groente en fruit willen we gedachteloos kunnen consumeren en ook andere producten zijn ‘natuurlijk’ in orde. We willen onbekommerd in de natuur kunnen wandelen en speelgoed voor onze kinderen kopen zonder achterdocht. Als consumenten vertrouwen we daar gewoon op, voor ons is dat vanzelfsprekend.

Maar we vergeten soms dat bedrijven dagelijks hard werken aan die hoge standaard. Dat het voor ondernemers niet altijd makkelijk is om aan alle geldende wet- en regelgeving te voldoen. We vergeten ook dat de overheid daarop toeziet. Veiligheid klinkt zo eenvoudig, maar dat is het niet.

Wat doet de NVWA?
De medewerkers van de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA) werken dagelijks hard om die standaard te behouden. In gesprek met ondernemers in de horeca, de slachterijen, de plantenteelt en met andere producenten ziet de NVWA toe op de voedsel- en productveiligheid, plantgezondheid en het welzijn van dieren, natuur en milieu. Met (inter)nationale wet- en regelgeving in de hand. We gaan uit van vertrouwen, maar tegen ondernemers die het niet zo nauw nemen, treden we stevig op. In het belang van de samenleving.

Wij kijken scherp waar de grootste risico’s zitten en waar toezicht het hardst nodig is, zodat we consumenten en anderen tijdig kunnen informeren. Ook heeft de NVWA een belangrijke rol bij exportkeuringen en bij de import van producten in Europa.

Waar staat de NVWA voor?
De NVWA is verantwoordelijk voor het toezicht op dierenwelzijn, diergezondheid, voedselveiligheid, productveiligheid, tabaks- en alcoholontmoediging, plantgezondheid en natuur en milieu.

De Rijksoverheid streeft ernaar een werkgever te zijn waar iedere medewerker, ongeacht leeftijd, sekse, geaardheid, etnische afkomst en arbeidsbeperking voor wil werken. Werken aan maatschappelijke vraagstukken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever en innovatiever. Dat maakt het werk waardevol en uitdagend.

Wij werken in opdracht van de ministeries van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) en van Landbouw,Visserij, Voedselzekerheid en Natuur (LVVN). Zij maken het beleid en de regels waar bedrijven zich aan moeten houden.

Als toezichthouder doen wij controles en keuringen, en spreken bedrijven aan op hun rol in de maatschappij en de geldende regels. Als het nodig is grijpen we in.

Organisatie-URL

Afdelingsnaam

Afdelingsomschrijving

De Project- en interimmanagerspool (PIP) bestaat op dit moment uit 5 interim teamleiders , 4 projectmanagers, 2 projectsecretarissen en een afdelingshoofd. De pool ondersteunt de hele NVWA bij het realiseren van haar maatschappelijke opgave: een veilig, gezond en eerlijk Nederland voor mens, dier en natuur.

We leveren deskundig project-, programma- en interim-management op uiteenlopende thema’s binnen de organisatie. Onze professionals kennen de NVWA van binnenuit, begrijpen de maatschappelijke context en slaan snel de brug tussen vraag en uitvoering. We werken volgens de methodiek van Projectmatig Creëren en nemen de organisatie en onze opdrachtgevers daarin mee.

PIP is actief in alle onderdelen van de NVWA en biedt opdrachtgevers flexibele expertise en capaciteit — van sparringpartner tot uitvoerend projectleider, projectsecretaris of interimmanager. Juist de diversiteit in kennis, ervaring en stijl maakt onze pool sterk: samen bieden we de NVWA een rijk palet aan oplossingen en perspectieven.

De ambitie is om PIP te laten uitgroeien tot een expertisecentrum voor project- en interimmanagement binnen de NVWA.

Afdeling-URL

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Judith de Boer - Bijl

0611045689

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Aldo van Grunsven

0621970825