Secretaris

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

Als secretaris van de Interne Auditdienst bij de NVWA ben jij de onmisbare schakel die zorgt voor een efficiënt en effectief auditproces. Je bent in deze nieuwe functie een spin in het web binnen de Interne Auditdienst (IAD), maar ook richting de organisatie. Jouw scherpe blik helpt niet alleen bij het controleren van de kwaliteit van het auditproces, maar ook bij het proactief signaleren van verbeterpunten. Jij creëert overzicht in een complexe werkomgeving en maakt processen transparant.

Wat ga jij doen?

In deze veelzijdige rol ben jij de rechterhand van de auditors en het hoofd van de IAD. Jij zorgt voor de administratieve en operationele ondersteuning. Met jouw organisatorische vaardigheden draag je bij aan het soepel laten verlopen van audits. Je bewaakt in deze belangrijke rol de voortgang van de audits, draagt bij aan het schrijven van heldere verslagen en (management)rapportages. Tot jouw taak behoort ook het coördineren van informatiestromen en de communicatie naar belangrijke stakeholders waaronder het Directieteam. Daarbij krijg je volop de kans om jezelf te ontwikkelen en je kennis verder uit te breiden.

Waarom dit de uitdaging voor jou is

Als Secretaris Interne Auditdienst werk je niet alleen aan het auditproces, maar ook aan de voortdurende verbetering van de afdeling. Jij maakt het verschil door de werkprocessen te stroomlijnen en zorgt er mede voor dat audits op tijd en volgens de juiste kwaliteitsnormen worden afgerond. Jij weet van aanpakken, hebt oog voor detail en houdt van structuur, maar weet ook wanneer het tijd is om creatief en oplossingsgericht te denken.

Door je nauwkeurigheid en flexibiliteit weet jij altijd de juiste snaar te raken en de juiste balans te vinden tussen proces, mens en kwaliteit.

Kerntaken

• Beheren en bewaken van het auditproces: Zorg dragen voor de kwaliteit en voortgang van de uitgevoerde audits en het tijdig opleveren van rapportages.
• Verslagen en rapportages opstellen: Schrijven van scherpe, objectieve verslagen die helder en begrijpelijk zijn voor onze stakeholders.
• Coördineren van communicatie: Jij zorgt ervoor dat alle betrokkenen – van het Directieteam tot de auditors – goed geïnformeerd blijven.
• Proactief bijdragen aan verbeteringen: Jij helpt bij het doorvoeren van procesverbeteringen binnen de IAD en zorgt ervoor dat we constant een stap vooruit blijven zetten.

Functie-eisen

• Een HBO+/academisch werk- en denkniveau, bij voorkeur in een richting zoals bestuurskunde, bedrijfskunde, organisatiekunde of een vergelijkbare opleiding.
• Ervaring in een adviserende, coördinerende of ondersteunende functie, bijvoorbeeld als secretaris of managementassistent.
• Sterke organisatorische en communicatieve vaardigheden die je in staat stellen om snel en efficiënt te schakelen tussen verschillende taken.
• Een proactieve houding en de drive om samen met het team te werken aan de beste resultaten.
• Affiniteit met procesverbetering en het streven naar hoge kwaliteitsnormen.
• Ervaring bij de NVWA of een rijksinspectie is een pré, maar zeker geen vereiste.
• Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, in woord en geschrift.
• Excel is een tool die je uitstekend weet te hanteren.

Als je nog niet veel ervaring hebt, maar wel de juiste motivatie en passie, moedigen we je aan om te solliciteren. Afhankelijk van je ervaring word je ingeschaald in schaal 11 of schaal 12.

Competenties:

• Overtuigingskracht
• Organisatiesensitiviteit
• Omgevingsbewustzijn
• Netwerken
• Creativiteit
• Analytisch vermogen

De NVWA werkt hard aan een maatschappelijk representatief personeelsbestand en hecht veel waarde aan een inclusief aannamebeleid. Wij moedigen daarom iedereen aan om te solliciteren, ongeacht (culturele)achtergrond, leeftijd, genderidentiteit, religie, arbeidsbijzonderheid of geaardheid.

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast een inwerkprogramma dat past bij jouw functie en ruime opleidings- en/of coaching mogelijkheden voor jouw verdere professionele ontwikkeling, bieden we ook de onderstaande secundaire arbeidsvoorwaarden:

Individueel Keuze Budget
Je krijgt een Individueel Keuzebudget (IKB) van 16,50% van je bruto jaarsalaris. Je kunt je IKB bijvoorbeeld laten uitbetalen, bijvoorbeeld per maand of per jaar, maar je kunt ook extra verlofuren kopen. Daarnaast kun je je IKB gebruiken om belastingvrij een (elektrische) fiets voor woon-werkverkeer aan te schaffen, je thuiskantoor in te richten, fiscaal voordelig je studieschuld af te lossen tot een max van €2000,- per jaar of zelfs je woning te verduurzamen. Om dit aan te moedigen biedt de Rijksoverheid bovenop het IKB hierbij ook een werkgeversbijdrage.

Vakantiedagen
Per jaar heb je recht op 144 vakantie-uren en 64 IKB-verlofuren, wanneer je 36 uur per week werkt. Werk je meer of minder? Dan worden deze uren naar verhouding berekend. En heb je wat minder behoefte aan vakantie? Dan kun je je er ook voor kiezen om je 64 IKB-verlofuren uit te laten betalen of laten toevoegen aan je IKB-spaarverlof

Reiskostenvergoeding
Je ontvangt een mobiliteitskaart waarmee je voor woon-werk verkeer 2e klas met de trein kunt reizen. Daarnaast kun je deze gebruiken voor dienstreizen indien je naar andere locaties moet voor je werk. Ga je met de fiets naar het werk? Dan ontvang je per gefietste kilometer een reiskostenvergoeding.
Indien het voor je werkzaamheden noodzakelijk is kun je onder bepaalde voorwaarden, die staan in de sub-autoregeling van de NVWA, in aanmerking komen voor een elektrische dienstauto. Dit betreft geen persoonlijke arbeidsvoorwaarde maar een dienstauto wordt ter beschikking gesteld op basis van de sub-autoregeling van de NVWA. Deze dienstauto mag je op basis van de bijtelling plus een eigen bijdrage ook privé gebruiken.

Verlofregelingen
Voor verschillende situaties kent het Rijk verlofregelingen, zoals (aanvullend) geboorteverlof (maximaal 5 weken 100% doorbetaald), ouderschapsverlof (maximaal 9 weken 100% doorbetaald in het eerste jaar en aanvullend 75% voor 4 weken), zorgverlof en adoptie-/pleegzorgverlof.

Pensioen
De Rijksoverheid heeft een aantrekkelijke pensioensregeling bij ABP, het Algemeen Burgerlijk Pensioenfonds. Lees hier meer over de pensioensregeling bij ABP.

Extra toeslagen en vergoedingen
Voor sommige functies bij de NVWA is het nodig om buiten de reguliere kantoortijden te werken of bereikbaar te zijn. Daar staan echter ook extra toeslagen of vergoedingen tegenover. Zo kennen wij een toelage bereikbaarheids- en beschikbaarheidsdienst en een toelage onregelmatige dienst.

Bijzonderheden

• De sollicitaties worden volgens geldende afspraken in beschouwing genomen, waaronder de CAO Rijk- en NVP-sollicitatiecode.
• Voor werken bij de NVWA is een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) vereist.
• Betreft het een vacature met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op vast, dan wordt het vaste contract allereerst voorafgegaan door een jaarcontract. Bij gebleken geschiktheid volgt in beginsel na een jaar omzetting in een vast contract voor onbepaalde tijd.
• Betreft het een vacature met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op vast, maar heb jij al een vast dienstverband als rijksambtenaar? Dan behoud je dit vast dienstverband.
• Betreft de vacature in eerste instantie een functie voor bepaalde tijd, dan wordt deze vacature niet opnieuw opengesteld als deze functie vast ingebed kan worden in de organisatie en de (in eerste instantie) tijdelijke vacature vervuld werd door een interne medewerker met een vast dienstverband.
• Een online screening via bijvoorbeeld zoekmachines of sociale media, kan onderdeel zijn van het selectieproces.
• Een competentietest en/of een assessment kunnen deel uitmaken van de selectieprocedure.
• Een uitgebreide screening A of B door de Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst (AIVD) kan een vereiste zijn voor een aantal functies bij de NVWA, o.a. bij de Inlichtingen- en Opsporingsdienst (IOD).
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
• Wij nemen je sollicitatie in behandeling en komen uiterlijk 10 werkdagen na de sluitingsdatum met een reactie.
• Reageer jij op deze vacature als kandidaat met een voorrangspositie vanuit VWNW of arbeidsongeschiktheid? (Voorrangskandidaat)Dan heb je naast je CV en motivatiebrief ook een aanwijs- en voordrachtbrief. De voordrachtbrief is gemaakt door de VWNW-manager. De extra documenten zoals de aanwijsbrief- en voordrachtbrief kan je toevoegen door eerst je sollicitatie (zonder aanwijsbrief – en voordrachtbrief) te verzenden, en vervolgens vanuit de bevestigingsmail op de link van je sollicitatie te klikken. Na inloggen kan je vervolgens de aanwijsbrief en de voordrachtbrief toevoegen bij ‘Extra documenten’.

Meer over de functiegroep

(Senior) Adviseur

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Organisatienaam

Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA)

Organisatieomschrijving

We vinden het in Nederland heel normaal dat de producten die we gebruiken en alles wat wij eten veilig is. Dat dieren goed worden behandeld, ook als ze voor de slacht bestemd zijn. Groente en fruit willen we gedachteloos kunnen consumeren en ook andere producten zijn ‘natuurlijk’ in orde. We willen onbekommerd in de natuur kunnen wandelen en speelgoed voor onze kinderen kopen zonder achterdocht. Als consumenten vertrouwen we daar gewoon op, voor ons is dat vanzelfsprekend.

Maar we vergeten soms dat bedrijven dagelijks hard werken aan die hoge standaard. Dat het voor ondernemers niet altijd makkelijk is om aan alle geldende wet- en regelgeving te voldoen. We vergeten ook dat de overheid daarop toeziet. Veiligheid klinkt zo eenvoudig, maar dat is het niet.

Wat doet de NVWA?
De medewerkers van de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA) werken dagelijks hard om die standaard te behouden. In gesprek met ondernemers in de horeca, de slachterijen, de plantenteelt en met andere producenten ziet de NVWA toe op de voedsel- en productveiligheid, plantgezondheid en het welzijn van dieren, natuur en milieu. Met (inter)nationale wet- en regelgeving in de hand. We gaan uit van vertrouwen, maar tegen ondernemers die het niet zo nauw nemen, treden we stevig op. In het belang van de samenleving.

Wij kijken scherp waar de grootste risico’s zitten en waar toezicht het hardst nodig is, zodat we consumenten en anderen tijdig kunnen informeren. Ook heeft de NVWA een belangrijke rol bij exportkeuringen en bij de import van producten in Europa.

Waar staat de NVWA voor?
De NVWA is verantwoordelijk voor het toezicht op dierenwelzijn, diergezondheid, voedselveiligheid, productveiligheid, tabaks- en alcoholontmoediging, plantgezondheid en natuur en milieu.

De Rijksoverheid streeft ernaar een werkgever te zijn waar iedere medewerker, ongeacht leeftijd, sekse, geaardheid, etnische afkomst en arbeidsbeperking voor wil werken. Werken aan maatschappelijke vraagstukken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever en innovatiever. Dat maakt het werk waardevol en uitdagend.

Wij werken in opdracht van de ministeries van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) en van Landbouw,Visserij, Voedselzekerheid en Natuur (LVVN). Zij maken het beleid en de regels waar bedrijven zich aan moeten houden.

Als toezichthouder doen wij controles en keuringen, en spreken bedrijven aan op hun rol in de maatschappij en de geldende regels. Als het nodig is grijpen we in.

Organisatie-URL

Afdelingsnaam

Afdelingsomschrijving

De IAD verricht verschillende soorten audits. Daarbij strekt het werkgebied zich uit naar alle domeinen van de NVWA en alle niveaus in de organisatie. De operational, financial en IT-audits vragen vaak om maatwerk. Daarnaast zijn er onderzoeken met een verplicht karakter. Vanuit (EU) wet- en regelgeving zijn diverse audits op onder meer het primaire proces voorgeschreven voor de NVWA. Ook zijn er compliance gerichte accreditatie-audits op basis van ISO-normen omdat een deel van de werkzaamheden van de NVWA is geaccrediteerd.

Met het uitvoeren van audits/onderzoeken draagt de IAD actief bij aan de verbetering van toezicht, handhaving en dienstverlening door de NVWA.

De IAD staat de gehele NVWA tot dienst en heeft als taak de organisatie te helpen risico’s in haar bedrijfsvoering te identificeren en zichzelf te verbeteren. Het is van belang dat de NVWA - als onafhankelijke autoriteit - zorgt voor een stevig gepositioneerde, onpartijdige en onafhankelijke interne auditfunctie, met als belangrijkste doel om de integriteit van de interne bedrijfsvoering te borgen door het uitvoeren van beoordelingen op de adequaatheid van de interne beheersing en identificatie van kwetsbaarheden en risico’s voor het realiseren van de strategische doelstellingen van de NVWA. Daarnaast zijn vanuit (EU) wet- en regelgeving diverse audits op het primaire proces voorgeschreven voor de NVWA.

De IAD doet haar werk in verbinding met de organisatie. De IAD adviseert gevraagd en ongevraagd de leiding van de NVWA over risico’s en verbetermogelijkheden met betrekking tot beheersings-, governance- en sturingsaspecten van primaire en ondersteunende processen.

De IAD maakt onderdeel uit van de directie Interne organisatie en heeft voor de inhoud van haar werk een rechtstreekse onafhankelijke rapportage- en verantwoordingslijn naar de Inspecteur-generaal NVWA. De formatie van de afdeling telt 18 FTE.

De kwaliteit van de IAD en haar werkwijze en producten zijn onder meer geborgd door de toepassing van de beroepsstandaarden, zoals die gebruikt worden door de beroepsverenigingen IIA, NOREA en NBA. De IAD is sinds 17 januari 2017 door de IIA gecertificeerd voor deze drie vakdisciplines.

De Interne auditdienst biedt een uitdagende werkomgeving, waarin enthousiast en collegiaal wordt samengewerkt en medewerkers volop ontwikkelmogelijkheden hebben binnen de IAD en ruime doorstroommogelijkheden binnen de NVWA.

Afdeling-URL

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Will van Dinter

0621204266

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Wafae Oustou

0621962538